Eine genaue Stundenangabe lässt sich nicht machen, denn das hängt davon ab, wie viele Plattformen Sie nutzen, wie oft Sie diese überprüfen und wie viele Personen in Ihrem Unternehmen Zugriff haben. Was aber feststeht: Bei vier separaten Compliance-Portalen kommt Zeit hinzu, die nichts mit dem Inhalt zu tun hat. Sich anmelden, nach dem richtigen Reiter suchen, ein Passwort zurücksetzen, weil Sie drei Monate nicht dort waren — das addiert sich, und es addiert sich obenauf die Zeit, die die eigentliche Verpflichtung bereits kostet.
Der größte Zeitfresser ist nicht das Ausfüllen selbst, sondern der ständige Wechsel. Jemand, der vier Mal pro Monat prüfen muss, ob irgendwo etwas offensteht, macht das in der Praxis nicht als eine Aufgabe von zehn Minuten, sondern als vier separate Momente über die Woche verteilt, jeder mit einem eigenen Anmeldebildschirm und einer eigenen Arbeitsweise.
Wo die Zeit in der Praxis vergeht
Bei den meisten Unternehmen vergeht die Zeit in drei erkennbaren Schritten. Zunächst die Anmeldung selbst: ein anderes Passwort pro Plattform, manchmal ein zweiter Verifizierungsschritt, manchmal ein Kollege, der angerufen werden muss, weil nur er Zugriff hat. Dann die Suche: Welche Plattform war noch mal für Verpackungen zuständig, und welche für Personendaten? Wer nicht täglich mit allen vier arbeitet, hat das nach ein paar Wochen vergessen. Und schließlich die Aktualisierung: eine Adressänderung oder ein neues Produkt muss in jeder Plattform separat eingegeben werden, mit dem Risiko, dass eine übersehen wird.
Keiner dieser drei Schritte ist für sich genommen ein großes Problem. Zusammengenommen und über mehrere Monate wiederholt, ist das aber der Grund, warum eine Kontrolle, die auf dem Papier eine Viertelstunde kostet, in der Praxis einen halben Tag in Anspruch nimmt.
Was das für diejenigen bedeutet, die die Portale verwalten
Bei einem Installationsbetrieb liegt diese Verwaltung oft bei einer Person: dem Geschäftsführer oder dem Büroleiter, neben allen anderen Aufgaben. Bei einem etwas größeren Unternehmen verteilt es sich, zum Beispiel zwischen einem HR-Manager für personalbezogene Verpflichtungen und einem Büroleiter für den Rest. In beiden Fällen gilt dasselbe: je mehr Portale, desto größer die Chance, dass jemand den Überblick darüber verliert, wer wo Zugriff hat und wann zuletzt überprüft wurde. Das ist keine Frage der Nachlässigkeit, sondern einer Struktur, die nicht für mehrere Systeme gleichzeitig ausgelegt ist.
häufig gestellte Fragen zur Funktionsweise in der Praxis zeigt die Situationen, denen Unternehmen am häufigsten begegnen, unabhängig davon, welche Plattform es genau ist.
Ein Übersicht statt vier
Reglia ändert nichts an den Verpflichtungen selbst; diese bleiben bei den Plattformen, die sie erklären und verwalten. Was reglia aber tut, ist den An- und Suchmoment auf eine Stelle reduzieren: ein Account, ein Unternehmensdossier, das jede angeschlossene Plattform auslesen kann, und ein Übersicht über das, was offensteht. Das spart nicht die Zeit, die eine Verpflichtung selbst kostet, sondern wohl die Zeit, die beim Hin- und Herschalten dazwischen verloren geht.
Wie das genau funktioniert und was reglia dabei mit Ihren Daten tut und nicht tut, steht auf der Seite darüber, wie reglia funktioniert. Welche Plattformen derzeit angeschlossen sind und was jede einzelne davon tut, sehen Sie auf der Übersicht der angeschlossenen Plattformen.
Was bleibt, auch mit einem kombinierten Übersicht
Ein gemeinsames Dossier und ein gemeinsames Übersicht machen die Durchlaufzeit kürzer, aber sie ersetzen nicht die inhaltliche Beurteilung. Ob eine Verpflichtung auf Ihr Unternehmen zutrifft und innerhalb welcher Frist Sie handeln müssen, bleibt etwas, das beim betreffenden Platform oder für Ihre spezifische Situation bei einem Anwalt oder der zuständigen Aufsichtsbehörde zuständig ist. Reglia macht dazu selbst keine Aussage; es bringt nur zusammen, was sonst lose voneinander getrennt bliebe.
Wenn Sie sehen möchten, wie das in der Praxis für Ihr eigenes Unternehmen aussieht, können Sie unverbindlich einsehen, welche Plattformen es gibt und ob ein geschäftliches Konto erstellen für Sie sinnvoll ist.