Om du har olika skyldigheter på olika compliance-plattformar gör du ofta samma misstag: en ändring i företagsuppgifterna genomförs på ett ställe och glöms bort på de andra. En ny adress, en annan kontaktperson, ett förändrat antal medarbetare eller ett nytt produktsortiment stämmer då väl överens i systemet där du tillfälligt gjorde ändringen först, men är fortfarande föråldrade i resten. Du märker det vanligtvis inte omedelbart, och det är precis problemet.
Anledningen till att detta inträffar så ofta ligger inte i slöhet utan i hur systemen är utformade. Varje plattform har sitt eget formulär, sin egen inloggning och sin egen rytm för frågor. Du fyller i uppgifter när du behöver ordna något, inte när något förändras i ditt företag. En adressändring genomför du hos Handelskammaren och hos din revisor, men inte automatiskt på fyra compliance-portaler där du senast loggade in för ett halvår sedan.
Varför detta är mer än bara en administrativ opålitlighet
Risken med föråldrade uppgifter på någon av plattformarna ligger inte i uppgifterna själva, utan i vad som följer därefter. Ett meddelande om en kommande deadline som skickas till en gammal e-postadress läses inte. En kontaktperson som inte längre arbetar hos dig får frågor som inte hamnar hos någon. Vad gäller innehållssidan av dessa deadlines och meddelanden: det bedömer du med en jurist eller, där det är tillämpligt, den behörig tillsynsmyndigheten. Reglia själv uttalar sig inte om detta. Vad denna artikel kan säga något om är den praktiska sidan: hur förhindrar du att rätt information inte hamnar på rätt ställe.
Hur misstaget uppstår i praktiken
På de flesta företag finns det ingen särskild tidpunkt då någon medvetet beslutar att inte uppdatera uppgifterna. Det händer vid sidan om: någon ordnar snabbt något på en plattform för att det finns en deadline, och de tre andra står inte på agendan för tillfället. På ett litet företag med en ansvarig person är det redan svårt att överblicka; på ett företag där administration, HR och försäljning alla hanterar sin egen plattform är det nästan oundvikligt att ingen har översikt över vad som står var.
Dessutom vet plattformarna ingenting om varandra. En plattform frågar om ditt KvK-nummer, momsregistreringsnummer och en lista med produkter; en annan frågar efter exakt samma uppgifter i ett något annat format. Utan en central plats där dessa uppgifter bara finns på ett ställe är det inte en fråga om uppgifterna någonsin kommer att divergera, utan när.
Vad som faktiskt hjälper för att förhindra detta
Det mest direkta sättet att förhindra detta misstag är att hålla uppgifterna som används på flera ställen på bara ett ställe och låta dem sprida sig därifrån. Det är exakt därför reglia erbjuder ett företags- och produktdossier som du fyller i en gång och som de anslutna plattformarna läser från: en ändring av adress eller kontaktperson genomför du en gång, i stället för att du måste komma ihåg på hur många ställen samma uppgifter fortfarande finns. Hur denna läsning fungerar exakt och vad reglia gör och inte gör med dina uppgifter kan du läsa på sidan om hur reglia fungerar.
Ett andra, mindre men lika vanligt misstag hänger samman med detta: ett konto som står på namn av en medarbetare i stället för på juridisk person. Om den medarbetaren byter funktion eller lämnar företaget försvinner åtkomsten till kontot tillsammans med honom eller henne, och ingen har längre översikt över vad som är utestående. Ett affärskonto som är kopplat till ditt KvK-nummer i stället för till en personlig e-postadress förhindrar detta.
Huruvida en plattform sparar dina uppgifter och vad som händer med dem om du ändrar eller återkallar dem kan du läsa på sidan om säkerhet och integritet. Är du osäker på om en viss ändring måste genomföras på alla relevanta ställen hittar du ett antal vanliga situationer på sidan med vanliga frågor.
Vad detta inte löser
Ett centralt dossier förhindrar att uppgifter hamnar i osynk mellan plattformar, men det bedömer inte om dina uppgifter är innehållsmässigt fullständiga eller korrekta för en specifik skyldighet. Det förblir plattformens ansvar, och ditt eget. Reglia är skalet som säkerställer att det du fyller i är detsamma och aktuellt överallt; vad som exakt krävs av dig förblir varje plattforms enskilda uppgift.
Vill du se vilka plattformar som för närvarande är anslutna till reglia och vad var och en är avsedd för, hittar du denna översikt på översikten över anslutna plattformar.