Ja, bis zu einem bestimmten Punkt. Eine Tabellenkalkulation, ein Kalender mit Erinnerungen oder ein Ordner in der E-Mail funktioniert gut, solange Ihr Unternehmen unter ein oder zwei Regelungen fällt und die damit verbundenen Fristen übersichtlich bleiben. Es wird schwieriger, wenn mehrere Plattformen, mehrere Stichtage und mehrere Verantwortliche hinzukommen: dann kostet die Verfolgung selbst mehr Zeit als die Verpflichtung, für die sie gedacht war.
Die Grenze liegt nicht bei der Frage, ob Sie das tun dürfen — das dürfen Sie immer selbst — sondern bei der Frage, ob die Übersicht noch stimmt. Sobald Sie nicht mehr mit Sicherheit sagen können, was offen ist, welche Frist zuerst abläuft und wer bei Ihnen dafür verantwortlich ist, ist die Verfolgung selbst zum Risiko geworden, unabhängig vom Inhalt der Regeln, um die es geht.
Was die Eigenverwaltung gut kann
Für eine einzelne Verpflichtung mit einem festen, wiederkehrenden Termin ist ein eigenes System prima. Denken Sie an eine jährliche Kontrolle oder eine Meldung, die zu einem festen Zeitpunkt zurückkommt. Solange eine Person diese Übersicht verwaltet und die Folgen einer versäumten Frist begrenzt bleiben, gibt es keinen zwingenden Grund, etwas anderes dafür anzuschaffen. Viele kleine Unternehmen kommen jahrelang mit genau so einem eigenen Verwaltungssystem aus, und das ist an sich nichts, woran man zweifeln sollte.
Wo es schiefgeht, ist bei der Addition. Ein Webshop, der Eigenmarkenprodukte verkauft und in mehrere EU-Länder liefert, hat schnell mit Verpflichtungen zu tun, die aus verschiedenen Ecken kommen: Produktsicherheit, Verpackungen, Barrierefreiheit, personenbezogene Daten. Jedes dieser Themen hat einen eigenen Rhythmus von Meldungen und Neubewertungen, und diese Rhythmen sind nicht synchron. Eine Tabellenkalkulation mit vier Registerkarten funktioniert dann noch, bis jemand vergisst, ein Registerblatt zu aktualisieren.
Warum die Übersicht schneller wächst als die Zeit, die Sie darin investieren
Das Problem liegt meist nicht beim ersten Mal eingeben. Das ist eine Frage eines Nachmittags. Das Problem ist die Verfolgung nach diesem ersten Mal: eine Produktänderung, die anderswo auch Auswirkungen hat, ein neues Land, in das Sie beginnen zu liefern, ein Mitarbeiter, der geht und der Einzige war, der wusste, wo die Übersicht war. Bei einer Plattform ist das überschaubar. Bei vier ist die Chance, dass etwas zwischen zwei Systemen verloren geht, nicht mehr klein.
Hinzu kommt, dass jede Plattform ihre eigene Art hat, Fristen anzuzeigen: die eine schickt eine E-Mail, die andere zeigt nur einen Status in einem Portal an, das Sie selbst öffnen müssen. Wer das manuell zusammenführt, macht im Grunde die Arbeit, die ein Verwaltungssystem bereits tun sollte. Antwort auf Fragen darüber, wie diese Übersicht funktioniert gibt einen Überblick darüber, was dabei automatisch läuft und was nicht.
Was eine Verwaltungsschicht wohl und nicht leistet
Ein System, das separate Plattformen zusammenführt, erklärt keine Regeln und bewertet nicht, ob Sie eine Verpflichtung erfüllen — das bleibt die Aufgabe der Plattform selbst oder eines Juristen, wenn die Frage für Ihre Situation spezifisch ist. Was es tut, ist, den Status von dem, was bei jeder Plattform offen ist, nebeneinander zu stellen, damit Sie sich nicht mehr selbst merken müssen, wo Sie zuletzt anmelden mussten, um zu sehen, ob etwas läuft. Reglia ist genau das: eine Schicht über den Plattformen der Theos Group, die zeigt, was offen ist und welche Fristen laufen, ohne selbst etwas über den Inhalt einer Regelung zu behaupten. welche Plattformen unter reglia zusammenkommen zeigt, für welche Themen das derzeit gilt.
Ob eine solche Übersicht für Ihr Unternehmen notwendig ist, hängt davon ab, wie viele einzelne Pflichten Sie bereits verfolgen und wie viele Personen daran beteiligt sind. Bei einer Regelung und einem Administrator reicht ein eigenes System meist aus. Bei mehreren Regelungen, die von verschiedenen Personen verfolgt werden, wird das Zusammenführen dieses Status zum zeitaufwändigsten Teil — und genau dieser Teil kann an uns abgegeben werden, ohne dass Sie die Kontrolle über den Inhalt Ihres Compliance-Dossiers abgeben. was reglia mit Ihren Daten macht und nicht macht erklärt, wo diese Grenze genau liegt.
Für den Inhalt einer spezifischen Pflicht — ob eine Frist für Ihr Unternehmen gilt und was eine versäumte Meldung bedeutet — bleibt die zuständige Aufsichtsbehörde oder ein Jurist die richtige Ansprechperson. reglia selbst macht dazu keine Aussage.
Möchten Sie sehen, wie eine solche Übersicht in der Praxis funktioniert, bevor Sie von Ihrer eigenen Tabellenkalkulation umsteigen? ein kostenloses Konto erstellen zeigt, was bereits angeschlossen ist und was eine gemeinsame Übersicht in Ihrem Fall zeigen würde.