Όταν υπόκεισθε σε διάφορες υποχρεώσεις σε διάφορες πλατφόρμες συμμόρφωσης, συχνά κάνετε το ίδιο λάθος: μια αλλαγή στα δεδομένα της εταιρείας πραγματοποιείται σε ένα σημείο και ξεχνιέται στα άλλα. Μια νέα διεύθυνση, ένας διαφορετικός υπεύθυνος επικοινωνίας, ένας τροποποιημένος αριθμός υπαλλήλων ή ένα νέο εύρος προϊόντων είναι τότε σωστά στο σύστημα όπου τυχαία το τροποποιήσατε πρώτα, και ακόμα με τα παλιά δεδομένα στα υπόλοιπα. Συνήθως δεν το παρατηρείτε αμέσως, και αυτό είναι ακριβώς το πρόβλημα.
Ο λόγος που συμβαίνει αυτό τόσο συχνά δεν οφείλεται στην απροσεξία αλλά στον τρόπο κατασκευής των συστημάτων. Κάθε πλατφόρμα έχει τη δική της φόρμα, τη δική της σύνδεση και τον δικό της ρυθμό ερωτήσεων. Συμπληρώνετε δεδομένα τη στιγμή που πρέπει να ρυθμίσετε κάτι, όχι τη στιγμή που κάτι αλλάζει στην επιχείρησή σας. Μια αλλαγή διεύθυνσης την πραγματοποιείτε στο Εμπορικό Επιμελητήριο και στον λογιστή σας, αλλά όχι αυτόματα σε τέσσερις πύλες συμμόρφωσης όπου συνδεθήκατε για τελευταία φορά πριν έξι μήνες.
Γιατί αυτό είναι περισσότερο από ένα διοικητικό ενοχλητικό σημείο
Ο κίνδυνος παρωχημένων δεδομένων σε μία από τις πλατφόρμες δεν βρίσκεται στα ίδια τα δεδομένα, αλλά σε αυτό που ακολουθεί. Μια ειδοποίηση σχετικά με μια προσεχή προθεσμία που αποστέλλεται σε μια παλιά διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν διαβάζεται. Ένας υπεύθυνος επικοινωνίας που δεν εργάζεται πλέον σε εσάς λαμβάνει ερωτήματα που δεν φτάνουν σε κανέναν. Όσον αφορά την ουσιαστική πλευρά αυτών των προθεσμιών και ειδοποιήσεων: αυτό αξιολογείτε με έναν νομικό ή, όπου ισχύει, τον αρμόδιο εποπτικό φορέα. Το ίδιο το reglia δεν κάνει καμία δήλωση σχετικά με αυτό. Αυτό που αυτό το άρθρο μπορεί να πει είναι η πρακτική πλευρά: πώς εμποδίζετε τη σωστή πληροφορία να μην βρίσκεται στο σωστό σημείο.
Πώς το λάθος προκύπτει στην πράξη
Στις περισσότερες επιχειρήσεις δεν υπάρχει ένα μόνο σημείο όπου κάποιος συνειδητά αποφασίζει να μην ενημερώσει τα δεδομένα. Συμβαίνει περιθωριακά: κάποιος ρυθμίζει γρήγορα κάτι σε μία πλατφόρμα επειδή υπάρχει προθεσμία, και οι άλλες τρεις δεν είναι στο ραντάρ για λίγο. Σε μια μικρή επιχείρηση με έναν υπεύθυνο αυτό είναι ήδη δύσκολο να εποπτευθεί· σε μια επιχείρηση όπου η διοίκηση, τα ανθρώπινα δυναμικά και η πλευρά πωλήσεων διαχειρίζονται καθεμία τη δική της πλατφόρμα, είναι σχεδόν αναπόφευκτο ότι κανείς δεν έχει μια ολοκληρωμένη εικόνα για το τι υπάρχει όπου.
