Non è possibile indicare un numero esatto di ore, perché dipende da quanti piattaforme utilizzate, con quale frequenza le controllate e quante persone della vostra azienda vi hanno accesso. Quello che è certo: con quattro portali di compliance separati, si aggiunge tempo che non ha nulla a che fare con i contenuti. Accedere, cercare la scheda giusta, reimpostare una password perché non vi accedete da tre mesi — tutto ciò si somma, e si somma oltre al tempo che l'obbligo vero e proprio già costa.
Il più grande consumatore di tempo non è il compilare in sé, ma il passare continuamente da un sistema all'altro. Chi deve controllare quattro volte al mese se c'è qualcosa in sospeso da qualche parte, nella pratica non lo fa come un singolo compito di dieci minuti, ma come quattro momenti separati distribuiti nella settimana, ognuno con la propria schermata di accesso e il proprio modo di lavorare.
Dove il tempo effettivamente si disperde
Nella maggior parte delle aziende il tempo si divide in tre fasi riconoscibili. Prima l'accesso stesso: una password diversa per ogni piattaforma, a volte un secondo step di verifica, a volte un collega da chiamare perché solo lui ha accesso. Poi la ricerca: quale piattaforma riguardava gli imballaggi, e quale i dati personali? Chi non lavora quotidianamente con tutti e quattro, lo dimentica dopo un paio di settimane. E infine l'aggiornamento: un cambio di indirizzo o un nuovo prodotto deve essere inserito in ogni piattaforma separatamente, con il rischio che uno venga saltato.
Nessuno di questi tre step è un grande problema in sé. Sommati insieme, e ripetuti nel corso di diversi mesi, sono però il motivo per cui un controllo che sulla carta richiede un quarto d'ora, nella pratica assorbe un pomeriggio intero.
Cosa significa per chi gestisce i portali
In un'azienda di installazione, questa gestione ricade spesso su una sola persona: il direttore o l'addetto all'ufficio, oltre a tutti gli altri compiti. In un'azienda un po' più grande si divide, ad esempio tra un responsabile HR per gli obblighi legati al personale e un addetto all'ufficio per il resto. In entrambi i casi vale lo stesso: più portali ci sono, più aumenta il rischio che qualcuno perda il controllo di chi ha accesso dove e quando è stato controllato l'ultima volta. Non è una questione di disattenzione, ma di una struttura non concepita per più sistemi contemporaneamente.
domande frequenti su come funziona nella pratica dà un'idea delle situazioni in cui le aziende più spesso si scontrano, indipendentemente da quale sia il piattaforma specifica.
Un unico quadro di insieme invece di quattro
Reglia non cambia nulla negli obblighi stessi; questi rimangono presso i piattaforme che li illustrano e gestiscono. Quello che reglia fa è ricondurre il momento dell'accesso e della ricerca a un unico luogo: un account, un dossier aziendale che ogni piattaforma collegata può leggere, e un unico quadro di insieme di ciò che è in sospeso. Questo non fa risparmiare il tempo che l'obbligo stesso richiede, ma il tempo che si perde nel passare continuamente dall'uno all'altro.
Come esattamente funziona e cosa reglia fa e non fa con i vostri dati si trova su la pagina su come funziona reglia. Quali piattaforme sono attualmente collegate e cosa ognuna di esse fa singolarmente, lo potete vedere su la panoramica delle piattaforme collegate.
Quello che rimane, anche con un quadro di insieme combinato
Un dossier condiviso e un quadro di insieme comune accorciano il tempo di elaborazione, ma non sostituiscono la valutazione sulla sostanza. Se un obbligo si applica alla vostra azienda e entro quale termine dovete agire, rimane una questione che riguarda la piattaforma pertinente o, per la vostra situazione specifica, un legale o l'autorità di sorveglianza competente. Reglia non esprime alcun parere su questo; riunisce solo quello che altrimenti resterebbe separato.
Se volete vedere come potrebbe apparire nella pratica per la vostra azienda, potete senza impegno scoprire quali piattaforme sono disponibili e se creare un account aziendale è utile per voi.