Vilka dokument behöver du för en tillgänglighetsdossier?
För de flesta företag består en tillgänglighetsdossier av fyra delar: en översikt över vilka produkter, webbplatser eller appar som omfattas av kraven, en förklaring om i vilken utsträckning dessa uppfylls, den underbyggnad på vilken förklaringen baseras, och ett register över anmälningar eller klagomål med hur dessa hanteras. Det låter överblickbart, och det är det i grunden också — den detalj som skiljer denna dossier från till exempel en produktsäkerhets- eller förpackningsdossier ligger inte i själva listan, utan i det som ligger bakom den.
Inom produktsäkerhet eller förpackningar bevisar du något med en testrapport eller en materialspecifikation som fastställdes vid en viss tidpunkt och därefter förblir giltig, tills produkten ändras. Vid tillgänglighet fungerar det annorlunda: förklaringen som du publicerar är en ögonblicksbild av en situation som förändras. En uppdatering av din webbplats, en ny funktion i din app, eller en ändring som någon annan gör för din räkning, kan göra underbyggnaden föråldrad igen. Dossieren är därför inte något som du sammanställer en gång och lägger undan, utan något som du håller aktuellt så länge produkten eller tjänsten finns.
Vad som vanligtvis ingår
Kärnan i dossieren består vanligtvis av följande handlingar: en inventering av de produkter, webbplatser eller tjänster som du erbjuder och som kan omfattas av tillgänglighetskraven, själva tillgänglighetsförklaringen som anger vilka delar som uppfylls och vilka som ännu inte uppfylls, rapporten eller granskningen som förklaringen baseras på, ofta genomförd av en intern testare eller ett specialiserat organ, och en översikt över anmälningar från användare som har upplevet ett problem, med information om vad som gjordes åt det.
Vilka handlingar som är obligatoriska för ditt företag och i vilken form beror på vad du erbjuder och till vem. Du gör denna bedömning inte på grundval av denna artikel; för det är den officiella texten i regelverket, och där osäkerhet föreligger, är en jurist eller den behörig tillsynsmyndighet rätt kontakt. svar på frågor som återkommer ofta ger en första vägledning, men ersätter inte det rådet.
Varför denna dossier fortsätter att förändras
Där en förpackningsdossier står i stort sett still när förpackningen inte ändras, är en tillgänglighetsdossier kopplad till något som hos de flesta företag förändras ständigt: webbplatsen, webbutiken, appen. Varje ändring i dessa kan påverka den tidigare fastställda underbyggnaden. Det är anledningen till att denna dossier i praktiken handlar mindre om att samla handlingar en gång, och mer om att upprepa samma granskning vid fasta tider, och att hålla koll på när det senast gjordes.
Det senare — veta när något senast granskades och när det måste göras igen — är precis där många företag tappar tråden. Inte för att den första granskningen saknas, utan för att ingen längre vet om nästa redan är planerad.
Varifrån dessa handlingar kommer
Inventeringen och anmälningsregistret upprättar du vanligtvis själv, med data som du redan har: vilka produkter och kanaler du driver, och vem som har anmält vad. Granskningen själv kommer ofta från en extern part. I båda fallen gäller: handlingarna är bara användbara som dossier när de står på ett och samma ställe tillsammans med företagsinformationen de hör till — samma organisationsnummer, samma produktlista, samma kontaktuppgifter som du även fyller i för andra åtaganden.
Det är omedelbar där överlappningen med andra compliance-områden uppstår. Grundinformationen om ditt företag och dina produkter återkommer även i en produktsäkerhets- eller förpackningsdossier, och matas ofta in separat på plattformar som inte vet något om varandra. vad som händer och inte händer med dina data förklarar hur det hänger ihop utan att plattformarna själva tar över något från varandra som du inte har tillåtit.
Ett dossier, flera plattformar
reglia upprätta själv ingen tillgänglighetsförklaring och bedömer inte om en webbplats uppfyller kraven — det gör plattformen som är inrättad för det. Det som reglia gör är att de företags- och produktuppgifter som återkommer i det dossier endast behöver anges en gång, så att du inte behöver tillhandahålla dem på nytt för varje plattform. vilka plattformar som finns och vad de gör ger en översikt över vad det exakt handlar om när det gäller tillgänglighet och de andra ämnena.
Vill du se vilka plattformar som för närvarande är anslutna och vilken del av dina uppgifter du bara behöver ange en gång med dem? Se då vilka plattformar det finns och vilket dossier som hör till dem.