No es posible dar un número exacto de horas, porque depende de cuántas plataformas utiliza, con qué frecuencia las comprueba y cuántas personas dentro de su empresa tienen acceso. Lo que sí es cierto: con cuatro portales de cumplimiento independientes se suma tiempo que nada tiene que ver con el contenido. Iniciar sesión, buscar la pestaña correcta, restablecer una contraseña porque lleva tres meses sin usarla — eso se acumula, y se suma al tiempo que ya cuesta la obligación real.
El mayor consumidor de tiempo no es rellenar en sí, sino cambiar de un lado a otro. Alguien que tiene que comprobar cuatro veces al mes si hay algo pendiente en algún lugar, en la práctica no lo hace como una tarea única de diez minutos, sino como cuatro momentos separados distribuidos a lo largo de la semana, cada uno con su propia pantalla de inicio de sesión y su propia forma de trabajar.
Dónde se va el tiempo en la práctica
En la mayoría de las empresas, el tiempo se consume en tres pasos reconocibles. Primero el inicio de sesión en sí: una contraseña diferente por plataforma, a veces un paso de verificación adicional, a veces hay que llamar a un compañero porque solo él tiene acceso. Luego la búsqueda: ¿cuál era la plataforma que trataba sobre embalajes y cuál sobre datos personales? Quien no trabaja a diario con las cuatro, lo olvida después de un par de semanas. Y finalmente la actualización: un cambio de dirección o un nuevo producto debe introducirse en cada plataforma por separado, con el riesgo de que se pase por alto una.
Ninguno de esos tres pasos es un gran problema en sí mismo. Sumados entre sí, y repetidos durante varios meses, es la razón por la que una comprobación que sobre el papel cuesta un cuarto de hora, en la práctica lleva una tarde entera.
Lo que eso significa para quien gestiona los portales
En una empresa de instalaciones, esa gestión suele recaer en una persona: el director o el gestor administrativo, además de todas las demás tareas. En una empresa un poco más grande, se distribuye, por ejemplo, entre un gestor de recursos humanos para obligaciones relacionadas con personal y un gestor administrativo para el resto. En ambos casos se aplica lo mismo: cuantas más plataformas, mayor es el riesgo de que alguien pierda la visión general de quién tiene acceso a dónde y cuándo se comprobó por última vez. Eso no es una cuestión de negligencia, sino de una estructura que no está diseñada para múltiples sistemas a la vez.
preguntas frecuentes sobre cómo funciona eso en la práctica da una idea de las situaciones con las que las empresas más a menudo se encuentran, independientemente de cuál sea la plataforma exacta.
Una visión general en lugar de cuatro
Reglia no cambia las obligaciones en sí; éstas permanecen en las plataformas que las explican y mantienen. Lo que reglia sí hace es reducir el momento de inicio de sesión y búsqueda a un único lugar: una cuenta, un dossier empresarial que cada plataforma conectada puede leer, y una visión general de lo que está pendiente. Eso no ahorra el tiempo que cuesta la obligación en sí, pero sí el tiempo que se pierde yendo de un lado a otro.
Cómo funciona exactamente eso y qué hace reglia con sus datos, está en la página sobre cómo funciona reglia. Las plataformas que están conectadas en este momento y lo que cada una hace individualmente, puede verlo en el resumen de plataformas conectadas.
Lo que permanece, incluso con una visión general combinada
Un dossier compartido y una visión general conjunta acortan el tiempo de tramitación, pero no sustituyen la evaluación de contenido. Si una obligación se aplica a su empresa y dentro de qué plazo debe actuar, sigue siendo algo que corresponde a la plataforma pertinente o, para su situación específica, a un abogado o a la autoridad competente. Reglia no hace ninguna declaración al respecto; solo reúne lo que de otro modo permanecería disperso.
Si desea ver cómo se ve esto en la práctica para su propia empresa, puede consultar libremente qué plataformas hay disponibles y si crear una cuenta empresarial es útil para usted.