Qui dépend de différentes plateformes de conformité pour différentes obligations commet souvent la même erreur : une modification des données de l'entreprise est effectuée à un endroit et oubliée aux autres. Une nouvelle adresse, une autre personne de contact, un nombre de salariés modifié ou un nouvel assortiment de produits figurent correctement dans le système où vous l'avez mise à jour en premier lieu, mais avec les anciennes données partout ailleurs. Vous ne le remarquez généralement pas immédiatement, et c'est précisément le problème.
La raison pour laquelle cela se produit si souvent ne tient pas à une négligence, mais à la façon dont les systèmes sont configurés. Chaque plateforme a son propre formulaire, son propre identifiant de connexion et son propre rythme de questions. Vous remplissez les données au moment où vous devez régler quelque chose, non au moment où quelque chose change dans votre entreprise. Vous effectuez un changement d'adresse auprès de la Chambre de Commerce et auprès de votre comptable, mais pas automatiquement auprès de quatre portails de conformité auxquels vous vous êtes connecté pour la dernière fois il y a six mois.
Pourquoi c'est plus qu'un simple désagrément administratif
Le risque de données obsolètes sur l'une des plateformes ne réside pas dans les données elles-mêmes, mais dans ce qui s'ensuit. Une notification concernant un délai imminence qui est envoyée à une ancienne adresse e-mail ne sera pas lue. Une personne de contact qui ne travaille plus chez vous recevra des questions qui n'aboutissent plus nulle part. En ce qui concerne l'aspect substantiel de ces délais et notifications : vous évaluez cela avec un juriste ou, le cas échéant, l'autorité de contrôle compétente. Reglia n'y fait aucune déclaration. Ce que cet article peut dire, c'est l'aspect pratique : comment éviter que les bonnes informations ne se trouvent au bon endroit.
Comment l'erreur se produit dans la pratique
Dans la plupart des entreprises, il n'y a pas un seul moment où quelqu'un décide consciemment de ne pas mettre à jour les données. Cela se produit en marge : quelqu'un règle rapidement quelque chose sur une plateforme parce qu'il y a une date limite, et les trois autres ne sont pas sur le radar pour le moment. Dans une petite entreprise avec un seul responsable, c'est déjà difficile à gérer ; dans une entreprise où l'administration, les RH et la vente gèrent chacun leur propre plateforme, il est presque inévitable que personne n'ait une vue d'ensemble de ce qui se trouve où.
De plus, les plateformes ne savent rien les unes des autres. Une plateforme vous demande votre numéro KvK, votre numéro de TVA et une liste de produits ; une autre vous demande exactement les mêmes données dans un format légèrement différent. Sans un endroit central où ces données se trouvent une seule fois, ce n'est pas une question de savoir si les données divergeront jamais, mais de quand.
Ce qui aide à éviter cette erreur
Le moyen le plus direct d'éviter cette erreur consiste à tenir les données utilisées à plusieurs endroits à un seul endroit et à les transférer à partir de là. C'est précisément la raison pour laquelle reglia propose un dossier d'entreprise et de produit que vous remplissez une seule fois et que les plateformes connectées consultent : vous effectuez une modification de l'adresse ou de la personne de contact une seule fois, au lieu de devoir vous souvenir du nombre d'endroits où les mêmes données se trouvent à nouveau. Vous pouvez lire comment cette lecture fonctionne exactement et ce que reglia fait et ne fait pas avec vos données sur la page sur le fonctionnement de reglia.
Une deuxième erreur, moins importante mais tout aussi courante, y est liée : un compte au nom d'un seul employé au lieu de la personne morale. Si cet employé change de fonction ou quitte l'entreprise, l'accès au compte disparaît avec lui ou elle, et personne ne reste à l'aperçu de ce qui est en attente. Un compte professionnel lié à votre numéro KvK au lieu à une adresse e-mail personnelle l'évite.
Si une plateforme conserve vos données et ce qui se passe si vous les modifiez ou les retirez, vous pouvez le consulter sur la page sur la sécurité et la confidentialité. Si vous hésitez sur le fait qu'une modification donnée doit être apportée à tous les endroits pertinents, vous trouverez un certain nombre de situations fréquemment posées sur la page des questions fréquemment posées.
Ce que cela ne résout pas
Un dossier centralisé unique évite que les données ne divergent entre les plateformes, mais il n'évalue pas si vos données sont matériellement complètes ou exactes pour une obligation spécifique. Cela reste de la responsabilité de la plateforme elle-même, et de la vôtre. Reglia est la couche qui garantit que ce que vous saisissez est identique et à jour partout ; ce qui est exactement exigé de vous reste la tâche de chaque plateforme individuellement.
Si vous souhaitez voir quelles plateformes sont actuellement connectées à reglia et à quoi chacune d'elles est destinée, vous trouverez cet aperçu sur l'aperçu des plateformes connectées.