Tarkkaa tuntimäärää ei voi antaa, koska se riippuu siitä, kuinka monia alustoja käytätte, kuinka usein tarkistaatte niitä ja kuinka monella henkilöllä yrityksessänne on pääsy niihin. Mikä on kuitenkin selvää: neljällä erillisellä compliance-alustalla menee aikaa siihen, jolla ei ole mitään tekemistä sisällön kanssa. Kirjautuminen, oikean välilehden etsiminen, salasanan nollaaminen, koska et ollut sisällä kolmeen kuukauteen — se kertyy, ja se kertyy varsinaisen velvoitteen jo kuluttaman ajan päälle.
Suurin aikavoittaja ei ole varsinainen täyttäminen, vaan jatkuva vaihtelu. Joku, joka joutuu tarkistamaan neljä kertaa kuukaudessa, onko jokin kesken, ei tee sitä käytännössä yhtenä kymmenen minuutin tehtävänä, vaan neljänä erillisenä hetkenä viikon aikana, joista kullakin on oma kirjautumisruutu ja oma työtapa.
Missä aika käytännössä kuluu
Useimmissa yrityksissä aika jakautuu kolmeen tunnettuun vaiheeseen. Ensin kirjautuminen: eri salasana jokaisella alustalla, joskus toinen vahvistus, joskus kollegaa pitää soittaa, koska vain hänellä on pääsy. Sitten etsiminen: mikä alusta käsitteli pakkausta, ja mikä henkilötietoja? Joka päivä kaikkien neljän kanssa työskentelemätön unohtaa sen parin viikon kuluttua. Ja lopulta päivittäminen: osoitteen muutos tai uusi tuote on annettava jokaisella alustalla erikseen, riskinä, että yksi niistä jää välistä.
Mikään näistä kolmesta vaiheesta ei ole itsessään iso ongelma. Yhdessä summattuna ja toistettuna usean kuukauden aikana, se on se syy, miksi tarkistus, joka paperilla kestää neljännes tuntia, käytännössä vie koko iltapäivän.
Mitä se tarkoittaa niille, jotka alustojen hallinnasta vastaavat
Asennusyrityksessä vastuu on usein yhdellä henkilöllä: johtajalla tai toimistovastaavalla, kaikkien muiden tehtävien rinnalla. Hieman suuremmassa yrityksessä se jakautuu, esimerkiksi HR-päällikön kesken henkilöstöön liittyvien velvoitteiden ja toimistovastaavan kesken muiden osalta. Molemmissa tapauksissa pätee sama: mitä enemmän alustoja, sitä suurempi riski, että joku menettää yhteenveto siitä, kenen on pääsy mihin ja milloin on viimeksi tarkistettu. Se ei ole huolimattomuuskysymys, vaan rakenne, joka ei ole suunniteltu useille järjestelmille samanaikaisesti.
usein kysytyt kysymykset siitä, miten se käytännössä toimii antaa kuvan tilanteista, joihin yritykset useimmin törmäävät riippumatta siitä, mikä alusta on kyseessä.
Yksi yhteenveto neljän sijaan
Reglia ei muuta itse velvoitteita; ne jäävät alustoille, jotka selittävät ja ylläpitävät niitä. Se, mitä reglia tekee, on kirjautumis- ja etsintähetken palauttaminen yhteen paikkaan: yksi tili, yksi yrityksen dossier, jonka jokainen liitetty alusta voi lukea, ja yksi yhteenveto siitä, mikä on kesken. Se ei säästä aikaa, jonka velvoite itse kuluttaa, mutta säästää aikaa, joka menee turhaan edestakaisin vaihdellessa.
Kuinka se tarkalleen ottaen toimii ja mitä reglia tekee tiedoillenne, on kerrottu sivulla siitä, kuinka reglia toimiiMitkä alustat ovat parhaillaan liitettyjä ja mitä kukin niistä erikseen tekee, näet osoitteessa yhteydessä olevien alustojen yleiskatsaus.
Mikä pysyy samana myös yhteisellä yhteenvedolla
Jaettu dossier ja yhteinen yhteenveto lyhentävät läpimenoaikaa, mutta eivät ota varsinaista arviointia hoitaakseen. Kohtaavatko velvoite sinun yrityksellesi ja missä ajassa sinun pitää toimia, on asia, joka kuuluu asianomaiselle alustalle tai sinun erityiseen tilanteeseen juridista neuvontaa tai valvontaviranomaista. Reglia ei ole asiasta omaa mielipidettä; se vain kokoaa yhteen sen, mikä muuten jäisi erillisiksi.
Haluatko nähdä, miltä se näyttää käytännössä omassa yrityksessäsi, voit sitoutumattomasti katsella, mitkä alustat ovat olemassa ja onko liiketoiminnan tilin luominen sinulle hyödyllinen.