Kas skirtingoms pareigoms esant skirtingose compliance-platformose, dažnai daro tą pačią klaidą: pakeitimas įmonės duomenyse atliekamas vienoje vietoje ir kitose pamirštas. Naujas adresas, kitas kontaktinis asmuo, pakeistas darbuotojų skaičius arba naujas produktų asortimentas tada yra teisingas sistemoje, kurioje jį atsitiktinai pirmą kartą pataisėte, ir senais duomenimis likusiose dalyse. Tai paprastai pastebite ne iš karto, ir tai tiksliai yra problema.
Priežastis, dėl kurios tai taip dažnai nutinka, nėra neatsargumas, o tai, kaip sistemos sutvarkytos. Kiekviena platforma turi savo formą, savo prisijungimą ir savo klausimų ritą. Duomenis įvedate tuo metu, kai turite ką nors tvarkyti, o ne tuo metu, kai kas nors keičiasi jūsų įmonėje. Adreso pakeitimą atliekate Prekybos rūmoje ir pas savo buhalterį, bet ne automatiškai keturiose compliance-portaluose, į kuriuos paskutinį kartą prisijungėte prieš pusę metų.
Kodėl tai daugiau nei administracinė nepatoguma
Pasenusių duomenų rizika vienoje iš platformų yra ne pačiuose duomenyse, o tai, kas iš to seka. Pranešimas apie artėjantį terminą, siunčiamas į seną el. pašto adresą, neskaitomas. Kontaktinis asmuo, kuris jūsų daugiau nebeveikia, gauna klausimus, kurie niekaip nepasiekia. Dėl to, kas liečia tuos terminus ir pranešimus: jūs tai vertinate su juristu arba, kuriems taikoma, su atsakinga prižiūrint institucija. Pati reglia čia nieko nesako. Kur šis straipsnis gali ką nors pasakyti, tai yra praktinė pusė: kaip užtikrinate, kad tinkama informacija būtų tinkamoje vietoje.
Kaip klaida iš tikrųjų atsiranda
Daugumoje įmonių nėra vieno momento, kai kas nors sąmoningai nusprendžia neišlaikyti duomenų. Tai nutinka šone: kas nors greitai tvarko ką nors vienoje platformoje, nes yra terminas, o kitos trys tuo metu nėra dėmesio centre. Mažoje įmonėje su vienu atsakingu asmeniu tai jau sunku prižiūrėti; įmonėje, kurioje administracija, žmogiškieji ištekliai ir pardavimo pusė kiekviena valdo savo platformą, beveik neišvengiama, kad niekas nežino, kas kur yra.
Be to, platformos tarpusavyje apie viena kitą žino nieko. Viena platforma prašo jūsų KvK numerio, PVM numerio ir produktų sąrašo; kita prašo tiksliai tų pačių duomenų šiek tiek kitame formate. Be centralizuotos vietos, kurioje tie duomenys yra tik vienoje vietoje, tai nėra klausimas, ar duomenys kada nors išsiskirs, bet kada.
Kas tikrai padeda to išvengti
Tiesiausias būdas išvengti šios klaidos yra duomenis, kurie naudojami keliose vietose, laikyti ir vienoje vietoje, o iš ten perduoti. Tai yra tiksliai todėl, kodėl reglia siūlo įmonės ir produkto dosierių, kurį jūs užpildote vieną kartą ir kuriuos prijungtos platformos skaito: pakeitimą adrese arba kontaktiniu asmeniu atliekate vieną kartą, vietoj to, kad turėtumėte prisiminti, kiek vietų tie patys duomenys stovi dar kartą. Kaip tai skaitymas tiksliai veikia ir ką reglia daro jūsų duomenimis ir ko nedaro, skaitykite apie puslapį apie tai, kaip veikia reglia.
Antra, mažesnė, bet tokia pat dažnai daroma klaida yra susijusi su tuo: sąskaita, kuri yra vieno darbuotojo vardu, o ne juridinio asmens. Jei tas darbuotojas keičia darbą arba paleidžiamas, prieiga prie sąskaitos su juo ar ja dingsta, ir niekas nebeturi apžvalgos, kas yra atvira. Verslo sąskaita, kuri yra prikabinta prie jūsų KvK numerio, o ne asmeninio el. pašto adreso, to išvengia.
Ar platforma saugo jūsų duomenis ir kas atsitinka, kai juos keičiate arba atšaukiate, galite perskaityti saugumo ir privatumo puslapyje. Jei abejojate, ar tam tikras pakeitimas turi būti atliktas visuose aktualiuose vietose, galite rasti kelias dažnai užduodamas situacijas dažnų klausimų puslapyje.
Ko tai neišsprendžia
Vienas centrinis dossier užkerta kelią duomenims išsiskaidyti tarp platformų, tačiau jis nevertina, ar jūsų duomenys yra išsamūs arba teisingi konkrečiam įsipareigojimui. Tai lieka pačios platformos atsakomybe ir jūsų atsakomybe. Reglia yra lukštas, kuris užtikrina, kad tai, ką įvedate, būtų vienoda ir aktuali visur; tai, ko tiksliai iš jūsų reikalauja, lieka kiekvienos platformos atskirai užduotis.
Jei norite pamatyti, kurios platformos šiuo metu prijungtos prie reglia ir kokiems tikslams skirtos, tą apžvalgą rasite prijungtų platformų apžvalgoje.