Quien está sujeto a diferentes obligaciones en diferentes plataformas de compliance, suele cometer el mismo error: un cambio en los datos de la empresa se realiza en un lugar y se olvida en otros. Una nueva dirección, una persona de contacto diferente, un número modificado de empleados o un surtido de productos nuevo está correctamente registrado en el sistema donde casualmente lo modificó primero, pero sigue con los datos antiguos en el resto. Normalmente no se da cuenta de inmediato, y eso es exactamente el problema.
La razón por la que esto sucede tan a menudo no se debe a la falta de cuidado, sino a cómo están estructurados los sistemas. Cada plataforma tiene su propio formulario, su propio acceso y su propio ritmo de preguntas. Usted cumplimenta los datos en el momento en que necesita resolver algo, no en el momento en que algo cambia en su empresa. Un cambio de dirección lo realiza ante la Cámara de Comercio y ante su contable, pero no automáticamente en cuatro portales de compliance donde accedió por última vez hace medio año.
Por qué esto es más que un inconveniente administrativo
El riesgo de datos obsoletos en una de las plataformas no radica en los datos en sí, sino en lo que les sigue. Una notificación sobre un plazo próximo que se envía a una dirección de correo electrónico antigua no se lee. Una persona de contacto que ya no trabaja en su empresa recibe preguntas que no llegan a nadie. En cuanto al aspecto sustantivo de esos plazos y notificaciones: eso lo valora usted con un abogado o, en su caso, con la autoridad supervisora competente. Reglia no hace ninguna afirmación al respecto. Lo que este artículo puede decir es sobre el aspecto práctico: cómo evita que la información correcta no esté en el lugar correcto.
Cómo surge el error en la práctica
En la mayoría de las empresas no hay un momento en el que alguien decida conscientemente no actualizar los datos. Ocurre en los márgenes: alguien resuelve rápidamente algo en una plataforma porque hay una fecha límite, y las otras tres no están en el radar por el momento. En una pequeña empresa con un único responsable, ya es difícil de controlar; en una empresa donde la administración, recursos humanos y ventas gestionan cada una su propia plataforma, es casi inevitable que nadie tenga una visión general de qué está dónde.
Además, las plataformas no saben nada las unas de las otras. Una plataforma le pide el número de KvK, número de IVA y una lista de productos; la otra le pide exactamente los mismos datos en un formato ligeramente diferente. Sin un lugar central donde esos datos estén una sola vez, no es una cuestión de si los datos alguna vez se desalinean, sino de cuándo.
Qué ayuda a evitar esto
La forma más directa de evitar este error es mantener en un solo lugar los datos que se utilizan en múltiples sitios y hacerlos fluir desde allí. Por eso reglia ofrece un dossier de empresa y productos que usted cumplimenta una única vez y que las plataformas conectadas leen: un cambio en la dirección o la persona de contacto lo realiza una sola vez, en lugar de tener que recordar en cuántos lugares esos mismos datos vuelven a estar. Cómo funciona exactamente esa lectura y qué reglia hace y no hace con sus datos, puede leerlo en la página sobre cómo funciona reglia.
Un segundo error, menor pero igualmente frecuente, está relacionado con esto: una cuenta a nombre de un empleado individual en lugar de a nombre de la persona jurídica. Si ese empleado cambia de función o abandona la empresa, el acceso a la cuenta desaparece con él o ella, y nadie más tiene una visión general de lo que está pendiente. Una cuenta comercial vinculada a su número de KvK en lugar de a una dirección de correo electrónico personal evita esto.
Si una plataforma guarda datos suyos y qué sucede con ellos si los modifica o los retira, puede leerlo en la página sobre seguridad y privacidad. Si duda sobre si un cambio determinado debe realizarse en todos los lugares relevantes, encontrará una serie de situaciones frecuentes en la página de preguntas frecuentes.
Lo que esto no resuelve
Un dossier central único evita que los datos se desincronicen entre plataformas, pero no evalúa si sus datos son sustancialmente completos o correctos para una obligación específica. Eso sigue siendo responsabilidad de la plataforma en sí, y de usted mismo. Reglia es la capa que garantiza que lo que usted introduce sea igual y esté actualizado en todas partes; qué se le pide exactamente sigue siendo tarea de cada plataforma individualmente.
Si desea ver qué plataformas están actualmente conectadas a reglia y para qué sirve cada una, encontrará ese resumen en el resumen de plataformas conectadas.