Jos sinulla on eri vaatimuksista johtuen tilejä eri compliance-alustoilla, teet usein saman virheen: muutos yrityksen tietoihin tehdään yhdessä paikassa ja unohdetaan muissa. Uusi osoite, eri yhteyshenkilö, muuttunut työntekijöiden määrä tai uusi tuotevalikoima on siis oikein siinä järjestelmässä, jonka sattui päivittämään ensin, mutta vanhoilla tiedoilla kaikissa muissa. Yleensä huomaat sen vasta myöhemmin, ja se on juuri ongelma.
Syy siihen, että näin usein tapahtuu, ei ole huolimattomuudessa vaan siinä, kuinka järjestelmät on rakennettu. Jokaisella alustalla on oma lomakkeensa, oma kirjautumisensa ja oma roolinsa kysymysten osalta. Täytät tiedot silloin, kun sinun on ratkaistava jokin asia, et silloin, kun muutuu jotain yrityksessäsi. Osoitteen muutoksen ilmoitat kauppakamarille ja kirjanpitäjällesi, mutta et automaattisesti neljälle compliance-portaalille, joille kirjauduit viimeksi puoli vuotta sitten.
Miksi tämä on enemmän kuin hallinnollista vaivaa
Riski vanhentuneista tiedoista yhdellä alustoista ei ole itse tiedoissa, vaan siinä, mitä siitä seuraa. Ilmoitus lähestyvästä määräajasta, joka menee vanhalle sähköpostiosoitteelle, jää lukematta. Yhteyshenkilö, joka ei enää työskentele sinulle, saa kysymyksiä, jotka eivät tavoita ketään. Näiden määräaikojen ja ilmoitusten sisällöllisestä puolesta pätee: selvität sen oikeustoimitsijan tai asiaan kuuluvasti viranomaisen kanssa. Reglia itse ei ota kantaa siihen. Siinä, mitä tämä artikkeli voi sanoa, on käytännöllinen puoli: kuinka varmistetaan, että oikea tieto on oikeassa paikassa.
Kuinka virhe käytännössä syntyy
Useimmissa yrityksissä ei ole yhtä hetkeä, jolloin joku tietoisesti päättää, että tietoja ei päivitetä. Se tapahtuu reunalla: joku hoitaa nopeasti jotain yhdellä alustalla, koska on määräaika, ja muut kolme eivät ole silillä. Pienessä yrityksessä, jossa on yksi vastuuhenkilö, se on jo vaikeaa hallita; yrityksessä, jossa hallinto, HR ja myynti jokainen hallitsevat omaa alustaa, on lähes väistämätöntä, että kukaan ei näe kokonaisuutta.
Lisäksi alustat eivät tiedä toisistaan mitään. Yksi alusta pyytää KvK-numerosi, ALV-numerosi ja tuotteiden luettelon; toinen pyytää täsmälleen samoja tietoja hieman eri muodossa. Ilman keskitettyä paikkaa, jossa nämä tiedot ovat kerran, ei ole kyse siitä, toteutuuko tieto koskaan hajaantuu, vaan milloin.
Mikä auttaa tämän estämiseen
Suorin tapa estää tämä virhe on pitää tietoja, joita käytetään useissa paikoissa, vain yhdessä paikassa ja antaa niiden virtaa sieltä eteenpäin. Juuri siksi reglia tarjoaa yritys- ja tuottetiedostoa, jonka täytät kerran ja jonka yhdistetyt alustat lukevat: osoitteen tai yhteyshenkilön muutoksen teet kerran sen sijaan, että sinun pitäisi muistaa, monessako paikassa nämä tiedot vielä ovat. Kuinka lukeminen tarkasti toimii ja mitä reglia tekee tiedoillasi sillä välin, lue sivulla siitä, kuinka reglia toimii.
Toinen, pienempi mutta yhtä yleinen virhe liittyy tähän: tili, joka on nimetty yhden työntekijän mukaan sen sijaan, että se olisi oikeushenkilöllä. Jos kyseinen työntekijä vaihtaa tehtävää tai lähtee yrityksestä, pääsy tiliin katoaa hänen kanssaan, eikä kukaan enää näe, mitä on avoimena. Liiketili, joka on sidottu KvK-numeroon henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen sijaan, estää tämän.
Tai alusta säilyttää tietoja sinusta ja mitä sille tapahtuu, kun muutat tai peruutat ne, voit lukea sivulla tietosuojasta ja turvallisuudesta. Jos et ole varma, pitääkö jokin muutos välittää kaikilla relevantilla paikoilla, löydät useita tyypillisiä tilanteita sivulta usein kysyttyjen kysymysten sivulla.
Mitä tämä ei ratkaise
Yksi keskitetty dossier estää tietojen hajoamisen alustojen välillä, mutta se ei arvioi, ovatko tietosi sisällöllisesti täydellisiä tai oikein tiettyä velvoitetta varten. Se jää alustan itsensä vastuulle, ja myös sinun. Reglia on kuori, joka varmistaa, että mitä täytät, on kaikkialla sama ja ajantasainen; sen, mitä sinulta tarkasti vaaditaan, jää jokaisen alustan erilliseksi tehtäväksi.
Jos haluat nähdä, mitkä alustat ovat tällä hetkellä yhteydessä regliaan ja mihin kukin niistä on tarkoitettu, löydät kyseisen yleiskatsauksen osoitteesta yhteydessä olevien alustojen yleiskatsaus.