Ναι, μέχρι ενός σημείου. Ένα υπολογιστικό φύλλο, ένα ημερολόγιο με υπενθυμίσεις ή ένας φάκελος στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο λειτουργούν καλά όσο η εταιρεία σας εμπίπτει σε μία ή δύο κανονισμούς και οι σχετικές προθεσμίες παραμένουν ευδιάκριτες. Γίνεται πιο δύσκολο όταν υπάρχουν πολλές πλατφόρμες, πολλές προθεσμίες και πολλοί υπεύθυνοι: τότε η ίδια η παρακολούθηση απαιτεί περισσότερο χρόνο από την υποχρέωση για την οποία προορίστηκε.
Το όριο δεν βρίσκεται στο αν επιτρέπεται να το κάνετε — πάντα σας επιτρέπεται να το κάνετε — αλλά στο αν το σύνολο εξακολουθεί να είναι σωστό. Από τη στιγμή που δεν μπορείτε πλέον να είστε βέβαιοι τι είναι ανοιχτό, ποια προθεσμία έρχεται πρώτη και ποιος είναι υπεύθυνος γι' αυτό στον οργανισμό σας, η ίδια η παρακολούθηση έχει γίνει το ρίσκο, ανεξάρτητα από το περιεχόμενο των κανόνων που αφορούν.
Τι μπορεί να διαχειριστεί καλά η ίδια παρακολούθηση
Για μία μόνο υποχρέωση με σταθερή, επαναλαμβανόμενη ημερομηνία, ένα δικό σας σύστημα είναι εξαιρετικό. Σκεφτείτε έναν ετήσιο έλεγχο ή μία ειδοποίηση που επιστρέφει σε σταθερό χρόνο. Όσο ένα άτομο διατηρεί αυτό το σύνολο και οι συνέπειες από μία χαμένη προθεσμία παραμένουν περιορισμένες, δεν υπάρχει επιτακτικός λόγος να αγοράσετε κάτι διαφορετικό. Πολλές μικρές επιχειρήσεις τα καταφέρνουν χρόνια με ακριβώς τέτοιο σύστημα παρακολούθησης και σε αυτό δεν υπάρχει λόγος αμφιβολίας.
Όπου το σύστημα αποτυγχάνει είναι με την πρόσθεση. Ένα διαδικτυακό κατάστημα που πωλεί δικά του προϊόντα και παραδίδει σε πολλές χώρες της ΕΕ, έχει ήδη υποχρεώσεις από διαφορετικές πλευρές: ασφάλεια προϊόντων, συσκευασίες, προσβασιμότητα, προσωπικά δεδομένα. Καθένα από αυτά τα θέματα έχει τον δικό του ρυθμό ειδοποιήσεων και επανεκτιμήσεων, και αυτοί οι ρυθμοί δεν συμφωνούν. Ένα υπολογιστικό φύλλο με τέσσερα φύλλα εξακολουθεί να λειτουργεί, μέχρι κάποιος να ξεχάσει να ενημερώσει ένα φύλλο.
Γιατί το σύνολο μεγαλώνει γρηγορότερα από τον χρόνο που του αφιερώνετε
Το πρόβλημα συνήθως δεν είναι η πρώτη εισαγωγή. Αυτό είναι θέμα ενός απογεύματος. Το πρόβλημα είναι η παρακολούθηση μετά από τότε: μία αλλαγή προϊόντος που έχει συνέπειες αλλού, μία νέα χώρα όπου αρχίζετε να παραδίδετε, ένας συνάδελφος που φεύγει και ήταν ο μόνος που ήξερε πού ήταν το σύνολο. Με μία πλατφόρμα αυτό είναι ευδιάκριτο. Με τέσσερις, η πιθανότητα να πέσει κάτι ανάμεσα σε δύο συστήματα δεν είναι πλέον μικρή.
Επιπλέον, κάθε πλατφόρμα έχει τον δικό της τρόπο να εμφανίζει τις προθεσμίες: η μία στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η άλλη δείχνει μόνο μία κατάσταση σε ένα πύλη που πρέπει να ανοίξετε εσείς. Όποιος το συνδυάζει αυτό χειροκίνητα, κάνει στην πραγματικότητα το έργο που θα έπρεπε να κάνει ήδη ένα σύστημα συνόλου. απάντηση σε ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας του συνόλου δίνει μια εικόνα του τι γίνεται και τι δεν γίνεται αυτόματα.
Τι λύνει και τι δεν λύνει μία σχήμη συνόλου
Ένα σύστημα που συνδυάζει χαλαρές πλατφόρμες, δεν εξηγεί κανόνες και δεν αξιολογεί αν συμμορφώνεστε με μία υποχρέωση — αυτό παραμένει το έργο της πλατφόρμας, ή ενός δικηγόρου αν το ερώτημα είναι συγκεκριμένο για τη δική σας κατάσταση. Αυτό που κάνει, είναι να τοποθετεί δίπλα δίπλα την κατάσταση του τι είναι ανοιχτό σε κάθε πλατφόρμα, ώστε να μην χρειάζεται να θυμάστε μόνοι σας πού έπρεπε τελευταία φορά να συνδεθείτε για να δείτε αν κάτι ήταν ανοιχτό. Reglia είναι ακριβώς αυτό: μία σχήμα πάνω από τις πλατφόρμες του Theos Group που δείχνει τι είναι ανοιχτό και ποιες προθεσμίες ισχύουν, χωρίς να υποστηρίζει τίποτα για το περιεχόμενο ενός κανονισμού. ποιες πλατφόρμες συγκεντρώνονται κάτω από reglia δείχνει για ποια θέματα ισχύει αυτό αυτή τη στιγμή.
Το αν ένα τέτοιο αποτέλεσμα είναι απαραίτητο για την επιχείρησή σας εξαρτάται από το πόσες διαφορετικές υποχρεώσεις παρακολουθείτε ήδη και πόσα άτομα εμπλέκονται. Με έναν κανονισμό και έναν διαχειριστή, συνήθως ένα δικό σας σύστημα είναι επαρκές. Με πολλούς κανονισμούς που παρακολουθούνται από διαφορετικά άτομα, η ενοποίηση αυτής της κατάστασης γίνεται το τμήμα που αναλώνει τον περισσότερο χρόνο — και αυτό είναι ακριβώς το τμήμα που μπορείτε να εκχωρήσετε χωρίς να χάσετε τον έλεγχο του περιεχομένου του compliance-δοσιέ σας. ό,τι κάνει και δεν κάνει το reglia με τα δεδομένα σας εξηγεί όπου ακριβώς βρίσκεται αυτό το όριο.
Για το περιεχόμενο μιας συγκεκριμένης υποχρέωσης — ή αν ισχύει για την επιχείρησή σας μια προθεσμία και τι σημαίνει μια χαμένη ειδοποίηση — η αρμόδια επιτελική αρχή ή ένας νομικός παραμένει το σωστό σημείο επαφής. Η ίδια η reglia δεν εκφέρει κανένα κρίμα γι' αυτό.
Θέλετε να δείτε πώς λειτουργεί στην πράξη ένα τέτοιο αποτέλεσμα προτού να μεταφερθείτε από το δικό σας υπολογιστικό φύλλο; ένα δωρεάν λογαριασμό δημιουργίας δείχνει τι είναι ήδη συνδεδεμένο και τι θα έδειχνε ένα κοινό αποτέλεσμα στην περίπτωσή σας.