Det går inte att ge ett exakt antal timmar, för det beror på hur många plattformar du använder, hur ofta du kontrollerar dem och hur många personer inom ditt företag som har åtkomst. Det som är säkert: med fyra separata compliance-portaler kommer det extra tid som inte har med innehållet att göra. Logga in, sök efter rätt flik, återställ ett lösenord för att du inte var där på tre månader — det adderas, och det adderas ovanpå den tid som själva förpliktelsen redan kostar.
Den största tidskrävande faktorn är inte själva ifyllningen, utan växlingen fram och tillbaka. Någon som måste kontrollera fyra gånger per månad om något står öppet någonstans gör det i praktiken inte som en enda uppgift på tio minuter, utan som fyra separata tillfällen utspridda över veckan, var och en med sin egen inloggningsskärm och sitt eget sätt att arbeta.
Där tiden i praktiken går åt
På de flesta företag går tiden i tre igenkännliga steg. Först själva inloggningen: ett annat lösenord per plattform, ibland ett andra verifieringssteg, ibland en kollega som måste ringas för att bara han har åtkomst. Sedan sökningen: vilken plattform handlade igen om förpackningar, och vilken om personuppgifter? Den som inte arbetar dagligen med alla fyra glömmer det efter ett par veckor. Och slutligen uppdateringen: en adressändring eller en ny produkt måste matas in i varje plattform separat, med risken att en av dem glöms över.
Inget av dessa tre steg är i sig ett stort problem. Tillsammans, och upprepat över flera månader, är det dock anledningen till att en kontroll som på papperet tar en kvart, i praktiken tar en eftermiddag.
Vad det betyder för den som hanterar portalerna
På ett installationsföretag ligger denna hantering ofta på en person: direktören eller kontorschefen, tillsammans med alla andra uppgifter. På ett något större företag fördelas det, till exempel mellan en HR-chef för anställningsrelaterade förpliktelser och en kontorschef för resten. I båda fallen gäller samma sak: ju fler portaler, desto större risk att någon förlorar överblicken över vem som har åtkomst vart och när som senast kontrollerades. Det är inte en fråga om slarvighet, utan om en struktur som inte är utformad för flera system samtidigt.
vanliga frågor om hur det fungerar i praktiken ger en bild av de situationer där företag oftast stöter på problem, oavsett vilken plattform det handlar om.
Ett övergripande system i stället för fyra
Reglia ändrar inte på förpliktelserna själva; de stannar kvar på de plattformar som förklarar och upprätthåller dem. Det reglia däremot gör är att reducera inloggnings- och sökmomentet till en plats: ett konto, ett företagsdossier som varje ansluten plattform kan läsa, och ett övergripande system över vad som står öppet. Det sparar inte den tid en förpliktelse själv kostar, men väl den tid som går förlorad på växlingen mellan dem.
Hur det fungerar exakt och vad reglia gör och inte gör med dina uppgifter står på sidan om hur reglia fungerarOm vilka plattformar som är anslutna för närvarande och vad var och en av dem gör separat ser du på översikten över anslutna plattformar.
Det som stannar kvar, även med ett kombinerat övergripande system
Ett delat dossier och ett gemensamt övergripande system gör genomloppstiden kortare, men de tar inte över den innehållsmässiga bedömningen. Om en förpliktelse gäller för ditt företag och inom vilken tidsram du måste agera stannar kvar hos den aktuella plattformen eller, för din specifika situation, hos en jurist eller lämplig tillsynsmyndighet. Reglia gör själv ingen uttalande om detta; det samlar bara ihop vad som annars skulle förbli spritt och separat.
Vill du se hur det ser ut i praktiken för ditt eget företag kan du utan bindning titta på vilka plattformar som finns och om skapa ett affärskonto är meningsfullt för dig.