Wer für verschiedene Verpflichtungen bei verschiedenen Compliance-Plattformen angemeldet ist, macht oft denselben Fehler: Eine Änderung der Unternehmensdaten wird an einer Stelle durchgeführt und an der anderen vergessen. Eine neue Adresse, ein anderer Ansprechpartner, eine geänderte Mitarbeiterzahl oder ein neues Produktsortiment ist dann zwar korrekt in dem System, das Sie zufällig zuerst angepasst haben, und noch mit den alten Daten in den übrigen. Das merken Sie meist nicht sofort, und das ist genau das Problem.
Der Grund dafür, dass dies so oft vorkommt, liegt nicht an Sorglosigkeit, sondern daran, wie die Systeme eingerichtet sind. Jede Plattform hat sein eigenes Formular, seinen eigenen Login und sein eigenes Fragenmuster. Sie geben Daten in dem Moment ein, in dem Sie etwas regeln müssen, nicht in dem Moment, in dem sich etwas in Ihrem Unternehmen ändert. Eine Adressänderung führen Sie bei der Handelskammer und bei Ihrem Buchhalter durch, aber nicht automatisch bei vier Compliance-Portalen, bei denen Sie sich vor einem halben Jahr zuletzt angemeldet haben.
Warum dies mehr als eine administrative Unannehmlichkeit ist
Das Risiko veralteter Daten auf einer der Plattformen liegt nicht in den Daten selbst, sondern in dem, was daraus folgt. Eine Mitteilung über eine bevorstehende Frist, die an eine alte E-Mail-Adresse geht, wird nicht gelesen. Ein Ansprechpartner, der nicht mehr bei Ihnen arbeitet, erhält Fragen, die niemand mehr erreichen. Zur inhaltlichen Seite dieser Fristen und Mitteilungen gilt: Das beurteilen Sie mit einem Juristen oder, soweit zutreffend, der zuständigen Aufsichtsbehörde. Reglia selbst macht dazu keine Aussage. Wo dieser Artikel etwas sagen kann, ist die praktische Seite: Wie stellen Sie sicher, dass die richtigen Informationen an der richtigen Stelle stehen.
Wie der Fehler in der Praxis entsteht
In den meisten Unternehmen gibt es keinen Moment, in dem jemand bewusst entscheidet, Daten nicht zu aktualisieren. Es geschieht nebenbei: Jemand regelt schnell etwas auf einer Plattform, weil es eine Deadline gibt, und die anderen drei stehen gerade nicht auf dem Radar. Bei einem kleinen Unternehmen mit einem Verantwortlichen ist das bereits schwer zu überblicken; bei einem Unternehmen, in dem Verwaltung, Personalwesen und Vertrieb jeweils ihre eigene Plattform verwalten, ist es fast unvermeidlich, dass niemand den Überblick darüber hat, was wo steht.
Hinzu kommt, dass Plattformen nichts voneinander wissen. Die eine Plattform fragt nach Ihrer HRA-Nummer, USt-ID und einer Produktliste; die andere fragt nach genau denselben Daten in einem leicht anderen Format. Ohne zentrale Stelle, an der diese Daten einmal stehen, ist es nicht eine Frage, ob die Daten jemals auseinanderlaufen, sondern wann.
Was hilft, dies zu vermeiden
Die direkteste Möglichkeit, diesen Fehler zu vermeiden, ist, die Daten, die an mehreren Stellen verwendet werden, auch nur an einer Stelle zu aktualisieren und von dort aus weiterzuleiten. Das ist genau der Grund, warum reglia ein Unternehmens- und Produktdossier anbietet, das Sie einmalig ausfüllen und das die angeschlossenen Plattformen auslesen: Eine Änderung der Adresse oder des Ansprechpartners führen Sie einmal durch, anstatt dass Sie sich merken müssen, an wie vielen Stellen dieselben Daten noch stehen. Wie dieses Auslesen genau funktioniert und was reglia dabei mit Ihren Daten macht und nicht macht, lesen Sie auf der Seite darüber, wie reglia funktioniert.
Ein zweiter, kleinerer, aber ebenso häufig gemachter Fehler hängt damit zusammen: ein Konto auf den Namen eines einzelnen Mitarbeiters statt auf die juristische Person. Ändert dieser Mitarbeiter seine Funktion oder verlässt das Unternehmen, verschwindet der Zugang zum Konto mit ihm oder ihr, und niemand hat mehr den Überblick, was offen steht. Ein Geschäftskonto, das an Ihre HRA-Nummer gebunden ist anstelle einer persönlichen E-Mail-Adresse, verhindert das.
Ob eine Plattform Ihre Daten speichert und was damit geschieht, wenn Sie diese ändern oder die Freigabe widerrufen, können Sie nachlesen auf der Seite zu Sicherheit und Datenschutz. Sind Sie unsicher, ob eine bestimmte Änderung an allen relevanten Stellen vorgenommen werden muss, finden Sie eine Reihe häufig gestellter Situationen auf der Seite mit häufig gestellten Fragen.
Was dies nicht löst
Ein zentrales Dossier verhindert, dass Daten zwischen Plattformen auseinanderdriften, bewertet aber nicht, ob Ihre Daten inhaltlich vollständig oder korrekt für eine spezifische Verpflichtung sind. Das bleibt bei der Plattform selbst und bei Ihnen. Reglia ist die Schicht, die dafür sorgt, dass das, was Sie eingeben, überall gleich und aktuell ist; was genau von Ihnen verlangt wird, bleibt die Aufgabe jeder Plattform einzeln.
Wenn Sie sehen möchten, welche Plattformen derzeit bei reglia angeschlossen sind und wofür jede einzelne bestimmt ist, finden Sie diese Übersicht auf der Übersicht der angeschlossenen Plattformen.