Ja, op til et vist punkt. Et regneark, en kalender med påmindelser eller en mappe i mailen virker fint, så længe dit firma er underlagt én eller to reguleringer, og de tilhørende terminer forbliver overskuelige. Det bliver vanskeligere, når flere platforme, flere deadline og flere ansvarlige kommer ind i billedet: så bruger selve overvågningen mere tid end den forpligtelse, den var tænkt til.
Grænsen ligger ikke i spørgsmålet om, hvorvidt du må gøre det — det må du altid selv — men i spørgsmålet om, hvorvidt oversigten stadig er korrekt. Så snart du ikke længere med sikkerhed kan sige, hvad der er åbent, hvilken termin der udløber først, og hvem hos dig, der er ansvarlig for det, er selve overvågningen blevet til risikoen, uafhængigt af indholdet af de regler, det handler om.
Hvad egen overvågning kan klare
For en enkelt forpligtelse med en fast, tilbagevendende dato er et eget system glimrende. Tænk på en årlig kontrol eller en anmeldelse, der kommer tilbage på et fast tidspunkt. Så længe én person håndterer denne oversigt, og konsekvenserne af en overskredet termin er begrænsede, er der ingen væsentlig grund til at erhverve noget andet. Mange små virksomheder kommer gennem år med præcis sådan et eget overvågningssystem, og det er i sig selv ikke noget at være i tvivl om.
Hvor det går galt, er ved addicion. En webbutik, der sælger egne mærkevarer og leverer til flere EU-lande, kommer hurtigt til at håndtere forpligtelser, der kommer fra forskellige sider: produktsikkerhed, emballage, tilgængelighed, persondata. Hvert af disse emner har sin egen rytme af anmeldelser og genaceringer, og disse rytmer stemmer ikke overens. Et regneark med fire faner virker stadig, indtil nogen glemmer at opdatere en fane.
Hvorfor oversigten vokser hurtigere end den tid, du bruger på den
Problemet er normalt ikke den første gang, du indtaster oplysninger. Det er et spørgsmål om en eftermiddag. Problemet er overvågningen efter den første gang: en produktændring, der også har en konsekvens andetsteds, et nyt land, hvor du begynder at levere, en medarbejder, der forlader virksomheden og var den eneste, der vidste, hvor oversigten var. Med én platform er det til at overskue. Med fire er chancen for, at noget falder mellem to systemer ikke længere lille.
Derudover har hver platform sin egen måde at vise terminer på: den ene sender en mail, den anden viser kun en status i en portal, som du selv skal åbne. Den person, der manuelt sammensætter det, udfører faktisk det arbejde, som et overvågningssystem allerede burde gøre. svar på spørgsmål om, hvordan denne oversigt virker giver et billede af, hvad der i denne sammenhæng sker af sig selv, og hvad der ikke gør.
Hvad en overvågningsschil kan og ikke kan løse
Et system, der samler løse platforme, forklarer ingen regler og vurderer ikke, om du overholder en forpligtelse — det er stadig arbejdet for platformen selv, eller for en jurist, hvis spørgsmålet er specifikt for din situation. Hvad det vel gør, er at placere status for det, der er åbent på hver platform, ved siden af hinanden, så du ikke selv skal huske, hvor du sidst skulle logge på for at se, om der var noget i gang. Reglia er præcis det: en skal over platformene fra Theos Group, der viser, hvad der er åbent, og hvilke terminer der løber, uden selv at påstå noget om indholdet af en regulering. hvilke platforme der samles under reglia viser, for hvilke emner det i øjeblikket gælder.
Om du har brug for sådan et overblik for dit firma, afhænger af, hvor mange separate forpligtelser du allerede holder styr på, og hvor mange mennesker der er involveret. Med én regulering og én administrator er et eget system normalt tilstrækkeligt. Med flere reguleringer, der følges af forskellige mennesker, bliver det at samle den status det område, der æder mest tid — og det er præcis det stykke, du kan overdrage uden at miste kontrol over indholdet af dit compliance-dossier. hvad reglia gør og ikke gør med dine oplysninger forklarer præcis hvor grænsen ligger.
For indholdet af en specifik forpligtelse — om der gælder en frist for dit firma, og hvad en misset melding betyder — er den ansvarlige tilsynsførende eller en jurist fortsat det rette kontaktpunkt. reglia selv udtaler sig ikke herom.
Vil du se, hvordan sådan et overblik fungerer i praksis, før du skifter fra dit eget regneark? opret en gratis konto viser, hvad der allerede er tilsluttet, og hvad et fælles overblik ville vise i dit tilfælde.