Pokud se zabýváte různými povinnostmi na různých compliance-platformách, často se dopouštíte stejné chyby: změnu v údajích o společnosti provedete na jednom místě a na ostatních zapomenete. Nová adresa, jiná kontaktní osoba, změněný počet zaměstnanců nebo nový sortiment produktů je pak sice správný v systému, kde jste jej náhodou změnili jako první, ale stále obsahuje staré údaje ve zbytku. Obvykle si to nevšimnete hned, a to je přesně problém.
Důvod, proč se to tak často stává, nespočívá v nedbalosti, ale v tom, jak jsou systémy nastaveny. Každá platforma má svůj vlastní formulář, svůj vlastní přihlašovací údaj a svůj vlastní rytmus otázek. Údaje vyplňujete v okamžiku, kdy je třeba něco vyřešit, a ne v okamžiku, kdy se ve vaší společnosti něco změní. Změnu adresy hlásíte Obchodnímu rejstříku a svému účetnímu, ale ne automaticky čtyřem compliance-portálům, kde jste se naposledy přihlásili před půl rokem.
Proč je to více než jen administrativní nepříjemnost
Riziko zastaralých údajů na jedné z platform nespočívá v samotných údajích, ale v tom, co z nich vyplývá. Oznámení o blížící se lhůtě, které je doručeno na starou e-mailovou adresu, se nepřečte. Kontaktní osoba, která už u vás nepracuje, dostane otázky, které už nikdo nezachytí. Pokud jde o věcnou stránku těchto lhůt a oznámení: to posuzujete s právníkem nebo, je-li to relevantní, s příslušným dohledovacím orgánem. Reglia sama o tom nevyslovuje žádný názor. V čem se tento článek může vyjádřit, je praktická stránka: jak zajistíte, aby správné informace byly na správném místě.
Jak se chyba v praxi stane
Ve většině společností neexistuje jeden okamžik, kdy by se někdo vědomě rozhodl, že údaje neaktualizuje. Stane se to mimochodem: někdo rychle vyřeší něco na jedné platformě, protože je lhůta, a ostatní tři nejsou právě v zorném poli. U malého podniku s jedním odpovědným pracovníkem je to již obtížné kontrolovat; u společnosti, kde správu, HR a prodejní oddělení každý spravuje svou vlastní platformu, je téměř nevyhnutelné, že nikdo nemá přehled o tom, co kde stojí.
K tomu přidejte, že se platformy navzájem nic o sobě neví. Jedna platforma žádá o vaše číslo v obchodním rejstříku, IČ a seznam produktů; druhá si žádá přesně stejné údaje v trochu jiném formátu. Bez centrálního místa, kde by tyto údaje stály jednou, jde jen o to, zda se údaje někdy liší, ale kdy.
Co pomáhá tomuto zabránit
Nejpřímělejší způsob, jak se této chybě vyhnout, je uchovávat údaje, které se používají na více místech, také na jediném místě a nechat je odtud procházet dále. To je přesně důvod, proč reglia nabízí podnikový a produktový dossier, který vyplníte jednou a který připojené platformy čtou: změnu adresy nebo kontaktní osoby provedete jednou, místo abyste si museli pamatovat, na kolika místech se stejné údaje ještě nacházejí. Jak přesně toto čtení funguje a co reglia s vašimi údaji dělá a nedělá, si přečtěte na stránce o tom, jak reglia funguje.
Druhou, menší, ale stejně často se vyskytující chybou, souvisí s tím: účet vedený na jméno jednoho zaměstnance místo na název právnické osoby. Změní-li tento zaměstnanec funkci nebo společnost opustí, přístup k účtu s ním zmizí, a nikdo už neví o tom, co zbývá vyřešit. Obchodní účet navázaný na vaše číslo v obchodním rejstříku místo na osobní e-mailovou adresu tomuto zabrání.
To, zda platforma uchovává vaše údaje a co se s nimi stane, pokud je změníte nebo intrekete, si můžete přečíst na stránce o bezpečnosti a ochraně osobních údajů. Pokud si nejste jisti, zda se určitá změna musí provést na všech relevantních místech, najdete na stránce s často kladenými otázkami.
Co to neřeší
Jedno centrální dossier zabrání tomu, aby se údaje mezi platformami rozešly, ale neposuzuje, zda jsou vaše údaje obsahově úplné nebo správné pro konkrétní povinnost. To zůstává na samotné platformě a na vás. Reglia je vrstva, která zajišťuje, aby to, co vyplníte, bylo všude stejné a aktuální; to, co se od vás přesně požaduje, zůstává úkolem každé platformy zvlášť.
Chcete-li vidět, které platformy jsou v současnosti připojeny k reglia a na co jsou jednotlivé určeny, najdete tento přehled na přehled připojených platforem.