Kes erinevate kohustuste jaoks erinevatel compliance-platvormidel istub, teeb sageli sama viga: muudatus ettevõtte andmetes viiakse ühes kohas läbi ja teistes unustatakse. Uus aadress, teine kontaktisik, muudetud töötajate arv või uus tootesortiment on õige süsteemis, kus te selle juhtumisi esmalt muutsite, ja veel vanadate andmete järgi ülejäänud süsteemides. Tavaliselt sellest kohe aru ei saa, ja see on täpselt probleem.
Põhjus, miks see nii sageli juhtub, ei ole hooletuses, vaid selles, kuidas süsteemid on korraldatud. Igal platvormil on oma vorm, oma sisselogimine ja oma küsimuste ritm. Te sisestage andmeid siis, kui teil on midagi korraldada, mitte siis, kui midagi teie ettevõttes muutub. Aadressi muutuse viisite läbi Kaubandus- ja Tööstuskojale ja oma raamatupidajale, aga mitte automaatselt nelja compliance-portaali juurde, kuhu te pool aastat tagasi viimati logisid.
Miks see rohkem kui administratiivne ebamugavus on
Risk vanandunud andmeid ühe platvormi juures ei ole andmetes endis, vaid selles, mis järgneb. Teade läheneva tähtaja kohta, mis läheb vanale e-posti aadressile, ei loeta. Kontaktisik, kes teie juures enam ei tööta, saab küsimusi, mis enam kellelegi ei jõua. Nende tähtaegade ja teadete sisulise poole osas kehtib: seda hinnatakse juristiga või vajaduse korral vastava järelevalveasutusega. Reglia ise ei avalda seal arvamust. Kus see artikkel midagi öelda saab, on praktiline pool: kuidas vältida, et õige teave õiges kohas ei oleks.
Kuidas viga praktikas tekib
Enamikus ettevõtetes pole ühtegi hetke, kus keegi teadlikult otsustab andmeid mitte uuendada. See juhtub marginaalsel: keegi korrastab kiiresti ühel platvormil midagi, sest on tähtaeg, ja kolm teist pole hetkel radaril. Väikese ettevõtte puhul ühe vastutavaga on seda juba raske jälgida; ettevõtte puhul, kus administratsioon, HR ja müügiosa haldustavad igaüks oma platvormi, on peaaegu paratamatu, et kellelgi pole ülevaadet, mis kus seisab.
Lisaks sellele ei tea platvormid üksteisest midagi. Üks platvorm palub teilt KvK-numbrit, käibemaksu numbrit ja toodete loetelu; teine palub täpselt samade andmete jaoks natuke teises vormingus. Ilma kesknsa koha, kus need andmed ühe korra seisab, pole küsimus, kas andmed kunagi lahku lähevad, vaid millal.
Mis aitab selle vältimisele kaasa
Kõige otsesem viis selle vea vältimiseks on andmed, mida mitmes kohas kasutatakse, hoida ka ühes kohas ja lasta neid sealt läbi viia. See on täpselt põhjus, miks reglia pakub ettevõtte ja toodete dossiee, mille täitsite ühe korra ja mida ühendatud platvormid loevad: aadressi või kontaktisiku muudatuse viisite läbi ühe korra, selle asemel, et peaksite meeles pidama, mitmesks kohaks samad andmed ikka seisab. Kuidas see lugemine täpselt töötab ja mida reglia teie andmetega teeb ja ei tee, leiate lehel, kuidas reglia töötab.
Teine, väiksem aga sama sagedasti tehtud viga on sellega seotud: konto, mis on ühe töötaja nimele registreeritud, mitte juriidilist isikule. Kui see töötaja vahetab funktsiooni või lahkub ettevõttest, kaob konto juurdepääs temaga ja keegi ei seisa enam selle juures, mis seisab ootel. Ärialane konto, mis on teie KvK-numbrile kinnitatud isikliku e-posti aadressi asemel, hoiab selle ära.
Kas platvorm teie andmeid säilitab ja mis juhtub nendega, kui te neid muudate või tõmbate tagasi, võite lugeda lehelt turvalisuse ja privaatsuse leht. Kui kahtlete, kas teatud muudatus tuleb teostada kõigil asjakohastel kohtadel, leiate mitmed levinud olukorrad lehelt korduma kippuvate küsimuste leht.
Mida see ei lahenda
Üks keskne dossier takistab andmete lahknemist platvormide vahel, kuid see ei hinda, kas teie andmed on konkreetse kohustuse jaoks sisuliselt täielikud või õiged. See jääb platvormi enda kanda ja teie enda kanda. Reglia on kest, mis tagab, et teie sisestatu on kõikjal sama ja ajakohane; seda, mida teilt täpselt küsitakse, jääb iga platvormi eraldi ülesandeks.
Kui soovite näha, millised platvormid on praegu regliale ühendatud ja milleks igaüks neist on mõeldud, leiate selle ülevaate lehelt ühendatud platvormide ülevaade.