Ako ste dužni na različitim compliance-platformama, često napravite istu grešku: promjena podataka o poduzeću provede se na jednom mjestu i zaboravi na ostalima. Nova adresa, nova kontaktna osoba, promijenjen broj zaposlenih ili novi asortiman proizvoda tada je ispravan u sustavu gdje ste ga slučajno prvi put promijenili, ali stari podaci ostaju na ostalim mjestima. Obično to ne primijetite odmah, a upravo je to problem.
Razlog što se to tako često događa, nije u nemar nego u tome kako su sustavi ustrojeni. Svaka platforma ima svoj oblik, svoju prijavu i svoj ritam postavljanja pitanja. Podatke unošite u trenutku kada trebate nešto urediti, a ne u trenutku kada se nešto promijeni u vašem poduzeću. Promjenu adrese prijavite Trgovačkoj komori i svojem računovodstvu, ali ne automatski na četiri compliance-portala na koje ste zadnju putanju prijavili prije pola godine.
Zašto je to više od samo administrativnog neugodnosti
Rizik od zastarjelih podataka na jednoj od platformi nije u samim podacima, već u onome što uslijedi. Obavijest o nadolazećem roku koja ide na staru e-mail adresu, neće biti pročitana. Kontaktna osoba koja više ne radi kod vas, primiti će pitanja koja nikome više neće biti proslijeđena. Što se tiče sadržajne strane tih rokova i obavijesti: to procjenjujete s pravnikom ili, gdje je primjenjivo, sa nadležnim nadzornim organom. Reglia sama ne daje nikakvu prosudbu o tome. Gdje ovaj članak može reći nešto, je praktična strana: kako osigurate da su pravi podaci na mjestu gdje trebaju biti.
Kako greška nastaje u praksi
U većini poduzeća nema jednoga trenutka u kojem netko svjesno odluči ne ažurirati podatke. Događa se usputno: netko brzo što uredi na jednoj platformi jer je rok, a ostale tri nisu na radaru. U malom poduzeću s jednom osobom odgovornom, to je već teško pratiti; u poduzeću gdje administracija, HR i prodaja svaka upravljaju svojom platformom, gotovo je neizbježno da nitko nema pregled što gdje stoji.
Dodajmo tome što međusobno platforme ne znaju jedna o drugoj. Jedna platforma traži vaš KvK-broj, PDV-broj i popis proizvoda; druga traži potpuno iste podatke u malo drugačijem formatu. Bez centralnog mjesta gdje su ti podaci samo na jednom mjestu, nije pitanje hoće li se podaci ikada razići, već kada.
Što pomaže da se to spriječi
Najneposredniji način da sprječite ovu grešku, je održavati podatke koji se koriste na nekoliko mjesta samo na jednom mjestu i od ondje ih proslijediti. Upravo zato reglia nudi popis podataka o poduzeću i proizvodima koji jednom popunite i koji priključene platforme čitaju: promjenu adrese ili kontaktne osobe provedete jednom, umjesto da trebate pamtiti na koliko mjesta stoje ti isti podaci. Kako to čitanje točno funkcionira i što reglia sa vašim podacima čini i ne čini, čitajte na stranici o tome kako reglia funkcionira.
Druga, manja ali jednako česta greška je vezana uz to: račun koji stoji na ime jednog zaposlenog umjesto na pravnu osobu. Ako taj zaposlenik promijeni funkciju ili napusti poduzeće, pristup računu otpada s njim ili njom, i nitko više nema pregled što je otvoreno. Poslovni račun vezan uz vaš KvK-broj umjesto na osobnu e-mail adresu to sprječava.
Čuva li platforma vaše podatke i što se s njima dogodilo ako ste ih promijenili ili povukli, možete pročitati na stranici o sigurnosti i privatnosti. Ako sumnjate trebate li neka određena promjena biti provođena na svim relevantnim mjestima, broj često postavljanih situacija možete pronaći na stranicu često postavljenih pitanja.
Što ovo ne rješava
Jedno centralno dosje sprječava da se podaci razilaze između platformi, ali ne procjenjuje je li vaš dosje sadržajno potpun ili točan za određenu obvezu. To ostaje na samoj platformi, i na vama. Reglia je ljuska koja osigurava da je ono što unosite svugdje isto i ažurno; što se točno od vas traži, ostaje zadatak svake platforme pojedinačno.
Ako želite vidjeti koje su platforme trenutno povezane s reglijom i čemu je svaka od njih namijenjena, taj ćete pregled pronaći na pregled povezanih platformi.