Hvilke dokumenter har du brug for til en tilgængelighedsdossier?
For de fleste virksomheder består et tilgængelighedsdossier af fire dele: et overblik over hvilke produkter, websites eller apps der falder under kravene, en erklæring som angiver i hvor høj grad disse opfyldes, den begrundelse som erklæringen er baseret på, og et register over henvendelser eller klager med deres behandling. Det lyder overskueligt, og det er det også i grundlaget — det særlige som adskiller dette dossier fra for eksempel et produktsikkerheids- eller emballagedossier ligger ikke i selve listen, men i hvad der er bag ved.
Ved produktsikkerhed eller emballage beviser du noget med en testrapport eller en materialeopgørelse som blev fastlagt på et tidspunkt og derefter forbliver gyldig, indtil produktet ændrer sig. Ved tilgængelighed fungerer det anderledes: erklæringen som du udgiver er et øjebliksbillede af en situation som fortsætter med at ændre sig. En opdatering af dit website, en ny funktion i din app, eller en ændring som nogen anden foretager for dig, kan allerede have gjort begrundelsen forældet. Dossieren er således ikke noget som du samler sammen én gang og gemmer væk, men noget som du holder aktuelt så længe produktet eller tjenesten eksisterer.
Hvad der normalt er med i det
Kernen af dossieren består normalt af følgende dokumenter: en opgørelse af de produkter, websites eller tjenester som du tilbyder og som kan være omfattet af tilgængelighedskravene, tilgængelighedserklæringen selv som angiver hvilke dele der opfyldes og hvilke der endnu ikke gør, rapporten eller testen som erklæringen er baseret på, ofte udført af en intern tester eller et specialiseret bureau, og et overblik over henvendelser fra brugere som har erfaret et problem, med angivelse af hvad der blev gjort herom.
Hvilke dokumenter som præcist er obligatoriske for dit firma og i hvilken form afhænger af hvad du tilbyder og til hvem. Denne vurdering foretager du ikke på baggrund af denne artikel; til det formål er den officielle tekst til forordningen, og hvor der er tvivl, en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed det rigtige sted at kontakte. svar på spørgsmål som dukker op oftere giver en første vejledning, men erstatter ikke det råd.
Hvorfor dette dossier fortsætter med at ændre sig
Hvor et emballagedossier i stort omfang bliver stationært når emballagen ikke ændrer sig, er et tilgængelighedsdossier knyttet til noget som ændrer sig hos de fleste virksomheder hele tiden: websitet, webbutikken, appen. Enhver ændring heraf kan påvirke den tidligere fastlagte begrundelse. Det er grunden til at dette dossier i praksis handler mindre om engangsindsamling af dokumenter, og mere om at gentage den samme test på faste tidspunkter, og holde styr på hvornår det senest er sket.
Det sidste — at vide hvornår noget senest blev testet og hvornår det skal testes igen — er netop det som mange virksomheder mister kontrollen over. Ikke fordi den første test mangler, men fordi ingen længere ved om den næste allerede er planlagt.
Hvor disse dokumenter kommer fra
Opgørelsen og henvendelsesregistret udarbejder du normalt selv med data som du allerede har: hvilke produkter og kanaler du fører, og hvem der har henvendt sig om hvad. Selve testen kommer ofte fra en ekstern part. I begge tilfælde gælder det: dokumenterne kan først bruges som dossier når de står på ét sted ved siden af virksomhedsoplysningerne som de hører til — samme CVR-nummer, samme produktliste, samme kontaktoplysninger som du også udfylder til andre forpligtelser.
Det er samtidig hvor overlappet med andre compliance-emner opstår. Grundoplysningerne om dit firma og dine produkter dukker også op i et produktsikkerheds- eller emballagedossier, og bliver ofte indført separat på platforme som ikke ved noget om hinanden. hvad der sker og ikke sker med dine data forklarer, hvordan det hænger sammen uden at platforme selv overtager noget fra hinanden, som du ikke har godkendt.
Ét dossier, flere platforme
Reglia udarbejder ikke selv en tilgængelighedserklæring og vurderer ikke, om et websted overholder kravene — det gør den platform, der er indrettet til det. Det, som reglia derimod gør, er at få de virksomheds- og produktdata, der indgår i dette dossier, indtastet blot én gang, så du ikke behøver at levere dem igen for hver platform. hvilke platforms der er, og hvad de gør giver et overblik over, hvad det netop går ud på med tilgængelighed og de andre emner.
Vil du se, hvilke platforme der i øjeblikket er tilsluttet, og hvilken del af dine data du dermed kun behøver at indtaste én gang? Se da, hvilke platforme der findes, og hvilket dossier der hører til.