Přesný počet hodin nelze udělat, protože to závisí na tom, kolik platforem používáte, jak často je kontrolujete a kolik lidí ve vaší firmě má přístup. Co je jisté: u čtyř samostatných platforem pro compliance přibývá čas, který nemá nic společného s obsahem. Přihlášení, hledání správné karty, resetování hesla, protože jste tam tři měsíce nebyli — to se sčítá, a to se sčítá nad čas, který již samotná povinnost stojí.
Největší ztrátou času není samotné vyplňování, ale přepínání sem a tam. Někdo, kdo musí čtyřikrát za měsíc zkontrolovat, zda někde něco není vyřešeno, to v praxi nedělá jako jednu úlohu deseti minut, ale jako čtyři samostatné momenty rozložené během týdne, každý s vlastní přihlašovací obrazovkou a vlastním způsobem práce.
Kde se čas v praxi tráví
U většiny firem se čas tráví ve třech rozpoznatelných krocích. Nejdřív samotné přihlášení: jiné heslo na každé platformě, někdy druhý ověřovací krok, někdy kolega, kterého musíte zavolat, protože pouze on má přístup. Poté hledání: kterou platformu šlo znovu o obalové materiály a kterou o osobní údaje? Kdo s všemi čtyřmi nepracuje denně, to za pár týdnů zapomene. A nakonec aktualizace: změna adresy nebo nový produkt musí být zadán na každé platformě zvlášť, s rizikem, že na jedné z nich bude přehlédnuto.
Žádný z těchto tří kroků není sám o sobě velký problém. Dohromady a opakovaně během několika měsíců je to však důvod, proč kontrola, která na papíře stojí čtvrt hodiny, v praxi zabere celé odpoledne.
Co to znamená pro ty, kdo platformy spravují
U instalační firmy je tato správa často na jedné osobě: ředitel nebo vedoucí kanceláře, vedle všech ostatních úkolů. U mírně větší firmy se to rozdělí, například mezi HR manažera pro záležitosti související se zaměstnanci a vedoucího kanceláře pro zbytek. V obou případech platí totéž: čím více platforem, tím větší riziko, že někdo ztratí přehled o tom, kdo má kde přístup a kdy byla naposledy kontrola provedena. Nejde o věc nedbalosti, ale o strukturu, která není navržena na více systémů najednou.
často kladené otázky o tom, jak to funguje v praxi Poskytuje přehled situací, se kterými se podniky nejčastěji setkávají, nezávisle na tom, který konkrétní platform se jedná.
Jeden přehled místo čtyř
reglia nezmění samotné povinnosti; ty zůstávají u platforem, které je vysvětlují a spravují. Co reglia dělá, je snížení přihlášení a vyhledávacího okamžiku na jedno místo: jeden účet, jedno obchodní dossier, které může číst každý připojený platform, a jeden přehled toho, co je otevřeno. To neušetří čas, který samotná povinnost stojí, ale ušetří čas, který se ztratí při přepínání mezi nimi.
Jak to přesně funguje a co reglia s vašimi údaji a neděla, najdete na stránce o tom, jak reglia funguje. Které platformy jsou v současnosti připojeny a co každá z nich samostatně dělá, vidíte na přehled připojených platforem.
Co zůstává, i s kombinovaným přehledem
Sdílený dossier a společný přehled zkracují dobu trvání procesu, ale nepřebírají věcné posouzení. Zda se na vaši společnost daná povinnost vztahuje a v jaké lhůtě musíte jednat, zůstává věcí příslušné platformy nebo v případě vaší specifické situace právníka či příslušného dohledového orgánu. Reglia v tom sám nevyslovuje rozhodnutí; pouze shromažďuje to, co by jinak zůstalo odděleno.
Chcete-li vidět, jak to v praxi vypadá pro vaši vlastní firmu, můžete si bez závazku prohlédnout, které platformy jsou dostupné a zda vytvoření obchodního účtu pro vás má smysl.