Jeśli podlegasz różnym wymogom w różnych platformach compliance, często robisz ten sam błąd: zmiana danych firmy zostaje przeprowadzona w jednym miejscu i zapomniana w pozostałych. Nowy adres, inna osoba kontaktowa, zmieniona liczba pracowników lub nowy asortyment produktów jest wtedy co prawda aktualna w systemie, gdzie przypadkowo dokonałeś zmiany jako pierwszy, ale wciąż zawiera stare dane wszędzie indziej. Zwykle się tego nie zauważysz od razu i to jest dokładnie problem.
Powód, dla którego tak się to często dzieje, nie leży w niedbałości, ale w tym, jak systemy są skonstruowane. Każda platforma ma swój własny formularz, swój własny login i swój własny schemat pytań. Dane wpisujesz w momencie, gdy musisz coś załatwić, a nie w momencie, gdy w Twojej firmie coś się zmienia. Zmianę adresu zgłaszasz Izbie Handlowo-Przemysłowej i swojemu księgowemu, ale nie automatycznie czterem portalom compliance, na których ostatnio logowałeś się pół roku temu.
Dlaczego to więcej niż niedogodność administracyjna
Ryzyko przestarzałych danych na jednej z platform nie tkwi w samych danych, ale w tym, co z tego wynika. Zawiadomienie o zbliżającym się terminie wysyłane na stary adres e-mail nie zostanie przeczytane. Osoba kontaktowa, która już u Ciebie nie pracuje, otrzymuje pytania, które do nikogo nie trafiają. Jeśli chodzi o merytoryczną stronę tych terminów i zawiadomień: oceniasz to z prawnikiem lub, gdzie ma to zastosowanie, właściwym organem nadzoru. Sama reglia nie zajmuje stanowiska w tej sprawie. To, co ten artykuł może powiedzieć, to strona praktyczna: jak zagwarantować, że właściwe informacje znajdują się we właściwym miejscu.
Jak błąd powstaje w praktyce
W większości firm nie ma jednego momentu, w którym ktoś świadomie decyduje, że nie będzie aktualizować danych. Dzieje się to na marginesie: ktoś szybko coś załatwia na jednej platformie, bo mija termin, a pozostałe trzy pozostają na razie poza zasięgiem. W małej firmie z jednym odpowiedzialnym jest to już trudne do prześledzenia; w firmie, gdzie administracja, HR i sprzedaż każdy zarządzają swoją platformą, jest to prawie nieuniknione, że nikt nie ma przeglądu tego, co gdzie się znajduje.
Ponadto platformy wzajemnie o sobie nic nie wiedzą. Jedna platforma prosi o Twój numer KvK, numer VAT i listę produktów; druga prosi dokładnie o te same dane w nieco innym formacie. Bez centralnego miejsca, gdzie te dane znajdują się jednorazowo, nie jest kwestią czy dane kiedyś się rozbiegną, ale kiedy.
Co rzeczywiście pomaga to zapobiec
Najbezpośredniejszy sposób, aby zapobiec temu błędowi, to utrzymywać dane, które są używane w wielu miejscach, również w jednym miejscu i rozesyłać je stamtąd. To dokładnie dlatego reglia oferuje dossier firmy i produktów, które wypełniasz jednorazowo i który włączone platformy odczytują: zmianę adresu lub osoby kontaktowej przeprowadzasz jeden raz, zamiast pamiętać, w ilu miejscach te same dane stoją jeszcze raz. Przeczytaj, jak dokładnie działa to odczytywanie i co reglia robi i nie robi z Twoimi danymi, na stronie o tym, jak działa reglia.
Drugi, mniejszy, ale równie częsty błąd wiąże się z tym: konto zarejestrowane na nazwisko jednego pracownika zamiast na osobę prawną. Jeśli pracownik zmienia funkcję lub opuszcza firmę, dostęp do konta znika razem z nim, a nikt już nie ma przeglądu tego, co jest do zrobienia. Konto biznesowe powiązane z numerem KvK zamiast z osobistym adresem e-mail to unika.
To, czy platforma przechowuje Twoje dane i co się z nimi dzieje, jeśli je zmieniasz lub wycofujesz, możesz przeczytać na stronie o bezpieczeństwie i prywatności. Jeśli wątpisz, czy określona zmiana musi być przeprowadzona we wszystkich odpowiednich miejscach, możesz znaleźć szereg typowych sytuacji na stronie z najczęściej zadawanymi pytaniami.
Co to nie rozwiązuje
Jedno centralne dossier zapobiega rozbieżnościom danych między platformami, ale nie ocenia, czy Twoje dane są merytorycznie kompletne lub poprawne dla konkretnego obowiązku. Odpowiedzialność za to pozostaje po stronie samej platformy i po Twojej stronie. Reglia to warstwa, która zapewnia, że to, co wypełnisz, jest wszędzie takie samo i aktualne; to, co dokładnie od Ciebie wymagane, pozostaje zadaniem każdej platformy z osobna.
Jeśli chcesz zobaczyć, które platformy są obecnie połączone z reglia i do czego każda z nich służy, ten przegląd znajdziesz na przegląd połączonych platform.