Kyllä, tiettyyn pisteeseen saakka. Laskentataulukko, kalenteri muistutuksilla tai postin kansio toimii hyvin, kunhan yrityksesi kuuluu yhden tai kahden sääntelyn alaisuuteen ja niihin liittyvät määräajat säilyvät selkeinä. Se muuttuu haastavammaksi, kun mukaan tulee useita alustoja, useita määräaikoja ja useita vastuuhenkilöitä: silloin seurannan pitäminen itsessään vie enemmän aikaa kuin se velvoite, johon se oli tarkoitettu.
Raja ei ole siinä, saatko sen tehdä — sen saat aina tehdä itse — vaan siinä, pysyykö yleiskatsaus oikeassa. Heti kun et voi enää sanoa varmuudella, mitä on vielä tekemättä, mikä määräaika on ensimmäinen ja kuka organisaatiossasi on siitä vastuussa, seuranta itsessään on muuttunut riskiksi, riippumatta siitä, mitä sääntelysäännöillä sinänsä tarkoitetaan.
Mitä omalla seurannalla voidaan hyvin hoitaa
Yksittäiselle velvoitteelle, jolla on kiinteä, toistuva päivämäärä, oma järjestelmä on loistava. Ajattele vuosittaista tarkastusta tai ilmoitusta, joka palaa kiinteään aikaan. Niin kauan kuin yksi henkilö hallitsee tätä yleiskatsausta ja unohdettavan määräajan seuraukset jäävät rajoitettuiksi, ei ole pakottavaa syytä hankkia jotain muuta. Monet pienet yritykset selviävät vuosien ajan täsmälleen tällaisella omalla seurantajärjestelmällä, eikä se sinänsä ole mikään, mitä epäillä.
Missä se hajoaa, on yhteenlaskussa. Verkkokaupoilla, jotka myyvät omia merkkituotteitaan ja toimittavat useisiin EU-maihin, on nopeasti velvoitteita, jotka tulevat eri puolilta: tuoteturvallisuus, pakkaukset, saavutettavuus, henkilötiedot. Jokaisella näistä aiheista on oma ilmoitusten ja uudelleenarvioinnin rytmi, ja nämä rytmit eivät ole samat. Laskentataulukko neljällä välilehdellä toimii silloin vielä, kunnes joku unohtaa päivittää välilehden.
Miksi yleiskatsaus kasvaa nopeammin kuin aika, jonka siihen käytät
Ongelma ei yleensä ole ensimmäinen syöttäminen. Se on kyse puolen päivän työstä. Ongelma on seuranta tämän jälkeen: tuotteen muutos, jolla on seuraus muuallakin, uusi maa, johon alat toimittaa, työntekijä, joka lähtee ja oli ainoa, joka tiesi, missä yleiskatsaus oli. Yhdellä alustalla se on hallittavaa. Neljällä kahden järjestelmän välistä putoavia asioita ei enää pidetä pieninä.
Lisäksi jokaisella alustalla on oma tapansa näyttää määräajat: yksi lähettää sähköpostia, toinen näyttää vain statusta portaalissa, jonka sinun on avattava itse. Joka käsin yhdistää näitä, tekee tosiasiassa sitä työtä, jonka yleiskatsausjärjestelmän pitäisi jo tehdä. vastaus kysymyksiin siitä, miten tämä yleiskatsaus toimii antaa kuvan siitä, mikä siinä tapahtuu automaattisesti ja mikä ei.
Mitä yleiskatsauskerros tekee ja ei tee
Järjestelmä, joka tuo yhdessä irrallisia alustoja, ei selitä sääntöjä eikä arvioi, oletko vaatimuksenmukaisuuden mukainen — se jää alustan itsensä vastuulle tai lakimiehelle, jos kysymys on spesifinen tilanteessesi. Mitä se tekee, on asettaa rinnakkain sen, mitä jokaisella alustalla on avoimena, jotta sinun ei tarvitse muistaa, minne sinun viimeksi oli kirjauduttava katsoaksesi, onko jotain käynnissä. Reglia on täsmälleen tuo: kerros Theos Group:n alustojen yli, joka näyttää, mitä on avoimena ja mitkä määräajat ovat käynnissä, ilman että se itse väittää mitään sääntelysäännön sisällöstä. mitkä alustat tulevat yhteen regliassa näyttää, mihin aiheisiin se parhaillaan sovelletaan.
Sen, tarvitsetteko yrityksellenne tällaista yhteenvetoa, riippuu siitä, kuinka monta erillisiä velvoitteita hallitsette jo nyt ja kuinka monta ihmistä on asiaan osallisena. Yhdellä säännöksellä ja yhdellä vastaavalla henkilöllä oma järjestelmä on yleensä riittävä. Useilla säännöksillä, joita eri ihmiset seuraavat, niiden tilan yhdistäminen on se osa, joka kuluttaa eniten aikaa — ja se on juuri se osa, jonka voitte siirtää meille ilman, että menettävät kontrollin compliance-dossierin sisällöstä. mitä reglia tekee ja ei tee teidän tiedoillanne selittää, missä täsmälleen raja kulkee.
Erityisen velvoitteen sisältöä koskien — koskeeko määräaika teidän yritystänne ja mitä varoituksen puuttuminen merkitsee — asianmukainen valvontaviranomainen tai juristin pysyy oikeana yhteyspisteenä. Reglia ei itse ota kantaa asiaan.
Haluaisitteko nähdä, miten tällainen yhteenveto toimii käytännössä ennen kuin siirrytte pois omasta taulukkopohjastanne? vapaisen tilin luominen näyttää, mitä on jo kytketty ja mitä yhteenveto merkitsisi teidän tapauksessanne.