Δεν είναι δυνατόν να δοθεί ένας ακριβής αριθμός ωρών, γιατί αυτό εξαρτάται από το πόσες πλατφόρμες χρησιμοποιείτε, πόσο συχνά τις ελέγχετε και πόσα άτομα στην εταιρεία σας έχουν πρόσβαση. Αυτό που είναι σίγουρο: με τέσσερις ξεχωριστές πύλες συμμόρφωσης προστίθεται χρόνος που δεν σχετίζεται με το περιεχόμενο. Σύνδεση, αναζήτηση για το σωστό καρτέλα, επαναφορά ενός κωδικού πρόσβασης επειδή δεν ήσασταν εκεί για τρεις μήνες — όλα αυτά αθροίζονται, και προστίθενται στο χρόνο που κοστίζει η πραγματική υποχρέωση.
Ο μεγαλύτερος χρονοαπαιτητικός παράγοντας δεν είναι το ίδιο το συμπλήρωση, αλλά το συνεχές μετάβαση. Κάποιος που πρέπει να ελέγχει τέσσερις φορές το μήνα αν κάτι είναι ανοιχτό κάπου, δεν το κάνει στην πράξη ως μία εργασία δέκα λεπτών, αλλά ως τέσσερις ξεχωριστές στιγμές διάσπαρτες στη διάρκεια της εβδομάδας, καθεμία με το δικό της οθόνη σύνδεσης και τον δικό της τρόπο λειτουργίας.
Πού πηγαίνει ο χρόνος στην πράξη
Στις περισσότερες εταιρείες, ο χρόνος χρησιμοποιείται σε τρία αναγνωρίσιμα στάδια. Πρώτα, η ίδια η σύνδεση: ένας διαφορετικός κωδικός πρόσβασης ανά πλατφόρμα, μερικές φορές ένα δεύτερο βήμα επαλήθευσης, μερικές φορές ένας συνάδελφος που πρέπει να ειδοποιηθεί επειδή μόνο αυτός έχει πρόσβαση. Στη συνέχεια, η αναζήτηση: ποια πλατφόρμα αφορούσε επίσης την συσκευασία, και ποια τα προσωπικά δεδομένα; Όποιος δεν εργάζεται καθημερινά με και τις τέσσερις, το χάνει μετά από λίγες εβδομάδες. Και τέλος, η ενημέρωση: μία αλλαγή διεύθυνσης ή ένα νέο προϊόν πρέπει να εισαχθούν σε κάθε πλατφόρμα ξεχωριστά, με τον κίνδυνο να παραληφθεί μία από αυτές.
Κανένα από αυτά τα τρία στάδια δεν είναι από μόνο του ένα μεγάλο πρόβλημα. Συνολικά, και επαναλαμβανόμενα σε διάστημα μηνών, είναι όμως ο λόγος που ένας έλεγχος που στο χαρτί κοστίζει δεκαπέντε λεπτά, στην πράξη καταλαμβάνει μία μέρα.
Τι σημαίνει αυτό για όσους διαχειρίζονται τις πύλες
Σε μία εγκαταστάσιμη εταιρεία, αυτή η διαχείριση συχνά είναι στα χέρια ενός ατόμου: του διευθυντή ή του διευθυντή γραφείου, εκτός από όλες τις άλλες εργασίες. Σε μία ελαφρώς μεγαλύτερη εταιρεία, κατανέμεται, για παράδειγμα μεταξύ ενός διευθυντή HR για υποχρεώσεις που σχετίζονται με το προσωπικό και ενός διευθυντή γραφείου για τα υπόλοιπα. Και στις δύο περιπτώσεις ισχύει το ίδιο: όσο περισσότερες πλατφόρμες, τόσο μεγαλύτερη η πιθανότητα ότι κάποιος θα χάσει την επισκόπηση του ποιος έχει πρόσβαση πού και πότε ελέγχθηκε τελευταία. Αυτό δεν είναι θέμα αμέλειας, αλλά της δομής που δεν έχει ταξινομηθεί για πολλά συστήματα ταυτόχρονα.
συχνές ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο που λειτουργεί στην πράξη δίνει μία εικόνα των καταστάσεων όπου οι εταιρείες τις περισσότερες φορές αντιμετωπίζουν προβλήματα, ανεξάρτητα από ποια πλατφόρμα είναι ακριβώς.
Μία επισκόπηση αντί τεσσάρων
Η reglia δεν αλλάζει τίποτα στις ίδιες τις υποχρεώσεις· αυτές παραμένουν με τις πλατφόρμες που τις εξηγούν και τις διατηρούν. Αυτό που κάνει η reglia είναι να μειώσει τη στιγμή σύνδεσης και αναζήτησης σε ένα μόνο μέρος: ένα λογαριασμό, ένα εταιρικό δοσιέ που κάθε συνδεδεμένη πλατφόρμα μπορεί να διαβάσει, και μία επισκόπηση του τι είναι ανοιχτό. Αυτό δεν εξοικονομεί το χρόνο που κοστίζει η ίδια υποχρέωση, αλλά το χρόνο που χάνεται με το συνεχές μετάβαση ανάμεσά τους.
Πώς ακριβώς λειτουργεί αυτό και τι κάνει η reglia με τα δεδομένα σας, βρίσκεται στο τη σελίδα για το πώς λειτουργεί το reglia. Ποιες πλατφόρμες είναι αυτή τη στιγμή συνδεδεμένες και τι κάνει καθεμία από αυτές ξεχωριστά, μπορείτε να δείτε στο η επισκόπηση των συνδεδεμένων πλατφορμών.
Τι παραμένει, ακόμη και με μία συνδυασμένη επισκόπηση
Ένα κοινό δοσιέ και μία κοινή επισκόπηση κάνουν τη διαδικασία πιο σύντομη, αλλά δεν αναλαμβάνουν την ουσιαστική αξιολόγηση. Το αν μία υποχρέωση ισχύει για την εταιρεία σας και σε ποια χρονικά όρια πρέπει να ενεργήσετε, παραμένει κάτι που ανήκει στην αρμόδια πλατφόρμα ή, για την ειδική κατάστασή σας, σε έναν νομικό σύμβουλο ή την αρμόδια αρχή εποπτείας. Η reglia δεν κάνει τη δική της δήλωση γι' αυτό· απλώς συγκεντρώνει ό,τι διαφορετικά θα έμενε χωριστό.
Εάν θέλετε να δείτε πώς φαίνεται αυτό στην πράξη για την εταιρεία σας, μπορείτε να ελέγξετε ελεύθερα ποιες πλατφόρμες υπάρχουν και αν δημιουργία επαγγελματικού λογαριασμού για εσάς έχει νόημα.