Quem tem várias obrigações em diferentes plataformas de compliance comete frequentemente o mesmo erro: uma alteração nos dados da empresa é registrada num único lugar e esquecida nos outros. Um novo endereço, uma pessoa de contacto diferente, um número alterado de colaboradores ou um novo sortimento de produtos fica correto no sistema onde o atualizou por acaso em primeiro lugar, mas mantém os dados antigos em todo o resto. Normalmente não o nota imediatamente, e é precisamente esse o problema.
A razão pela qual isto acontece tão frequentemente não se deve a negligência, mas à forma como os sistemas estão configurados. Cada plataforma tem o seu próprio formulário, o seu próprio login e o seu próprio ritmo de questões. O utilizador preenche dados no momento em que tem de resolver algo, não no momento em que algo muda na sua empresa. Uma alteração de morada regista-a na Câmara do Comércio e no seu contabilista, mas não automaticamente em quatro portais de compliance onde iniciou sessão pela última vez há meia ano.
Porque é que isto é mais do que um incómodo administrativo
O risco de dados desatualizados numa das plataformas não está nos dados em si, mas no que se segue. Uma notificação sobre um prazo que se aproxima, enviada para um endereço de e-mail antigo, não é lida. Uma pessoa de contacto que já não trabalha consigo recebe questões que não chegam a mais ninguém. Quanto ao aspecto substantivo desses prazos e notificações: avalia-o com um jurista ou, quando aplicável, a autoridade supervisora competente. A reglia em si não toma posição sobre isto. O que este artigo pode dizer respeito é ao aspecto prático: como garante que a informação correta está no lugar certo.
Como o erro ocorre na prática
Na maioria das empresas não há um único momento em que alguém decide conscientemente não atualizar dados. Acontece à margem: alguém resolve rapidamente algo numa plataforma porque há um prazo, e as outras três não estão por enquanto no radar. Numa pequena empresa com uma única pessoa responsável, já é difícil de acompanhar; numa empresa onde a administração, RH e a área comercial gerem cada uma a sua própria plataforma, é quase inevitável que ninguém tenha uma visão geral do que está onde.
Acresce que as plataformas não sabem nada umas das outras. Uma plataforma pede o seu número de KvK, número de IVA e uma lista de produtos; outra pede exatamente os mesmos dados num formato ligeiramente diferente. Sem um lugar central onde esses dados se encontrem uma única vez, não se trata de se os dados alguma vez ficarão desatualizados, mas de quando.
O que ajuda a evitar isto
A forma mais direta de evitar este erro é manter os dados utilizados em vários locais num único local e fazê-los circular a partir daí. É exatamente por isso que a reglia oferece um dossier empresarial e de produtos que preenche uma única vez e que as plataformas ligadas consultam: uma alteração no endereço ou na pessoa de contacto faz-a uma única vez, em vez de ter de se lembrar em quantos lugares esses dados aparecem novamente. Como exatamente funciona essa consulta e o que a reglia faz e não faz com os seus dados, pode ler em a página sobre como a reglia funciona.
Um segundo erro, menor mas igualmente frequente, está relacionado com isto: uma conta em nome de um colaborador em vez de da pessoa coletiva. Se esse colaborador muda de função ou deixa a empresa, o acesso à conta desaparece com ele, e ninguém fica com uma visão geral do que está pendente. Uma conta comercial ligada ao seu número de KvK em vez de a um endereço de e-mail pessoal evita isto.
Se uma plataforma guarda dados seus e o que acontece quando os altera ou inteira, pode ler em a página sobre segurança e privacidade. Se duvida se uma determinada alteração deve ser registada em todos os lugares relevantes, encontra um número de situações frequentes em a página de perguntas frequentes.
O que isto não resolve
Um dossier central único evita que os dados se dispersem entre plataformas, mas não avalia se seus dados são substantivamente completos ou corretos para uma obrigação específica. Isso continua a ser responsabilidade da própria plataforma e sua. Reglia é a camada que garante que o que você preenche seja igual e atual em todos os lugares; o que exatamente é solicitado de você permanece sendo a tarefa de cada plataforma individualmente.
Se deseja ver quais plataformas estão atualmente acopladas a reglia e para que serve cada uma delas, você encontra esse resumo em o resumo das plataformas acopladas.