Il est impossible de donner un nombre exact d'heures, car cela dépend du nombre de plateformes que vous utilisez, de la fréquence à laquelle vous les vérifiez et du nombre de personnes au sein de votre entreprise qui y ont accès. Ce qui est certain, c'est que quatre portails de conformité distincts ajoutent du temps qui n'a rien à voir avec le contenu. Se connecter, chercher le bon onglet, réinitialiser un mot de passe parce que vous n'y aviez pas accès depuis trois mois — cela s'accumule, et cela s'ajoute au temps que l'obligation elle-même demande déjà.
Le plus grand consommateur de temps n'est pas le remplissage lui-même, mais les allers-retours. Quelqu'un qui doit vérifier quatre fois par mois s'il y a quelque chose en attente quelque part ne le fait pas en pratique comme une seule tâche de dix minutes, mais comme quatre moments distincts répartis au cours de la semaine, chacun avec son propre écran de connexion et sa propre façon de fonctionner.
Où le temps se consomme en pratique
Chez la plupart des entreprises, le temps se répartit en trois étapes reconnaissables. D'abord la connexion elle-même : un mot de passe différent par plateforme, parfois une deuxième étape de vérification, parfois un collègue qu'il faut appeler parce que lui seul a accès. Ensuite la recherche : quel plateforme parlait déjà des emballages, et lequel des données personnelles ? Celui qui ne travaille pas quotidiennement avec les quatre les oublie après quelques semaines. Et enfin la mise à jour : un changement d'adresse ou un nouveau produit doit être saisi dans chaque plateforme séparément, avec le risque que l'un d'eux soit oublié.
Aucune de ces trois étapes n'est en soi un gros problème. Mises ensemble et répétées sur plusieurs mois, c'est bien la raison pour laquelle un contrôle qui prend théoriquement un quart d'heure prend en pratique une après-midi entière.
Ce que cela signifie pour celui qui gère les portails
Chez une entreprise d'installation, cette gestion incombe souvent à une seule personne : le directeur ou le gestionnaire administratif, en plus de toutes ses autres tâches. Chez une entreprise un peu plus grande, cela se répartit, par exemple entre un responsable des ressources humaines pour les obligations liées au personnel et un gestionnaire administratif pour le reste. Dans les deux cas, le même principe s'applique : plus il y a de portails, plus grande est la chance que quelqu'un perde la vue d'ensemble de qui a accès à quoi et quand a été la dernière vérification. Ce n'est pas une question de négligence, mais d'une structure qui n'a pas été mise en place pour gérer plusieurs systèmes à la fois.
questions fréquemment posées sur son fonctionnement en pratique donne une vue d'ensemble des situations où les entreprises se heurtent le plus souvent aux défis, indépendamment de la plateforme exacte concernée.
Un seul aperçu au lieu de quatre
reglia ne change rien aux obligations elles-mêmes ; elles restent du ressort des plateformes qui les expliquent et les maintiennent. Ce que reglia fait, c'est ramener le moment de connexion et de recherche à un seul endroit : un seul compte, un dossier entreprise unique que chaque plateforme connectée peut consulter, et un seul aperçu de ce qui est en suspens. Cela n'économise pas le temps que prend l'obligation elle-même, mais économise le temps perdu à basculer d'un système à l'autre.
La manière exacte dont cela fonctionne et ce que reglia fait et ne fait pas avec vos données figure sur la page sur le fonctionnement de reglia. Les plateformes actuellement connectées et ce que chacune d'elles fait individuellement, vous pouvez les voir sur l'aperçu des plateformes connectées.
Ce qui persiste, même avec un aperçu combiné
Un dossier partagé et un aperçu commun raccourcissent le délai de traitement, mais ils ne remplacent pas l'évaluation du contenu. Le fait qu'une obligation s'applique à votre entreprise et dans quel délai vous devez agir reste une question qui relève de la plateforme concernée ou, pour votre situation spécifique, d'un juriste ou de l'autorité de contrôle compétente. reglia ne se prononce pas sur ce point lui-même ; il rassemble simplement ce qui resterait autrement dispersé.
Si vous souhaitez voir à quoi cela ressemble dans la pratique pour votre propre entreprise, vous pouvez consulter librement les plateformes disponibles et vérifier si créer un compte professionnel a du sens pour vous.