Aki több compliance-platform előírásait kell teljesítenie egyszerre, gyakran követi el ugyanazt a hibát: egy üzleti adatok módosítása csak egy helyen kerül rögzítésre, a többin pedig elmarad. Egy új cím, egy másik kapcsolattartó, a munkavállalók megváltozott száma vagy egy módosított termékskála ugyan naprakész lesz abban a rendszerben, ahol véletlenül először frissítette, de régi adatokkal marad az összes többi helyen. Ezt általában nem veszíti észre azonnal, és pontosan ez a probléma.
Az oka annak, hogy ez olyan gyakran fordul elő, nem a gondatlanság, hanem a rendszerek felépítése. Mindegyik platform saját formmal rendelkezik, saját bejelentkezéssel és saját kérdéssorrenddel. Az adatokat akkor tölti ki, amikor valamit intézni kell, nem akkor, amikor az üzletben valami megváltozik. Egy címváltozást rögzít a Kereskedelmi Kamaránál és a könyvelőjénél, de nem automatikusan a négy compliance-portálon, ahol fél éve utoljára jelentkezett be.
Miért több ez, mint egy administratív kellemetlenség
Az egyik platform elavult adatainak kockázata nem magukban az adatokban rejlik, hogy mi következik belőlük. Egy határidőre figyelmeztető értesítés, amely egy régi e-mail-címre érkezik, nem olvasható el. Egy olyan kapcsolattartó, aki már nem a cégnél dolgozik, olyan kérdéseket kap, amelyek végül senkihez sem érnek el. Az ezekhez tartozó határidőkkel és értesítésekkel kapcsolatos tartalmi kérdésekben: ezt egy ügyvéddel vagy szükség esetén az illetékes felügyeleti hatósággal értékelje. A reglia ezt nem értékeli. Ahol ez a cikk valamit mondhat, az a gyakorlati oldal: hogyan biztosíthatja, hogy a megfelelő információ a megfelelő helyen legyen.
Hogyan keletkezik a hiba a gyakorlatban
A legtöbb vállalkozásnál nem egy olyan pillanat van, amikor valaki tudatosan úgy dönt, hogy nem frissíti az adatokat. Ez a margón történik: valaki gyorsan elintéz valamit egy platformon, mert van egy határidő, a másik három pedig nem jut eszébe. Egy kisebb vállalkozásnál, ahol egy felelős van, már ez is nehéz követni; egy olyan vállalkozásnál, ahol az adminisztráció, HR és az értékesítés mindegyike saját platformot kezel, szinte elkerülhetetlen, hogy senki sem tudja, hogy mi hol van.
Hozzájön még, hogy a platformok nem tudnak egymásról. Az egyik platform a KvK-száma, az általános forgalmi adó száma és terméklista iránt kérdez; a másik ugyanazokat az adatokat egy kicsit más formátumban kéri. Egy olyan központi hely nélkül, ahol ezek az adatok csak egyszer állnak, nem az a kérdés, hogy az adatok valaha szétválnak-e, hanem hogy mikor.
Mit javasol ennek megelőzésére
A legközvetlenebb módja ennek a hibának az elkerülésére az, hogy az adatokat, amelyeket több helyen használnak, csak egy helyen kezelje és onnan továbbítsa. Pontosan ezért kínál a reglia egy üzleti és termékdosszié, amelyet egyszer kitölt, és az összekapcsolt platformok kiolvasnak: egy cím- vagy kapcsolattartói módosítást egy alkalommal végez el, ahelyett, hogy eszében kellene tartania, hány más helyen állnak ugyanezek az adatok. Az, hogy ez az olvasás pontosan hogyan működik, és a reglia az adataival mit és mit nem csinál, a oldalon olvasható a reglia működésének oldaláról.
Egy második, kisebb, de ugyanennyire gyakori hiba ennek kapcsolódik: olyan fiók, amely egy munkavállaló nevén van, ahelyett, hogy a jogi személyhez tartozna. Ha az a munkavállaló megváltoztatja a funkciót vagy elhagyja a vállalatot, a fiókhoz való hozzáférés vele vagy vele tűnik el, és senki sem tudja, hogy mi áll még nyitva. Egy olyan üzleti fiók, amely a KvK-számához van rögzítve, ahelyett, hogy egy személyes e-mail-címhez lenne, ezt megelőzi.
Hogy egy platform megőrzi-e az Ön adatait, és mi történik velük, ha módosítja vagy visszavonja azokat, erről a oldalon olvashatja a biztonság és az adatvédelem oldaláról. Ha kétségei vannak, hogy egy bizonyos módosítást az összes releváns helyen végre kell-e hajtani, számos gyakran feltett helyzetet talál a oldalon a gyakran ismételt kérdések oldalán.
Mit ez nem old meg
Egyetlen központi dossié megakadályozza, hogy az adatok szétessenek a platformok között, de nem értékeli, hogy adatai tartalmilag teljesek vagy helyesek-e egy adott kötelezettséghez. Ez az egyes platformok feladata marad, és a tiéd is. A reglia az a shell, amely biztosítja, hogy amit kitöltesz, az mindenhol ugyanaz és aktuális; amit pontosan rólad kérdeznek, az az egyes platformok külön-külön feladata marad.
Ha szeretnéd megtekinteni, hogy mely platformok csatlakoznak jelenleg a regliához és mindegyik mire szolgál, azt az áttekintést a a csatlakoztatott platformok áttekintése.