Επιπλέον, οι πλατφόρμες δεν γνωρίζουν η μία για την άλλη. Μία πλατφόρμα ζητά τον αριθμό KvK σας, τον αριθμό ΦΠΑ και μια λίστα προϊόντων· η άλλη ζητά ακριβώς τα ίδια δεδομένα σε ένα ελαφρώς διαφορετικό μορφότυπο. Χωρίς κεντρικό σημείο όπου αυτά τα δεδομένα υπάρχουν μόνο μία φορά, δεν είναι ζήτημα αν τα δεδομένα ποτέ θα αποκλίνουν, αλλά πότε.
Τι πράγματι βοηθά να το αποτρέψετε
Ο πιο άμεσος τρόπος να αποτρέψετε αυτό το λάθος είναι να διατηρήσετε τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται σε πολλά σημεία και σε ένα μόνο σημείο και να τα μεταδώσετε από εκεί. Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος που το reglia προσφέρει ένα δοσίμο εταιρείας και προϊόντος που συμπληρώνετε μία φορά και το οποίο οι συνδεδεμένες πλατφόρμες διαβάζουν: μια αλλαγή στη διεύθυνση ή τον υπεύθυνο επικοινωνίας την πραγματοποιείτε μία φορά, αντί να πρέπει να θυμάστε σε πόσα σημεία υπάρχουν ξανά τα ίδια δεδομένα. Πώς λειτουργεί ακριβώς αυτό το διάβασμα και τι κάνει το reglia με τα δεδομένά σας και τι όχι, μπορείτε να διαβάσετε στο τη σελίδα για το πώς λειτουργεί το reglia.
Ένα δεύτερο, μικρότερο αλλά εξίσου συχνό λάθος σχετίζεται με αυτό: ένας λογαριασμός που είναι ονοματιστί σε έναν υπάλληλο αντί να είναι στη νομική οντότητα. Αν αυτός ο υπάλληλος αλλάξει θέση ή φύγει από την επιχείρηση, η πρόσβαση στο λογαριασμό χάνεται μαζί του ή με αυτήν, και κανείς δεν έχει πλέον μια ολοκληρωμένη εικόνα για το τι είναι σε εκκρεμότητα. Ένας επαγγελματικός λογαριασμός που συνδέεται με τον αριθμό KvK σας αντί με μια προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτρέπει αυτό.
Αν μια πλατφόρμα διατηρεί δεδομένα από εσάς και τι συμβαίνει όταν τα τροποποιήσετε ή τα ανακαλέσετε, μπορείτε να διαβάσετε στο τη σελίδα για την ασφάλεια και την ιδιωτικότητα. Αν αμφιβάλλετε για το αν μια συγκεκριμένη αλλαγή πρέπει να πραγματοποιηθεί σε όλα τα σχετικά σημεία, θα βρείτε ένα ορισμένο αριθμό συχνών καταστάσεων στο τη σελίδα με τις συχνές ερωτήσεις.
Αυτό που δεν το επιλύει
Ένας κεντρικός φάκελος εμποδίζει τα δεδομένα να αποκλίνουν μεταξύ των πλατφορμών, αλλά δεν αξιολογεί εάν τα δεδομένα σας είναι ουσιαστικά πλήρη ή ακριβή για μια συγκεκριμένη υποχρέωση. Αυτό παραμένει στην ίδια την πλατφόρμα και στον εαυτό σας. Το reglia είναι το περίβλημα που διασφαλίζει ότι αυτό που εισάγετε είναι παντού ίδιο και ενημερωμένο. αυτό που ζητείται ακριβώς από σας παραμένει η δουλειά κάθε πλατφόρμας ξεχωριστά.
Εάν θέλετε να δείτε ποιες πλατφόρμες είναι αυτήν την στιγμή συνδεδεμένες στο reglia και σε τι προορίζεται κάθε μία, θα βρείτε αυτήν την επισκόπηση στο η επισκόπηση των συνδεδεμένων πλατφορμών.