Kto spĺňa rôzne povinnosti prostredníctvom rôznych compliance-platforiem, často spácha tú istú chybu: zmena v údajoch o podniku sa vykoná na jednom mieste a na druhom sa zabudne. Nová adresa, iný kontaktný pracovník, zmenený počet zamestnancov alebo nový sortiment produktov je potom správny v systéme, kde ste ho náhodou najskôr upravili, a stále so starými údajmi v ostatných. Zvyčajne si to hneď všimnete, a to je presne ten problém.
Dôvod, prečo sa to deje tak často, nespočíva v nedbanlivosti, ale v tom, ako sú systémy usporiadané. Každá platforma má svoj vlastný formulár, svoje vlastné prihlásenie a svoj vlastný rytmus otázok. Údaje vyplňujete v okamihu, keď musíte niečo vyriešiť, nie v okamihu, keď sa niečo zmení vo vašom podniku. Zmenu adresy vykonáte v Obchodnom registri a u svojho účetného, ale nie automaticky na štyroch compliance-portáloch, na ktoré ste sa naposledy prihlásili pred pol rokom.
Prečo je to viac ako administratívne úsilie
Riziko zastarnutých údajov na jednej z platforiem nespočíva v samotných údajoch, ale v tom, čo z nich vyplýva. Oznámenie o blížiacej sa lehote, ktoré ide na starú e-mailovú adresu, nie je prečítané. Kontaktný pracovník, ktorý u vás už nepracuje, dostane otázky, ktoré sa k nikomu nedostanú. Pokiaľ ide o obsah týchto lehôt a oznámení, zhodnotíte to s právnikom alebo, kde je to vhodné, s príslušným dozorným úradom. Reglia sama o tom nevyjadruje stanovisko. To, čo je článok schopný povedať, je praktická stránka: ako si zabezpečíte, aby boli správne informácie na správnom mieste.
Ako sa chyba v praxi stáva
Vo väčšine podnikov neexistuje jeden okamiž, v ktorom by sa niekto uvedomele rozhodol neaktualizovať údaje. Stáva sa to na okraji: niekto rýchlo niečo vyrieši na jednej platforme, pretože existuje lehota, a ostatné tri sú chvíľu mimo prehľadu. V malom podniku s jedným zodpovedným pracovníkom je to už ťažko viditeľné; v podniku, kde administratíva, HR a predajný tím spravujú každý svoju vlastnú platformu, je takmer nevyhnutné, že nikto nemá prehľad o tom, čo kde je.
Okrem toho si platformy navzájom nič nevedia. Jedna platforma vás pýta na vaše KvK-číslo, DIČ a zoznam produktov; druhá sa vás pýta na presne rovnaké údaje v trochu inom formáte. Bez centrálneho miesta, kde by tieto údaje stáli raz, nejde o otázku, či sa údaje niekedy rozpolia, ale kedy.
Čo pomáha, aby sa to predchádzalo
Najpriamejší spôsob, ako predísť tejto chybe, je udržiavať údaje, ktoré sa používajú na viacerých miestach, aj na jednom mieste a odtiaľ ich zabezpečiť. To je presne dôvod, prečo reglia ponúka obchodný a produktový dossier, ktorý vyplníte raz a ktorý si prečítajú pripojené platformy: zmenu v adrese alebo kontaktnom pracovníkovi vykonáte raz, namiesto toho, aby ste si museli pamätať, na koľkých miestach sú rovnaké údaje. Ako presne toto čítanie funguje a čo s vašimi údajmi reglia robí a nerobí, sa dozviete na stránke o tom, ako funguje reglia.
Druhá, menšia, ale rovnako často sa vyskytujúca chyba s tým súvisí: účet na meno jedného zamestnanca namiesto na právnickej osobe. Ak tento zamestnanec zmení funkciu alebo odíde z podniku, s ním alebo s ňou zmizne aj prístup na účet a nikto už nemá prehľad o tom, čo je otvorené. Obchodný účet viazaný na vaše KvK-číslo namiesto na osobnú e-mailovú adresu tomu bráni.
Či platforma uchovávajúce vašich údajov a čo sa s nimi deje, keď ich zmeníte alebo intriahol, si môžete prečítať na stránke o bezpečnosti a súkromí. Ak si nie ste istí, či by sa určitá zmena mala vykonať na všetkých relevantných miestach, nájdete na webovej stránke niekoľko často kladaných situácií. stránke s často kladanými otázkami.
Čo to nerieši
Jeden centrálny dossier zabráňuje tomu, aby sa údaje medzi platformami rozdelili, ale neposúdi, či sú vaše údaje obsahovo úplné alebo správne pre konkrétnu povinnosť. To zostáva na platforme samotnej a na vás. Reglia je schránka, ktorá zabezpečuje, že to, čo zadáte, je všade rovnaké a aktuálne; to, čo sa presne od vás vyžaduje, zostáva úlohou každej jednotlivej platformy.
Ak chcete vidieť, ktoré platformy sú v súčasnosti pripojené k reglia a na čo slúžia, nájdete tento prehľad na prehľad pripojených platforiem.