Tak, do pewnego stopnia. Arkusz kalkulacyjny, kalendarz z przypomnieniami lub folder w poczcie elektronicznej działają dobrze, dopóki Twoja firma podlega jednej lub dwóm regulacjom i związane z nimi terminy pozostają przejrzyste. Staje się trudniejsze w momencie, gdy pojawia się wiele platform, wiele terminów i wielu odpowiedzialnych: wtedy samo śledzenie zajmuje więcej czasu niż zobowiązanie, dla którego było przeznaczone.
Granica nie leży w pytaniu, czy wolno Ci to robić — zawsze możesz to robić sam — ale w pytaniu, czy przegląd jest jeszcze dokładny. Gdy nie możesz już z całą pewnością powiedzieć, co jest otwarte, który termin mija jako pierwszy i kto w Twojej firmie za to odpowiada, samo śledzenie stało się ryzykiem, niezależnie od treści przepisów, o które chodzi.
Co samo śledzenie poradzi sobie dobrze
Dla pojedynczego zobowiązania ze stałą, powtarzającą się datą, własny system jest całkowicie wystarczający. Pomyśl o corocznej kontroli lub zgłoszeniu, które powraca w ustalonym momencie. Dopóki jedną osoba zarządza tym przeglądem i konsekwencje zmarnowania terminu pozostają ograniczone, nie ma naglącego powodu, aby coś innego kupować. Wiele małych przedsiębiorstw przychodzi sobie przez lata z dokładnie takim własnym systemem śledzenia, i to samo w sobie nie jest powodem do wątpliwości.
Gdzie system się załamuje, to przy dodawaniu. Sklep internetowy sprzedający produkty marki własnej i dostarczający do wielu krajów UE szybko napotyka zobowiązania pochodzące z różnych stron: bezpieczeństwo produktów, opakowania, dostępność, dane osobowe. Każdy z tych obszarów ma swój własny rytm zgłoszeń i przegląd, a te rytmy się nie pokrywają. Arkusz kalkulacyjny z czterema kartami może jeszcze działać, aż do momentu, gdy ktoś zapomni zaktualizować jedną kartę.
Dlaczego przegląd rośnie szybciej niż czas, który w niego inwestujesz
Problem zwykle nie leży w pierwszym wprowadzeniu. To kwestia jednego popołudnia. Problem polega na śledzeniu po tym pierwszym razem: zmiana produktu, która ma konsekwencje gdzie indziej, nowy kraj, do którego zaczynasz dostarczać, pracownik, który odchodzi i był jedyną osobą, która wiedziała, gdzie znajdował się przegląd. W przypadku jednej platformy jest to do opanowania. W czterech szansa, że coś spadnie między dwa systemy, nie jest już mała.
Ponadto każda platforma ma swój własny sposób wyświetlania terminów: jeden wysyła e-mail, inny pokazuje tylko status w portalu, który musisz sam otworzyć. Ktoś, kto to ręcznie łączy, praktycznie wykonuje pracę, którą system przeglądu powinien już wykonywać. odpowiedź na pytania o to, jak działa ten przegląd daje obraz tego, co w tym działa automatycznie, a co nie.
Co rozwiązuje i nie rozwiązuje powłoka przeglądu
System, który łączy rozproszone platformy, nie wyjaśnia zasad i nie ocenia, czy spełniasz zobowiązanie — to pozostaje pracą samej platformy lub prawnika, jeśli pytanie dotyczy konkretnie Twojej sytuacji. To, co robi, to zestawienie statusu tego, co jest otwarte na każdej platformie, tak abyś nie musiał sam pamiętać, gdzie ostatnio musiałeś się zalogować, aby sprawdzić, czy coś się dzieje. Reglia to dokładnie to: powłoka nad platformami Theos Group, która pokazuje, co jest otwarte i które terminy trwają, bez samodzielnego ujawniania czegokolwiek na temat treści regulacji. które platformy łączą się pod reglia pokazuje, dla których obszarów ma to obecnie zastosowanie.
Czy konieczne jest takie zestawienie dla Twojej firmy, zależy od liczby pojedynczych obowiązków, które już śledzisz, i ilu osób jest w to zaangażowanych. W przypadku jednego rozporządzenia i jednego administratora własny system zwykle wystarczy. W przypadku wielu rozporządzeń śledzonych przez różne osoby, połączenie tego statusu staje się częścią pochłaniającą największą ilość czasu — i to jest dokładnie ta część, którą możesz delegować bez utraty kontroli nad zawartością swojego dossier compliance. co reglia robi i co nie robi z Twoimi danymi wyjaśnia, gdzie dokładnie przebiega ta granica.
Jeśli chodzi o treść konkretnego obowiązku — czy konkretny termin dotyczy Twojej firmy i co oznacza niedotrzymanie obowiązku zgłoszenia — właściwy organ nadzoru lub prawnik pozostają właściwym punktem kontaktowym. Reglia sama nie dokonuje tu żadnych ocen.
Czy chciałbyś zobaczyć, jak takie zestawienie działa w praktyce, zanim przejdziesz z własnego arkusza kalkulacyjnego? bezpłatnego konta pokazuje, co jest już podłączone i jak wspólne zestawienie wyglądałoby w Twoim przypadku.