Nu se poate da un număr exact de ore, pentru că depinde de câte platforme utilizați, cât de des le verificați și câți oameni din cadrul companiei dvs. au acces. Ceea ce este sigur: la patru portaluri de conformitate separate se adaugă timp care nu are nimic de-a face cu conținutul. Conectarea, căutarea filei corecte, resetarea unei parole pentru că nu ați fost acolo trei luni — se adună, și se adună peste timpul pe care obligația propriu-zisă deja îl consumă.
Cea mai mare irosire de timp nu este completarea în sine, ci comutarea înainte și înapoi. Cineva care trebuie să verifice de patru ori pe lună dacă ceva este în așteptare undeva, nu o face în practică ca o singură sarcină de zece minute, ci ca patru momente separate răspândite pe parcursul săptămânii, fiecare cu propriul ecran de conectare și propriul mod de lucru.
Unde se duce de fapt timpul
La majoritatea companiilor, timpul se investește în trei pași recunoscuți. Mai întâi conectarea în sine: o altă parolă pentru fiecare platformă, uneori o a doua etapă de verificare, uneori un coleg care trebuie sunat pentru că doar el are acces. Apoi căutarea: care platformă era pentru ambalaje, iar care pentru date personale? Cine nu lucrează zilnic cu toți patru, uită asta după câteva săptămâni. Și în final actualizarea: o schimbare de adresă sau un produs nou trebuie introduse separat în fiecare platformă, cu riscul ca una să fie omisă.
Niciunul dintre acești trei pași nu este o problemă mare în sine. Adunați împreună și repetați pe parcursul mai multor luni, este totuși motivul pentru care o verificare care pe hârtie durează un sfert de oră, în practică consumă o după-amiază.
Ce înseamnă asta pentru cine gestionează portalurile
La o companie de instalații, gestionarea se află adesea la o singură persoană: directorul sau managerul de birou, alături de toate celelalte sarcini. La o companie puțin mai mare, se distribuie, de exemplu între un manager HR pentru obligații legate de personal și un manager de birou pentru restul. În ambele cazuri se aplică același lucru: cu cât mai multe portaluri, cu atât mai mare probabilitatea ca cineva să piardă viziunea de ansamblu asupra cine are acces unde și când s-a verificat ultima oară. Nu este o chestiune de neglijență, ci de o structură care nu este proiectată pentru mai multe sisteme deodată.
întrebări frecvente despre cum funcționează asta în practică oferă o imagine a situațiilor în care companiile se confruntă cel mai des, indiferent care este exact platforma.
Un singur overiview în loc de patru
Reglia nu schimbă nimic în privința obligațiilor înseși; acestea rămân la platformele care le explică și le mențin. Ceea ce face reglia, este reducerea momentului de conectare și căutare la un singur loc: un cont, un dosar de companie pe care fiecare platformă conectată o poate citi, și un singur overiview al ceea ce este în așteptare. Asta nu economisește timpul pe care obligația în sine îl consumă, dar economisește tiempo pierdut la comutarea între ele.
Cum funcționează asta exact și ce face reglia cu datele dvs., este pe pagina despre cum funcționează reglia. Ce platforme sunt conectate în acest moment și ce face fiecare dintre ele separat, le vedeți pe rezumatul platformelor conectate.
Ceea ce rămâne, chiar și cu un overiview combinat
Un dosar partajat și un overiview comună scurtează perioada, dar nu preiau evaluarea conținutului. Dacă o obligație se aplică companiei dvs. și în ce termen trebuie să acționați, rămâne ceva care aparține platformei respective sau, pentru situația dvs. specifică, unui jurist sau autorității competente de supraveghere. Reglia nu se pronunță singur asupra asta; doar adună ceea ce altfel ar rămâne separat.
Dacă doriți să vedeți cum arată asta în practică pentru propria companie, puteți verifica fără obligații ce platforme sunt și dacă creare unui cont de afaceri este util pentru dvs.