Meta għal kulħadd li għandha obbligi differenti fuq platafformi ta' compliance differenti, ħafna drabi jsir l-istess żball: bidla fid-data tal-kumpanija tintwetweq f'post wieħed u tinsea fuq l-ieħor. Indirizz ġdid, persuna ta' kuntatt differenti, numru modifkat ta' impjegati jew assortiment ta' prodotti ġdid allura hija korretta fil-sistema fejn inti aċċidentalment l-ewwel adattatha, u għadha bil-data tal-qadim fil-bqija. Ħaffa drabi mhux immedjat, u dak precizz hu l-problema.
Ir-raġuni li din issir ħaffa drabi mhix dovuta għal negliġenza iżda għad-dak kif is-sistemi huma strukturati. Kull platform għandha l-formola tiegħu l-eħ, il-login tiegħu l-eħ u r-ritmu tiegħu l-eħ ta' mistoqsija. Inti tidħol data fil-mument li jrid tirriżolvi xi ħaġa, mhux fil-mument li xi ħaġa nbidlet fil-kumpanija tiegħek. Bidla fl-indirizz tinkaxkax ċ-Ċamera tal-Kummerċ u mal-kontabilist tiegħek, iżda mhux awtomatikament fuq erba' portali ta' compliance fejn inti loggajt l-aħħar ħin nofs sena ilu.
Għaliex din aktar milli inkonvenjenz amministrattiv
Ir-riskju ta' data qadima fuq wieħed mill-platafformi mhux fil-data nnifisha, iżda f'dak li ġej wara. Notifika dwar termini li qed jaqarbu li tmur fuq indirizz tal-posta elettronika qadim, ma tintqarax. Persuna ta' kuntatt li m'għadx taħdem magħalik, tikseb mistoqsija li ma jmorru lil ħadd aktar. Għall-parti substantiva ta' dawk it-termini u n-notifiki: din tivalutahi inti b'ħamsa jew, fejn applikabbli, l-awtorità ta' sorveljanza kompetenti. Reglia nnifisha m'tagħmilx dikjarazzjoni dwarhom. Fejn l-artikolu dan jista' jgħid xi ħaġa, hu l-aspett pratiku: kif tipprevjeni li l-informazzjoni tajba mhix fil-post tajjib.
Kif il-żball jseħħ fil-praktika
Fil-biċċa l-kbira tal-kumpaniji m'hemm ebda mument fejn xi wieħed b'mod koscenzjuz jiddeċiedi li m'agħhomx l-aġġornament tal-data. Din sseħħ fl-marġini: xi wieħed harġa jirriżolvi xi ħaġa malajr fuq platform wieħed għax hemm deadline, u l-ieħor tlieta jistgħu jistennew. Ma kumpanija żgħira b'persuna responsabbli waħda huwa faċli għal-verifika; ma kumpanija fejn l-amministrazzjoni, HR u l-parti tal-bejgħ kull wieħed jimmonitorja l-platform tiegħu, huwa kważi inevitabbli li ħadd m'għandux il-veduta tal-ħaġa.
Hemm ukoll il-fatt li platafformi m'għandhomx l-ebda idea l-wieħed dwar l-ieħor. Il-platform wieħed jitlob il-KvK-numru tiegħek, in-numru VAT u lista ta' prodotti; l-ieħor jitlob il-preċiż l-istess data f'format xitwqal differenti. Mingħajr post ċentrali fejn din id-data hemm miegħu wieħed, mhux kwistjoni tal-jekk id-data ma jridu l-ebda wieħed jista' jiddiverġu, iżda meta.
X'saħħ biex tipprevjeni dan
Il-mod l-iktar dirett biex tipprievni dan il-żball hu l-data li tintuża fuq postijiet multipli, għal-żur fuq post wieħed biss tifiha u tippropagaha minn hemm. Dak eżattament hu għaliex reglia toffri dossier kummerċjali u produktu li inti tidħolha miegħu miegħek u li l-platafformi konessi qrawhom: bidla fl-indirizz jew il-persuna ta' kuntatt tidħolha inti miegħu, minflok li jrid tiftakker fuq kemm-il post l-istess data għadha hemm ieħor. Kif il-qari eżatt jaħdem u x'reglia jagħmel u ma tagħmlux mal-data tiegħek, aqra fuq il-paġna dwar kif reglia taħdem.
Zweens żball iżgħar iżda bħala drabi maħduma: acount li għandu l-isem ta' impjiegat wieħed minflok fuq il-ġuridiku. Jekk l-impjiegat jibdel funzjoni jew jħalli l-kumpanija, l-aċċess għall-acount telgħu magħu jew magħha, u ħadd m'għadx għad-veduta ta' x'hemm imdaħħal. Acount kummerċjali li jiddaq bil-KvK-numru tiegħek minflok fuq indirizz tal-posta elettronika personali jipprevjeni dan.
Jekk platform ma jiċħad id-dejta tiegħek u x'jiġri magħha meta tbiddilha jew tirtiraħa, tista' taqra fuq il-paġna dwar is-sigurtà u l-privatezza. Jekk int talaq jekk ċertu bidla għandha tiġi implimentata fuq il-postijiet relevanti kollha, tista' ssib numru ta' sitwazzjonijiet li jittittiequ spiss fuq il-paġna ta' mistoqsijiet li jirrepetu.
Dak li dan ma jsolviex
Dossier ċentrali wieħed jipprevjeni li d-dejta tinqasam bejn il-platforms, iżda ma jivvalutax jekk id-dejta tiegħek tkun kompleta jew kkorretta mill-lat ta' obbligazzjoni speċifika. Dak jibqa' bil-platform nnifsu, u ma' tiegħek. Reglia hija l-qaż li tgħin biex dak li tidħol, ikun l-istess u rikurrent kullimkien; dak li preċiżament mitlub mingħalik, jibqa' l-kompitu ta' kull platform separatament.
Jekk trid tara liema platforms huma konness sa reglia bħalissa u għaliex li kull wieħed minnhom huwa maħsub, tista' issib dik l-ħajja fuq l-ħajja tal-platforms konness.