Igen, egy meghatározott pontig. Egy táblázat, egy emlékeztetővel ellátott naptár vagy egy levelezési mappa jól működik mindaddig, amíg a vállalata egy vagy két szabályozás alá esik, és a kapcsolódó határidők áttekinthetők maradnak. Bonyolultabbá válik akkor, amikor több platform, több határidő és több felelős vesz részt: ekkor a nyomon követés maga több időt vesz igénybe, mint az az kötelezettség, amelyre vonatkozik.
A határ nem abban rejlik, hogy ezt szabad-e tennie — ezt mindig szabad önmagában tennie — hanem abban, hogy az áttekintés még helyes-e. Amint nem tudja biztosan megállapítani, hogy mi van nyitva, melyik határidő jár le először, és hogy ki a felelős érte a cégnél, a nyomon követés maga válik kockázattá, függetlenül az alkalmazandó szabályok tartalmától.
Amit az önálló nyomon követés jól kezel
Egyetlen kötelezettség esetén, amely rögzített, visszatérő dátummal rendelkezik, a saját rendszer teljesen megfelelő. Gondoljon egy éves ellenőrzésre vagy egy rögzített időpontban visszatérő bejelentésre. Mindaddig, amíg egy személy kezeli ezt az áttekintést, és a kihagyott határidő következményei korlátozzák, nincs szükségszerű ok arra, hogy valami más módon járjunk el. Sok kisvállalat évekig megoldja ezt egyformán saját nyomon követési rendszerével, és önmagában nincs mit kifogásolni.
Ahol összeomlik, az az összeadásnál van. Egy webáruház, amely saját márkájú termékeket értékesít, és több EU-országba szállít, gyorsan szembesül olyan kötelezettségekkel, amelyek különböző forrásokból származnak: termékvédelme, csomagolása, hozzáférhetősége, személyes adatai. Ezen témák mindegyike saját jelentési és újraértékelési ritmussal rendelkezik, és ezek az ütemek nem azonosak. Négy lappal rendelkező táblázat ekkor még jó, amíg valaki elfelejt frissíteni egy lapot.
Miért növekszik az áttekintés gyorsabban, mint az arra fordított idő
A probléma általában nem az első bevitelnél rejlik. Ez egy délután kérdése. A probléma az után következő nyomon követésben van: egy termékváltozás, amely máshol is következménnyel jár, egy új ország, ahol megkezdi a szállítást, egy munkavállaló, aki elmegy és az egyetlen volt, aki tudta, hol volt az áttekintés. Egy platform esetén ez kezelhető. Négynél az a lehetőség, hogy valami kettő rendszer között elveszik, már nem kicsi.
Ehhez hozzájárul, hogy minden platformnak saját módja van a határidők megjelenítésének: az egyik e-mailt küld, a másik csak egy portál állapotát jeleníti meg, amelyet Önnek kell megnyitnia. Aki ezt kézzel vonja össze, alapvetően azt a munkát végzi, amelyet egy áttekintési rendszer már végre kellene hajtania. válasz a kérdésekre, hogy az áttekintés hogyan működik képet adhat arról, hogy ebből mi történik automatikusan és mi nem.
Mit old meg és mit nem az áttekintési felület
Egy olyan rendszer, amely szétszórt platformokat hoz össze, nem magyaráz szabályokat, és nem értékeli, hogy Ön eleget tesz-e egy kötelezettségnek — ez továbbra is a platform feladata, vagy egy jogász feladata, ha a kérdés az Ön helyzetére vonatkozik. Amit azonban tesz, az az, hogy az egyes platformokon nyitott és futó határidőket egymás mellett mutatja meg, így Önnek nem kell többé emlékeznie arra, hogy hol kell legutoljára bejelentkeznie, hogy ellenőrizze, van-e valami nyitva. A reglia pontosan ez: a Theos Group platformjaira vonatkozó felület, amely megmutatja, mi van nyitva, és mely határidők teljesülnek, anélkül, hogy maga a szabályozás tartalmáról bármit állítana. mely platformok kerülnek a reglia alá megmutatja, mely témakörökre vonatkozik ez jelenleg.
Hogy szükség van-e ilyen áttekintésre a vállalkozása számára, attól függ, hogy jelenleg hány különálló kötelezettséget követnek nyomon, és hány ember vesz részt ebben. Egyetlen szabályozás és egyetlen felügyelő esetén általában saját rendszer is elegendő. Több szabályozás esetén, amelyeket különböző emberek követnek nyomon, ezeknek az állapotok összevonása válik a legtöbb időt igénylő feladattá — és ez pontosan az a rész, amelyet átadhat anélkül, hogy bármit elengedne a compliance-dossier tartalmával kapcsolatban. mit tesz és mit nem tesz a reglia az Ön adataival megmagyarázza, hogy pontosan hol van ez a határ.
Az adott kötelezettség tartalmára vonatkozóan — hogy az Ön vállalkozására vonatkozik-e egy határidő, és mit jelent egy elmulasztott bejelentés — a hatáskörrel rendelkező felügyeleti szerv vagy egy jogász marad a megfelelő kapcsolattartó. A reglia maga nem tesz nyilatkozatot ebben a tekintetben.
Szeretné látni, hogy az ilyen áttekintés a gyakorlatban hogyan működik, mielőtt átváltana a saját táblázatáról? egy ingyenes fiók létrehozása megmutatja, hogy mi van már csatlakoztatva, és mi lenne a közös áttekintés az Ön esetében.