Ja jūs atrodaties dažādās compliance platformās dažādu pienākumu dēļ, jūs bieži izdarāt vienu un to pašu kļūdu: uzņēmuma datu izmaiņa tiek veikta vienā vietā un citās aizmirsta. Jauna adrese, cits kontaktpersona, mainīts darbinieku skaits vai jauns produktu sortiments tad ir pareizi sistēmā, kur to nejauši vispirms labojāt, bet joprojām ar veciem datiem citur. To parasti uzreiz nepamanāt, un tieši tas ir problēma.
Iemesls, kāpēc tas tik bieži notiek, nav neuzmanības dēļ, bet sistēmu iekārtas dēļ. Katrai platformai ir savs veidlapa, savs pieteikšanās un savs jautājumu ritms. Jūs aizpildāt datus brīdī, kad jums kaut kas jāsakārto, nevis brīdī, kad jūsu uzņēmumā kaut kas mainās. Adreses maiņu jūs veicāt Tirdzniecības kamerā un pie sava grāmatvežu, bet ne automātiski četrās compliance portālās, kur jūs pēdējo reizi pieteicāties pusgadu atpakaļ.
Kāpēc tas ir vairāk nekā administratīvs neērtības jautājums
Risks no novecojušiem datiem vienā no platformām neslēpjas pašos datos, bet tam, kas seko. Paziņojums par tuvojošos termiņu, kas tiek nosūtīts uz vecu e-pasta adresi, netiek izlasīts. Kontaktpersona, kas pie jums vairs nestrādā, saņem jautājumus, kas vairāk niekam necilājas. Šo termiņu un paziņojumu saturīgajai pusei: to novērtējat jūs kopā ar jurista vai, ja tas ir piemērojams, atbildīgo uzraudzības iestādi. Pati reglia par to neizsaka viedokli. Vieta, kur šis raksts par to var teikt kaut ko, ir praktiskā puse: kā novērsit, lai pareizā informācija neatrodeties pareizajā vietā.
Kā kļūda praksē rodas
Lielākajā daļā uzņēmumu nav viena brīža, kurā kāds apzināti nolemj, ka dati nav jāatjaunina. Tas notiek malā: kāds ātri kaut ko sakārto vienā platformā, jo ir termiņš, bet pārējās trīs tieši neuzmanītas. Mazā uzņēmumā ar vienu atbildīgo jau ir grūti pārraudzīt; uzņēmumā, kur administrācija, personāla vadība un tirdzniecības puse katra pārvalda savu platformu, ir gandrīz neizvairāmi, ka neviens nav informēts, kas kur atrodas.
Turklāt platforma viena otrai neko nezina. Viena platforma prasa jūsu KvK numuru, pievienotās vērtības nodokļa numuru un produktu sarakstu; cita prasa tieši tus pašus datus nedaudz cits datu formātā. Bez centrālās vietas, kur šie dati vienreiz atrodas, tā nav jautājums, vai dati kādreiz atšķirsies, bet kad.
Kas palīdz to novērst
Tiešākais veids, kā novērst šo kļūdu, ir dati, kas tiek izmantoti vairākās vietās, uzturēt arī tikai vienā vietā un no turienes izlaist. Tieši tāpēc reglia piedāvā uzņēmuma un produkta dossier, ko jūs aizpildāt vienreiz un ko pievienotās platformas izlasa: adreses vai kontaktpersonas izmaiņu jūs veicāt vienreiz, nevis jums ir jāatceras, cik vietās tie paši dati joprojām atrodas. Kā tas izlasīšanas darbs tieši notiek un ko reglia ar jūsu datiem dara un nedara, lasiet lapā par to, kā darbojas reglia.
Otra, mazāka, bet tikpat bieži izdarīta kļūda ir saistīta ar to: konts, kas ir reģistrēts viena darbinieka vārdā, nevis uz juridisku personu. Ja šis darbinieks mainās funkciju vai atstāj uzņēmumu, piekļuve kontam pazūd līdz ar viņu vai viņu, un neviens vairs nav informēts, kas jāsakārto. Biznesa konts, kas ir pieaustināts pie jūsu KvK numura, nevis pie personīgās e-pasta adreses, novērš to.
Vai platforma saglabā jūsu datus un kas notiek, ja tos modificējat vai atceļat, varat uzzināt drošības un privātuma lapā. Ja šaubāties, vai noteikta izmaiņa jāveic visos attiecīgajos punktos, atradīsit vairākus bieži uzdotus jautājumus biežāk uzdoto jautājumu lapas.
Kas to neatrisina
Viens centrālais dossiers novērš, ka dati nonāk dažādi starp platformām, bet tas nenorāda, vai jūsu dati ir saturiski pilnīgi vai pareizi konkrētai pienākumam. Tas paliek pašas platformas un jūsu pašu atbildībā. Reglia ir čaula, kas nodrošina, ka jūs aizpildāt, ir vienāds un aktuāls visur; tas, ko tieši no jums prasa, paliek katra atsevišķa platforma uzdevums.
Ja vēlaties redzēt, kuras platformas pašlaik ir pievienotas reglia un kam katra no tām paredzēta, atradīsit šo pārskatu pievienoto platformu pārskats.