Da, până la un punct. Un tabel, un calendar cu reamintiri sau un folder în e-mail funcționează bine atâta timp cât compania dvs. se află sub una sau două reglementări și termenii aferenți rămân controlabili. Devine mai dificil atunci când apar mai multe platforme, mai multe deadline-uri și mai mulți responsabili: atunci menținerea inventarului însuși consumă mai mult timp decât obligația pentru care a fost destinat.
Granița nu se află la întrebarea dacă aveți voie să o faceți — aveți întotdeauna voie să o faceți singur — ci la întrebarea dacă inventarul mai este corect. Din moment ce nu mai puteți spune cu certitudine ce rămâne de făcut, care termen expiră primul și cine din cadrul organizației dvs. este responsabil pentru aceasta, menținerea inventarului însuși a devenit riscul, separat de conținutul regulilor în cauză.
Ce poate gestiona bine urmărirea proprie
Pentru o singură obligație cu o dată fixă și recurentă, propriul sistem este perfect. Gândiți-vă la o inspecție anuală sau o notificare care revine la un moment fix. Atâta timp cât o singură persoană menține acel inventar și consecințele unei termene ratate rămân limitate, nu există o rație imperioasă pentru a achiziționat altceva pentru aceasta. Multe mici întreprinderi o descurcă vreme de ani cu exact un astfel de sistem de urmărire propriu, și asta nu este în sine ceva de pus la îndoială.
Locul în care lucrurile se sparg este la adunare. Un magazin online care vinde produse cu marca proprie și livrează în mai multe țări ale UE se confruntă rapid cu obligații care vin din direcții diferite: siguranța produselor, ambalaje, accesibilitate, date cu caracter personal. Fiecare dintre aceste subiecte are propriul ritm de notificări și reevaluări, iar aceste ritmuri nu sunt sincronizate. Un tabel cu patru file funcționează încă, până când cineva uită să actualizeze o filă.
De ce inventarul crește mai repede decât timpul pe care îl investiți în el
Problema nu este de obicei la prima introducere. Asta este o chestiune de o după-amiază. Problema este urmărirea după acea primă dată: o modificare a produsului care are consecințe și în altă parte, o nouă țară unde începeți să livrați, un angajat care pleacă și a fost singurul care știa unde se afla inventarul. Cu o singură platformă, asta este controlabil. Cu patru, șansa ca ceva să cadă între două sisteme nu mai este mică.
Se adaugă faptul că fiecare platformă are propriul mod de a afișa termenii: una trimite un e-mail, alta arată doar un statut într-un portal pe care trebuie să-l deschideți singur. Cine face asta manual, face de fapt munca pe care ar trebui-o face deja un sistem de inventar. răspuns la întrebări cu privire la cum funcționează acel inventar oferă o imagine a ceea ce merge și ce nu merge în mod automat.
Ce rezolvă și ce nu rezolvă o coajă de inventar
Un sistem care reunește platforme loose nu explică regulile și nu evaluează dacă sunteți conformi cu o obligație — aceasta rămâne munca platformei însuși, sau a unui jurist dacă întrebarea este specifică situației dvs. Ceea ce face este să pună statutul a ceea ce rămâne de făcut pe fiecare platformă unul lângă altul, astfel încât să nu trebuie să vă amintiți singur unde ați intrat ultima dată pentru a verifica dacă era ceva în așteptare. Reglia este exact asta: o coajă peste platformele Theos Group care arată ce rămâne de făcut și care termene rulează, fără a-și asuma vreodată ceva despre conținutul unei reglementări. care platforme se reunesc sub reglia arată pentru care subiecte se aplică asta în acest moment.
Dacă un astfel de tablou de bord este necesar pentru întreprinderea dvs. depinde de câte obligații separate pe care le urmăriți deja și de câți oameni sunt implicați. Cu o singură reglementare și un singur administrator, un sistem propriu este de obicei suficient. Cu mai multe reglementări urmărite de persoane diferite, consolidarea acelui statut devine partea care consume cel mai mult timp — și aceasta este exact porțiunea pe care o puteți delega fără a renunța la nimic din conținutul dossierului dvs. de conformitate. ce face reglia și ce nu face cu datele dumneavoastră explică exact unde se află acea limită.
Pentru conținutul unei obligații specifice — dacă un termen se aplică întreprinderii dvs. și ce înseamnă o notificare ratată — autoritatea de supraveghere competentă sau un jurist rămân punctul de contact adecvat. Reglia în sine nu face nicio declarație în legătură cu aceasta.
Doriți să vedeți cum funcționează un astfel de tablou de bord în practică înainte de a trece de la propria dvs. foaie de calcul? creați un cont gratuit arată ce este deja conectat și ce ar arăta un tablou de bord comun în cazul dvs.