Nije moguće dati točan broj sati jer to ovisi o tome koliko platformi koristite, kako često ih provjeravate i koliko ljudi u vašoj kompaniji ima pristup. Što je sigurno: kod četiri odvojena compliance portala dolazi dodatno vrijeme koje nema veze sa sadržajem. Prijava, traženje ispravne kartice, ponovno postavljanje lozinke jer niste bili tu tri mjeseca — to se nakuplja, i nakuplja se pored vremena koje već stoji obaveza.
Najveći gubitak vremena nije samo popunjavanje, već prebacivanje naprijed-natrag. Netko tko mora četiri puta mjesečno provjeriti je li negdje nešto otvoreno, to u praksi ne radi kao jedan zadatak od deset minuta, već kao četiri odvojena trenutka raspoređena tijekom tjedna, svaki sa svojim prijavom i vlastitim načinom rada.
Gdje vrijeme u praksi ide
Kod većine kompanija vrijeme ide u tri prepoznatljiva koraka. Prvo sama prijava: drugačija lozinka po platformi, ponekad dodatna provjera, ponekad kolegica koju trebate nazvati jer samo ona ima pristup. Zatim traženje: koja je platformi opet bila za ambalažu, a koja za osobne podatke? Tko ne radi svakodnevno sa svim četirima, to će zaboraviti nakon nekoliko tjedana. I naposljetku ažuriranje: promjena adrese ili novi proizvod moraju se posebno unijeti u svaku platformu, s rizikom da se jedna preskoči.
Nijedan od ta tri koraka nije sam po sebi veliki problem. Zbrojeni, i ponavljani tijekom nekoliko mjeseci, to je razlog što kontrola koja na papiru stoji petnaest minuta, u praksi zahtijeva cijelo poslijepodne.
Što to znači za one koji upravljaju portalima
U instalacijskoj tvrtci to upravljanje često se nalazi kod jedne osobe: direktora ili kancelarijske voditeljice, pored svih ostalih poslova. U nešto većoj tvrtki to se dijeli, na primjer između HR menadžera za radne obaveze i kancelarijske voditeljice za ostatak. U oba slučaja vrijedi isto: što više platformi, veća je vjerojatnost da će netko izgubiti pregled tko ima pristup gdje i kada je zadnja provjera obavljena. To nije pitanje nemara, već strukture koja nije postavljena na rad s više sustava istovremeno.
često postavljena pitanja o tome kako to u praksi funkcionira daje sliku situacija s kojima se poduzeća najčešće susreću, neovisno o tome koji je platform upravo u pitanju.
Jedan pregled umjesto četiri
Reglia ne mijenja same obveze; one ostaju kod platformi koje ih objašnjavaju i održavaju. Ono što reglia čini jest da vraća trenutak prijave i pretraživanja na jedno mjesto: jedan račun, jedno poslovnog dosijea koju svaka priključena platforma može čitati, i jedan pregled onoga što je otvoreno. To ne štedi vrijeme koje sama obveza troši, ali štedi vrijeme koje se gubi prebacivanjem između njih.
Kako to točno funkcionira i što reglia pri tome čini ili ne čini s vašim podacima, nalazit će se na stranici o tome kako reglia funkcionira. Koje platforme su trenutno priključene i što svaka od njih pojedinačno čini, možete vidjeti na pregled povezanih platformi.
Što ostaje, čak i sa kombiniranim pregledom
Zajedničko dossier i zajedničko pretraživanje skraćuju vrijeme ciklusa, ali ne preuzimaju sadržajnu procjenu. Primjenjuje li se obveza na vaše poduzeće i u kojem roku morate djelovati, ostaje nešto što pripada relevantnoj platformi ili, za vašu specifičnu situaciju, pravniku ili nadležnom nadzornom tijelu. Reglia sam o tome ne donosi nikakvu odluku; samo okuplja ono što bi inače ostalo odvojeno.
Želite li vidjeti kako to izgleda u praksi za vaše vlastito poduzeće, možete se bez obveza informirati koji su dostupni i je li stvaranju poslovnog računa za vas smislen.