Ja, till en viss gräns. Ett kalkylark, en kalender med påminnelser eller en mapp i mejlen fungerar bra så länge ditt företag omfattas av en eller två föreskrifter och de tillhörande deadlinerna förblir överskådliga. Det blir svårare när fler plattformar, fler deadlines och fler ansvariga kommer in i bilden: då tar själva uppföljningen mer tid än den skyldighet den var avsedd för.
Gränsen ligger inte i frågan om du får göra det — det får du alltid själv — utan i frågan om överblicken fortfarande stämmer. Så snart du inte längre med säkerhet kan säga vad som är öppet, vilken deadline som förfaller först och vem på ditt företag som är ansvarig för det, har själva uppföljningen blivit risken, oberoende av innehållet i de regler det gäller.
Vad som går bra att sköta själv
För en enda skyldighet med ett fast, återkommande datum är ett eget system utmärkt. Tänk på en årlig kontroll eller en anmälan som kommer tillbaka vid ett fast tillfälle. Så länge en person sköter överblicken och följderna av en missad deadline är begränsade, finns det ingen tvingande anledning att skaffa något annat. Många små företag klarar sig i åratal med precis ett sådant eget uppföljningssystem, och det är i sig ingenting att ifrågasätta.
Där det går snett är vid sammanräkning. En webshop som säljer egna märkesprodukter och levererar till flera EU-länder har snart att göra med skyldigheter som kommer från olika håll: produktsäkerhet, förpackningar, tillgänglighet, personuppgifter. Vart och ett av dessa områden har sin egen rytm av anmälningar och omvärderingar, och dessa rytmer är inte synkroniserade. Ett kalkylark med fyra flikar fungerar fortfarande, tills någon glömmer att uppdatera en flik.
Varför överblicken växer snabbare än den tid du lägger på den
Problemet är vanligtvis inte första gången du matar in data. Det är en fråga om en eftermiddag. Problemet är uppföljningen efteråt: en produktförändring som också får konsekvenser någon annanstans, ett nytt land där du börjar leverera, en medarbetare som slutar och var den enda som visste var överblicken fanns. För en plattform är det överblickbart. För fyra är risken att något faller mellan två system inte längre liten.
Dessutom har varje plattform sitt eget sätt att visa deadlines: den ena skickar ett mejl, den andra visar bara en status i en portal som du själv måste öppna. Den som sammanför detta manuellt gör i princip det arbete som ett övervakningssystem redan borde göra. svar på frågor om hur den överblicken fungerar ger en bild av vad som automatiskt går och vad som inte gör det.
Vad ett övervakningssystem kan och inte kan lösa
Ett system som sammanför separata plattformar förklarar inte regler och bedömer inte om du uppfyller en skyldighet — det förblir plattformens arbete, eller en jurists om frågan är specifik för din situation. Vad det gör är att ställa statusen för vad som är öppet på varje plattform sida vid sida, så att du inte längre själv behöver komma ihåg var du senast loggade in för att kontrollera om något pågick. Reglia är precis det: ett gränssnitt över Theos Groups plattformar som visar vad som är öppet och vilka deadlines som löper, utan att själv göra några påståenden om innehållet i en föreskrift. vilka plattformar som samlas under reglia visar vilka områden det för närvarande gäller för.
Huruvida ett sådant överskådande är nödvändigt för ert företag beror på hur många lösa förpliktelser ni redan följer upp och hur många personer som är involverade. Vid en enda förordning och en enda ansvarig person räcker ofta ett eget system. Vid flera förordningar som följs upp av olika personer blir sammanslagningen av denna status den del som tar mest tid — och det är precis den delen ni kan överlämna utan att förlora kontrollen över innehållet i ert compliance-dossier. vad reglia gör och inte gör med dina uppgifter förklarar var gränsen exakt ligger.
För innehållet i en specifik förpliktelse — eller en tidsfrist gäller för ert företag, och vad en missad anmälan betyder — är den behörig tillsynsmyndighet eller en jurist rätt kontaktpunkt. reglia själv gör ingen bedömning där.
Vill ni se hur ett sådant överskådande fungerar i praktiken innan ni byter från ert eget kalkylblad? skapa ett gratis konto visar vad som redan är anslutet och vad ett gemensamt överskådande skulle visa i ert fall.