Sì, fino a un certo punto. Un foglio di calcolo, un'agenda con promemoria o una cartella nella posta funzionano bene finché la vostra azienda è soggetta a una o due normative e le relative scadenze rimangono gestibili. Diventa più difficile quando ci sono più piattaforme, più scadenze e più responsabili coinvolti: a quel punto il monitoraggio stesso richiede più tempo dell'obbligo per cui era previsto.
Il limite non è nella domanda se potete farlo — potete sempre farlo da soli — ma nella domanda se la panoramica è ancora corretta. Non appena non potete più dire con certezza cosa è in sospeso, quale scadenza scade per prima e chi nella vostra organizzazione è responsabile, il monitoraggio stesso diventa il rischio, a prescindere dal contenuto delle norme in questione.
Cosa il monitoraggio autonomo riesce a gestire bene
Per un singolo obbligo con una data fissa e ricorrente, un sistema proprio è perfetto. Pensate a un controllo annuale o a una notifica che ritorna in un momento fisso. Finché una sola persona gestisce quella panoramica e le conseguenze di una scadenza mancata rimangono limitate, non c'è motivo imperativo di procurarsi qualcos'altro. Molte piccole imprese se la cavano da anni con un sistema di monitoraggio proprio, e questo non è in sé un motivo di preoccupazione.
Dove le cose si rompono è nell'addizione. Un negozio online che vende prodotti a marchio proprio e consegna in più paesi dell'UE, incontra rapidamente obblighi che provengono da angolazioni diverse: sicurezza dei prodotti, imballaggi, accessibilità, dati personali. Ogni uno di questi argomenti ha il suo ritmo di notifiche e rivalutazioni, e questi ritmi non sono sincronizzati. Un foglio di calcolo con quattro schede funziona ancora, fino a quando qualcuno dimentica di aggiornare una scheda.
Perché la panoramica cresce più velocemente del tempo che vi dedicate
Di solito il problema non è l'inserimento iniziale. È questione di un pomeriggio. Il problema è il monitoraggio dopo quella prima volta: una modifica del prodotto che ha conseguenze anche altrove, un nuovo paese dove iniziate a consegnare, un dipendente che se ne va ed era l'unico che sapeva dove era la panoramica. Con una piattaforma è gestibile. Con quattro, la possibilità che qualcosa cada fra due sistemi non è più piccola.
Si aggiunge il fatto che ogni piattaforma ha il suo modo di mostrare le scadenze: una invia un'email, l'altra mostra solo uno stato in un portale che dovete aprire voi stessi. Chi lo riunisce manualmente, in pratica sta facendo il lavoro che un sistema di panoramica dovrebbe già fare. risposta alle domande su come funziona quella panoramica dà un'immagine di ciò che in questo caso funziona automaticamente e cosa no.
Cosa un guscio di panoramica risolve e cosa no
Un sistema che riunisce piattaforme separate non spiega le regole e non valuta se state rispettando un obbligo — questo rimane il lavoro della piattaforma stessa, o di un avvocato se la domanda è specifica per la vostra situazione. Quello che fa è mettere affiancati lo stato di ciò che è in sospeso su ogni piattaforma, in modo che non dobbiate più ricordarvi voi stessi dove dovete accedere per verificare se c'è qualcosa in corso. Reglia è esattamente questo: un guscio sulle piattaforme di Theos Group che mostra cosa è in sospeso e quali scadenze sono in corso, senza affermare nulla sul contenuto di una norma. quali piattaforme vengono riunite sotto reglia mostra per quali argomenti questo attualmente si applica.
Se un tale panorama sia necessario per la vostra azienda dipende da quanti obblighi separati gestite già ora e da quante persone sono coinvolte. Con una sola normativa e un solo responsabile, un sistema interno è di solito sufficiente. Con più normative seguite da persone diverse, la riunificazione di quello stato diventa la parte che consuma più tempo — ed è proprio quella che potete delegare senza rinunciare al controllo dei contenuti del vostro dossier di compliance. cosa reglia fa e non fa con i vostri dati spiega dove esattamente si traccia quel confine.
Per il contenuto di un obbligo specifico — se una scadenza si applica alla vostra azienda e cosa significa una notifica mancata — l'autorità di vigilanza competente o un giurista rimangono il punto di contatto appropriato. Reglia stessa non esprime alcun parere al riguardo.
Volete vedere come funziona in pratica un tale panorama prima di passare dal vostro foglio di calcolo personale? creare un account gratuito mostra cosa è già collegato e quale panorama condiviso potrebbe mostrarvi nel vostro caso.