Não é possível indicar um número exato de horas, pois depende de quantas plataformas você usa, com que frequência as consulta e quantas pessoas da sua empresa têm acesso. O que é certo: com quatro portais de conformidade separados, há tempo adicional que nada tem a ver com o conteúdo. Fazer login, procurar a aba correta, redefinir uma senha porque você não acessava há três meses — isso se acumula, e se soma ao tempo que a obrigação em si já custa.
O maior consumidor de tempo não é o preenchimento em si, mas a troca constante entre plataformas. Alguém que precisa verificar quatro vezes por mês se há algo pendente na prática não faz isso como uma única tarefa de dez minutos, mas como quatro momentos separados espalhados pela semana, cada um com sua própria tela de login e seu próprio modo de funcionamento.
Onde o tempo é gasto na prática
Na maioria das empresas, o tempo se divide em três etapas reconhecíveis. Primeiro, o login em si: uma senha diferente por plataforma, às vezes uma segunda etapa de verificação, às vezes um colega que precisa ser contatado porque só ele tem acesso. Depois a pesquisa: qual plataforma mesmo era sobre embalagens, e qual era sobre dados pessoais? Quem não trabalha diariamente com todas as quatro perde isso após algumas semanas. E finalmente a atualização: uma mudança de endereço ou um novo produto deve ser inserido em cada plataforma separadamente, com o risco de uma ser esquecida.
Nenhuma dessas três etapas é um grande problema em si. Somadas e repetidas ao longo de vários meses, porém, são a razão pela qual uma verificação que leva quinze minutos no papel consome uma tarde na prática.
O que isso significa para quem gerencia os portais
Em uma empresa de instalações, esse gerenciamento geralmente fica com uma pessoa: o diretor ou o gerente de escritório, além de todas as outras tarefas. Em uma empresa um pouco maior, se distribui, por exemplo entre um gerente de RH para obrigações relacionadas a pessoal e um gerente de escritório para o resto. Em ambos os casos vale o mesmo: quanto mais plataformas, maior o risco de alguém perder a visão geral de quem tem acesso aonde e quando foi verificado pela última vez. Isso não é uma questão de negligência, mas de uma estrutura que não foi projetada para lidar com vários sistemas simultaneamente.
perguntas frequentes sobre como funciona na prática fornece uma visão das situações que as empresas mais frequentemente enfrentam, independentemente de qual plataforma se trata.
Uma visão geral em vez de quatro
Reglia não muda as obrigações em si; elas permanecem nas plataformas que as explicam e gerenciam. O que reglia faz é trazer o momento de login e pesquisa para um único lugar: uma conta, um dossier empresarial que cada plataforma conectada pode consultar, e uma visão geral do que está pendente. Isso não economiza o tempo que a obrigação em si custa, mas sim o tempo que se perde ao alternar entre elas.
Como isso funciona exatamente e o que reglia faz e não faz com seus dados está explicado em a página sobre como a reglia funciona. Quais plataformas estão conectadas no momento e o que cada uma faz individualmente, você vê em o resumo das plataformas acopladas.
O que permanece, mesmo com uma visão geral combinada
Um dossier compartilhado e uma visão geral conjunta encurtam o tempo de processamento, mas não substituem a avaliação do conteúdo. Se uma obrigação se aplica à sua empresa e em qual prazo você deve agir permanece algo que pertence à plataforma relevante ou, para sua situação específica, a um advogado ou à autoridade supervisora competente. Reglia não faz nenhuma declaração sobre isso; apenas reúne o que de outra forma permaneceria separado.
Se você quer ver como isso funciona na prática para sua própria empresa, pode verificar livremente quais plataformas existem e se criar uma conta comercial faz sentido para você.