Presný počet hodín nie je možné uviesť, pretože závisí od toho, koľko platforiem používate, ako často ich kontrolujete a koľko ľudí v rámci vašej spoločnosti má prístup. Čo je však isté: pri štyroch oddelených compliance portáloch sa pridáva čas, ktorý nemá nič spoločné s obsahom. Prihlasovanie, vyhľadávanie správnej záložky, opätovné nastavenie hesla, pretože ste tam neboli tri mesiace — to sa počíta a počíta sa to navyše ku času, ktorý už samotná povinnosť stojí.
Najväčším zmetom času nie je samotné vypĺňanie, ale opakovane prepínanie. Niekto, kto musí skontrolovať štyrikrát za mesiac, či niekde niečo ostáva nevyriešené, to v praxi robí nie ako jednu úlohu desať minút, ale ako štyri oddelené momenty rozložené počas týždňa, každý s vlastným prihlasovacím obrazovkou a vlastným spôsobom práce.
Kde sa čas v praxi vynakláda
U väčšiny spoločností sa čas vynakláda v troch rozpoznateľných krokoch. Najskôr samotné prihlasovanie: iné heslo pre každú platformu, niekedy aj druhý stupeň overenia, niekedy kolegovi, ktorému treba zavolať, pretože iba on má prístup. Potom vyhľadávanie: ktorá platforma sa týkala obalov a ktorá osobných údajov? Kto s všetkými štyrmi nepracuje denne, to po pár týždňoch zabudne. A napokon aktualizácia: zmena adresy alebo nový produkt sa musia zadať do každej platformy zvlášť, s rizikom, že sa jedna z nich preskočí.
Žiaden z týchto troch krokov nie je sám o sebe veľký problém. Spolu a opakované počas viacerých mesiacov je to však dôvod, prečo kontrola, ktorá na papieri stojí pätnásť minút, v praxi zaberá celé popoludnie.
Čo to znamená pre tých, ktorí portály spravujú
V inštalačnej spoločnosti túto správu často vykonáva jedna osoba: riaditeľ alebo manažér kancelárie, vedľa všetkých ostatných úloh. V o niečo väčšej spoločnosti sa rozdelí, napríklad medzi HR manažéra pre záväzky týkajúce sa personálu a manažéra kancelárie na zvyšok. V oboch prípadoch platí to isté: čím viac platforiem, tým väčšia šanca, že niekto stratí prehľad o tom, kto má prístup kde a kedy sa naposledy skontrolovalo. To nie je otázka neopatrnosti, ale štruktúry, ktorá nie je nastavená pre viacero systémov naraz.
často kladené otázky o tom, ako to funguje v praxi poskytuje prehľad situácií, s ktorými sa podniky najčastejšie stretávajú, bez ohľadu na konkrétnu platformu.
Jeden prehľad namiesto štyroch
Reglia nemení samotné povinnosti; tie zostávajú na platformách, ktoré ich vysvetľujú a vedú. Čo reglia robí, je skrátenie momentu prihlásenia a vyhľadávania na jedno miesto: jeden účet, jedno firemné dossier, ktoré môže čítať každá pripojená platforma, a jeden prehľad toho, čo je otvorené. To nezušeťuje čas, ktorý samotná povinnosť trvá, ale úsporu času, ktorý sa stratí v prepínaní medzi nimi.
Ako to presne funguje a čo reglia s vašimi údajmi robí a nerobí, nájdete na stránke o tom, ako funguje regliaKtoré platformy sú v súčasnosti pripojené a čo každá z nich samostatne robí, vidíte na prehľad pripojených platforiem.
Čo zostáva, aj pri spoloženom prehľade
Zdieľané dossier a spoločný prehľad skracujú dobu trvania, ale nepreberajú vecnú posúdenie. To, či sa na vaš podnik vzťahuje povinnosť a v akom termíne musíte konať, zostáva vecou príslušnej platformy, alebo v konkrétnej situácii právnika alebo príslušného dozorného orgánu. Reglia sa na to nepodieľa; len spája to, čo by inak zostalo rozdelené.
Ak chcete vidieť, ako to vyzerá v praxi pre vašu vlastnú spoločnosť, môžete si bezplatne prezrieť, ktoré platformy existujú a či vytvorenie obchodného účtu je pre vás zmysluplné.