Een exact aantal uren is niet te geven, want dat hangt af van hoeveel platforms u gebruikt, hoe vaak u ze controleert en hoeveel mensen binnen uw bedrijf toegang hebben. Wat wel vaststaat: bij vier losse compliance-portalen komt er tijd bij die niets met de inhoud te maken heeft. Inloggen, zoeken naar het juiste tabblad, een wachtwoord opnieuw instellen omdat u er drie maanden niet was — dat telt op, en het telt op bovenop de tijd die de eigenlijke verplichting al kost.
De grootste tijdvreter is niet het invullen zelf, maar het heen en weer schakelen. Iemand die vier keer per maand moet nagaan of er ergens iets openstaat, doet dat in de praktijk niet als één taak van tien minuten, maar als vier losse momenten verspreid over de week, elk met een eigen inlogscherm en een eigen manier van werken.
Waar de tijd in de praktijk in gaat zitten
Bij de meeste bedrijven zit de tijd in drie herkenbare stappen. Eerst het inloggen zelf: een ander wachtwoord per platform, soms een tweede verificatiestap, soms een collega die moet worden gebeld omdat alleen hij toegang heeft. Daarna het zoeken: welk platform ging ook alweer over verpakkingen, en welk over persoonsgegevens? Wie niet dagelijks met alle vier werkt, is dat na een paar weken kwijt. En ten slotte het bijwerken: een adreswijziging of een nieuw product moet in elk platform apart worden ingevoerd, met het risico dat één ervan wordt overgeslagen.
Geen van die drie stappen is op zichzelf een groot probleem. Bij elkaar opgeteld, en herhaald over meerdere maanden, is het wel de reden dat een controle die op papier een kwartier kost, in de praktijk een middag in beslag neemt.
Wat dat betekent voor wie de portalen beheert
Bij een installatiebedrijf ligt dat beheer vaak bij één persoon: de directeur of de kantoormanager, naast alle andere taken. Bij een iets groter bedrijf verdeelt het zich, bijvoorbeeld tussen een HR-manager voor personeelsgerelateerde verplichtingen en een kantoormanager voor de rest. In beide gevallen geldt hetzelfde: hoe meer portalen, hoe groter de kans dat iemand het overzicht kwijtraakt over wie waar toegang toe heeft en wanneer voor het laatst is gecontroleerd. Dat is geen kwestie van slordigheid, maar van een structuur die niet is ingericht op meerdere systemen tegelijk.
veelgestelde vragen over hoe dat in de praktijk werkt geeft een beeld van de situaties waar bedrijven het vaakst tegenaan lopen, los van welk platform het precies betreft.
Eén overzicht in plaats van vier
Reglia verandert niets aan de verplichtingen zelf; die blijven bij de platforms die ze uitleggen en bijhouden. Wat reglia wel doet, is het inlog- en zoekmoment terugbrengen naar één plek: één account, één bedrijfsdossier dat elk aangesloten platform kan uitlezen, en één overzicht van wat er openstaat. Dat scheelt niet de tijd die een verplichting zelf kost, maar wel de tijd die verloren gaat aan het heen en weer schakelen ertussen.
Hoe dat precies werkt en wat reglia daarbij wel en niet met uw gegevens doet, staat op de pagina over hoe reglia werkt. Welke platforms er op dit moment zijn aangesloten en wat elk daarvan afzonderlijk doet, ziet u op het overzicht van aangesloten platforms.
Wat blijft, ook met een gecombineerd overzicht
Een gedeeld dossier en een gezamenlijk overzicht maken de doorlooptijd korter, maar ze nemen de inhoudelijke beoordeling niet over. Of een verplichting op uw bedrijf van toepassing is en binnen welke termijn u moet handelen, blijft iets dat bij het betreffende platform of, voor uw specifieke situatie, bij een jurist of de bevoegde toezichthouder thuishoort. Reglia doet daar zelf geen uitspraak over; het brengt alleen samen wat anders los van elkaar zou blijven staan.
Wilt u zien hoe dat er in de praktijk uitziet voor uw eigen bedrijf, dan kunt u vrijblijvend bekijken welke platforms er zijn en of een zakelijk account aanmaken voor u zinvol is.