Áno, až do určitého bodu. Tabuľka, kalendár s pripomienkami alebo zložka v e-maile fungujú dobre, pokiaľ vaša spoločnosť podlieha len jednej alebo dvom reguláciám a príslušné termíny zostávajú prehľadné. Situácia sa komplikuje v momente, keď sa objaví viacero platforiem, viacero termínov a viacero zodpovedných osôb: potom samotné vedenie prehľadu zaberá viac času, ako samotná povinnosť, na ktorú je určené.
Hranica neleží v otázke, či to smete robiť – to smete vždy – ale v otázke, či je prehľad stále správny. Akonáhle si nie ste s istotou schopní povedať, čo je otvorené, ktorý termín skončí ako prvý a kto je za to vo vašej spoločnosti zodpovedný, samotné vedenie prehľadu sa stalo rizikom, bez ohľadu na obsah pravidiel, o ktoré ide.
Čo je dobré zvládať vlastnými silami
Pre jednu povinnosť s pevným, opakujúcim sa dátumom je vlastný systém úplne v poriadku. Myslite na ročnú kontrolu alebo hlásenie, ktoré sa objavuje v pevnom čase. Pokiaľ jeden človek vedie tento prehľad a dôsledky zmeškania termínu zostávajú obmedzené, nie je žiadny naliehavý dôvod na zavedenie niečoho iného. Mnoho malých podnikov si vystačilo s presne takýmto vlastným systémom vedenia počas rokov, a to samo o sebe nie je nič, čo by sa malo spochybňovať.
Kde sa to pokazí, je pri sčítaní. Internetový obchod, ktorý predáva vlastné značkové produkty a dodáva do viacerých krajín EÚ, sa rýchlo stretáva s povinnosťami, ktoré pochádzajú z rôznych zdrojov: bezpečnosť produktov, obalový materiál, dostupnosť, osobné údaje. Každá z týchto oblasti má svoj vlastný režim hlásení a preskúmaní, a tieto režimy nie sú v harmónii. Tabuľka so štyrmi záložkami potom stále funguje, až kým niekto nezabudne aktualizovať záložku.
Prečo prehľad rastie rýchlejšie ako čas, ktorý do neho investujete
Problém zvyčajne nie je prvé vloženie údajov. To je záležitosť jedného poobedia. Problém je vedenie prehľadu PO tom prvom vložení: zmena produktu, ktorá má dôsledky aj inde, nová krajina, do ktorej začínate dodávať, spolupracovník, ktorý odchádza a bol jediným, ktorý vedel, kde sa prehľad nachádza. Pri jednej platforme je to ľahko zvládnuteľné. Pri štyroch už nie je malá šanca, že sa niečo stratí medzi dvoma systémami.
Navyše, každá platforma má svoj vlastný spôsob, ako zobrazovať termíny: jeden poslúcha e-mail, druhý zobrazuje iba stav na portáli, ktorý si musíte sami otvoriť. Kto to ručne spája dohromady, v podstate vykonáva prácu, ktorú by už mal vykonávať systém prehľadu. odpoveď na otázky o tom, ako tento prehľad funguje poskytuje predstavu o tom, čo sa deje automaticky a čo nie.
Čo riešenie v podobe schránky prehľadu rieši a čo nie
Systém, ktorý spája rozdelené platformy, nevysvetľuje pravidlá a neposúďuje, či splňujete povinnosť – to zostáva úlohou samotnej platformy alebo právnika, ak je otázka špecifická pre vašu situáciu. Čo však robí, je to, že zobrazuje stav toho, čo je otvorené na každej platforme vedľa seba, takže si nemusíte sami pamätať, kde ste sa naposledy prihlásili, aby ste skontrolovali, či niečo prebieha. Reglia je presne to: schránka nad platformami skupiny Theos Group, ktorá ukazuje, čo je otvorené a ktoré termíny bežia, bez toho, aby sama tvrdila čokoľvek o obsahu akejkoľvek regulácie. ktoré platformy sa spájajú pod reglia zobrazuje, pre ktoré oblasti sa to v súčasnosti vzťahuje.
Či je takýto prehľad potrebný pre vašu spoločnosť, závisí od toho, koľko samostatných povinností už sledujete a koľko ľudí sa na tom podieľa. Pri jednej právnej úprave a jednom správcovi je vlastný systém zvyčajne postačujúci. Pri viacerých právnych úpravách sledovaných rôznymi ľuďmi sa zlučovanie tohto stavu stáva časťou, ktorá spotrebuje najviac času — a to je presne ten úsek, ktorý môžete delegovať bez toho, aby ste stratili kontrolu nad obsahom vášho compliance dossiera. tom, čo reglia s vašimi údajmi robí a čo nie vysvetľuje, kde presne táto hranica leží.
Pokiaľ ide o obsah špecifickej povinnosti — či sa na vašu spoločnosť vzťahuje lehota a čo znamená zmeškaná notifikácia — zostáva príslušný dozorný orgán alebo právnik správnym kontaktným bodom. Reglia ako taká v tom nevyslovuje svoje stanovisko.
Chcete vidieť, ako takýto prehľad funguje v praxi, skôr ako prejdete zo svojej vlastnej tabuľky? vytvorenie bezplatného účtu ukazuje, čo je už prepojené a čo by spoločný prehľad v tvojom prípade ukázal.