Chi ha diversi obblighi presso diverse piattaforme di compliance spesso commette lo stesso errore: una modifica ai dati aziendali viene apportata in un unico posto e dimenticata negli altri. Un nuovo indirizzo, una diversa persona di contatto, un numero di dipendenti modificato o un assortimento di prodotti nuovo risulta corretto nel sistema dove per caso lo avete modificato per primo, mentre negli altri rimane con i dati vecchi. Di solito non ve ne accorgete subito, e questo è precisamente il problema.
Il motivo per cui questo accade così spesso non è la negligenza, ma il modo in cui i sistemi sono configurati. Ogni piattaforma ha il proprio modulo, il proprio login e il proprio ritmo di domande. Compilate i dati nel momento in cui dovete risolvere qualcosa, non nel momento in cui qualcosa cambia nella vostra azienda. Una modifica dell'indirizzo la comunicate alla Camera di Commercio e al vostro commercialista, ma non automaticamente a quattro portali di compliance dove avete effettuato l'accesso l'ultima volta sei mesi fa.
Perché è più di un semplice disagio amministrativo
Il rischio di dati obsoleti su una delle piattaforme non sta nei dati stessi, ma in ciò che ne consegue. Una notifica su una scadenza imminente che va a un vecchio indirizzo e-mail non viene letta. Una persona di contatto che non lavora più presso di voi riceve domande che non raggiungono più nessuno. Per l'aspetto sostanziale di quelle scadenze e notifiche: lo valutate con un legale o, dove applicabile, l'autorità di vigilanza competente. Reglia stessa non esprime alcun giudizio al riguardo. Dove questo articolo può dire qualcosa, è il lato pratico: come evitate che le informazioni corrette non si trovino nel posto giusto.
Come l'errore si verifica nella pratica
Nella maggior parte delle aziende non c'è un momento unico in cui qualcuno decide consapevolmente di non aggiornare i dati. Accade ai margini: qualcuno risolve rapidamente qualcosa su una piattaforma perché c'è una scadenza, e le altre tre non sono al momento sul radar. In una piccola azienda con un unico responsabile è già difficile da monitorare; in un'azienda dove l'amministrazione, le risorse umane e la vendita gestiscono ciascuna la propria piattaforma, è quasi inevitabile che nessuno abbia una visione d'insieme di ciò che si trova dove.
Inoltre, le piattaforme non sanno nulla l'una dell'altra. Una piattaforma chiede il vostro numero KvK, il numero di partita IVA e un elenco di prodotti; l'altra chiede esattamente gli stessi dati in un formato leggermente diverso. Senza un luogo centrale dove questi dati si trovano una sola volta, non è una questione di se i dati divergeranno mai, ma di quando.
Cosa aiuta a prevenire questo
Il modo più diretto per prevenire questo errore è mantenere i dati utilizzati in più luoghi in un unico posto e farli fluire da lì. È proprio per questo che reglia offre un dossier aziendale e di prodotto che compilate una sola volta e che le piattaforme collegate leggono: una modifica all'indirizzo o alla persona di contatto la effettuate una sola volta, invece di dover ricordare in quanti altri posti si trovano gli stessi dati. Leggete come funziona esattamente questo processo e cosa reglia fa e non fa con i vostri dati su la pagina su come funziona reglia.
Un secondo errore, più piccolo ma altrettanto frequente, è correlato a questo: un account intestato a un unico dipendente anziché alla persona giuridica. Se quel dipendente cambia funzione o lascia l'azienda, l'accesso all'account scompare con lui o con lei, e nessuno rimane con la visione d'insieme di ciò che è in sospeso. Un account aziendale collegato al vostro numero KvK anziché a un indirizzo e-mail personale lo previene.
Se una piattaforma conserva i vostri dati e cosa accade quando li modificate o li ritirate, potete leggerlo su la pagina su sicurezza e privacy. Se dubbitate che una determinata modifica debba essere apportata in tutti i luoghi rilevanti, troverete una serie di situazioni frequenti su la pagina delle domande frequenti.
Cosa questo non risolve
Un unico dossier centrale evita che i dati si separino tra le piattaforme, ma non valuta se i vostri dati sono sostanzialmente completi o corretti per un obbligo specifico. Questo rimane responsabilità della piattaforma stessa e vostra. Reglia è la schil che garantisce che ciò che inserite sia uguale e aggiornato ovunque; ciò che esattamente vi viene richiesto rimane il compito di ogni piattaforma singolarmente.
Se volete vedere quali piattaforme sono attualmente collegate a reglia e a cosa serve ciascuna, troverete quella panoramica su la panoramica delle piattaforme collegate.