Dacă sunteți supus unor obligații diferite la platforme de conformitate diferite, faceți adesea aceeași greșeală: o modificare a datelor companiei este efectuată într-un singur loc și uitată în celelalte. O nouă adresă, o persoană de contact diferită, un număr modificat de angajați sau un asortiment de produse nou se reflectă corect în sistemul în care l-ați adaptat mai întâi, dar rămân cu datele vechi în rest. De obicei, nu observați asta imediat, și asta este exact problema.
Motivul pentru care se întâmplă atât de des nu ține de neglijență, ci de modul în care sunt structurate sistemele. Fiecare platformă are propriul formular, propriul login și propriul ritm de întrebări. Introduceți datele în momentul în care trebuie să rezolvați ceva, nu în momentul în care se schimbă ceva în compania dumneavoastră. O modificare de adresă o efectuați la Camera de Comerț și la contabilul dumneavoastră, dar nu automat la patru portaluri de conformitate în care v-ați conectat pentru ultima dată acum o jumătate de an.
De ce aceasta este mai mult decât un inconvenient administrativ
Riscul datelor învechite pe una dintre platforme nu ține de datele în sine, ci de ceea ce urmează. O notificare cu privire la o termină care se apropie trimisă la o adresă de e-mail veche nu este citită. O persoană de contact care nu mai lucrează la dumneavoastră primește întrebări care nu ajung la nimeni. Pentru aspectul substantiv al acestor termene și notificări: evaluați aceasta cu un jurist sau, unde este cazul, cu autoritatea competentă de supraveghere. Reglia în sine nu face nicio declarație cu privire la aceasta. Ceea ce poate spune acest articol este latura practică: cum evitați ca informația corectă să nu fie în locul corect.
Cum apare greșeala în practică
În majoritatea companiilor, nu există un singur moment în care cineva decide în mod conștient să nu actualizeze datele. Se întâmplă în marja: cineva rezolvă rapid ceva pe o platformă pentru că există o termen limită, iar celelalte trei nu sunt pe radar în acel moment. La o mică companie cu un singur responsabil, asta este deja greu de supravegheat; la o companie în care administrația, HR și vânzările își administrează fiecare propria platformă, este aproape inevitabil ca nimeni să nu aibă o imagine de ansamblu asupra a ceea ce se află unde.
Inoltre, platformele nu știu nimic una despre alta. O platformă vă cere numărul KvK, numărul TVA și o listă de produse; cealaltă cere exact aceleași date într-un format ușor diferit. Fără un loc central în care aceste date să stea o singură dată, nu e vorba de dacă datele se vor desincroniza, ci de când.
Ce ajută să preveniți asta
Cel mai direct mod de a preveni această greșeală este să mențineți datele care sunt utilizate în mai multe locuri și doar într-un singur loc, și să le transmiteți de acolo. Asta este exact motivul pentru care reglia oferă un dosar de companie și produs pe care îl completați o singură dată și care platformele conectate îl citesc: o modificare a adresei sau a persoanei de contact o efectuați o singură dată, în loc să trebuie să vă amintiți pe câte locuri se mai află aceleași date. Cum funcționează exact citirea și ce face reglia și ce nu face cu datele dumneavoastră, puteți citi pe pagina despre cum funcționează reglia.
O a doua greșeală, mai mică dar la fel de frecventă, este legată de aceasta: un cont care este pe numele unui singur angajat în loc de pe cea a persoanei juridice. Dacă acel angajat se schimbă din funcție sau pleacă din companie, accesul la cont dispare cu el sau ea, și nimeni nu mai are o imagine de ansamblu asupra a ceea ce este în așteptare. Un cont de afaceri care ține de numărul KvK în loc de o adresă de e-mail personală previne asta.
Dacă o platformă păstrează datele dumneavoastră și ce se întâmplă cu ele dacă le modificați sau retrageți, puteți citi pe pagina despre securitate și confidențialitate. Dacă vă întrebați dacă o anumită modificare trebuie efectuată la toate locurile relevante, veți găsi un număr de situații frecvente pe pagina cu întrebări frecvente.
Ce nu rezolvă asta
Un dosar central unic previne divergența datelor între platforme, dar nu evaluează dacă datele dumneavoastră sunt din punct de vedere substanțial complete sau corecte pentru o obligație specifică. Aceasta rămâne responsabilitatea platformei în sine și a dumneavoastră. Reglia este interfața care se asigură că ceea ce completați rămâne identic și actual peste tot; ceea ce vi se cere în mod specific rămâne sarcina fiecărei platforme în parte.
Dacă doriți să vedeți ce platforme sunt conectate la reglia în acest moment și pentru ce sunt destinate fiecare, veți găsi acest rezumat pe rezumatul platformelor conectate.