Quali documenti sono necessari per un fascicolo di accessibilità?
Per la maggior parte delle aziende, un fascicolo di accessibilità comprende quattro elementi: una panoramica di quali prodotti, siti web o app rientrano negli obblighi, una dichiarazione che specifica in che misura vi si conformate, la documentazione su cui si basa tale dichiarazione, e un registro di segnalazioni o reclami con il loro trattamento. Suona chiaro, e in linea di massima lo è — il dettaglio che distingue questo fascicolo da un fascicolo sulla sicurezza dei prodotti o sugli imballaggi non sta nella lista stessa, ma in quello che c'è dietro.
Sulla sicurezza dei prodotti o sugli imballaggi, si prova qualcosa con un rapporto di prova o una specifica materiale stabilita in un momento specifico e che rimane valida da allora in poi, finché il prodotto non cambia. L'accessibilità funziona diversamente: la dichiarazione che pubblicate è un'istantanea di una situazione che continua a cambiare. Un aggiornamento del vostro sito web, una nuova funzione nella vostra app, o una modifica apportata da qualcun altro per voi, può rendere la documentazione già superata. Il fascicolo non è quindi qualcosa che assemblate una volta e archiviate, ma qualcosa che mantenete aggiornato finché il prodotto o il servizio esiste.
Cosa di solito contiene
Il nucleo del fascicolo di solito consiste nei seguenti documenti: un inventario dei prodotti, siti web o servizi che offrite e che potrebbero rientrare negli obblighi di accessibilità, la dichiarazione di accessibilità stessa che specifica quali sezioni sono conformi e quali non lo sono ancora, il rapporto o il test su cui si basa tale dichiarazione, spesso condotto da un tester interno o da un ufficio specializzato, e una panoramica delle segnalazioni da parte di utenti che hanno riscontrato un problema, con indicazione di come è stato affrontato.
Quali documenti siano precisamente obbligatori per la vostra azienda e in quale forma dipende da quello che offrite e a chi. Questa valutazione non la effettuate sulla base di questo articolo; per questo, il testo ufficiale della normativa, e laddove esista incertezza, un avvocato o l'autorità di vigilanza competente sono i vostri interlocutori. risposta a domande ricorrenti fornisce un primo orientamento, ma non sostituisce quel consiglio.
Perché questo fascicolo continua a cambiare
Dove un fascicolo sugli imballaggi rimane per lo più statico una volta che l'imballaggio non cambia, un fascicolo di accessibilità è legato a qualcosa che nella maggior parte delle aziende cambia continuamente: il sito web, il negozio online, l'app. Ogni modifica può interessare la documentazione precedentemente stabilita. Questo è il motivo per cui, nella pratica, questo fascicolo riguarda meno la raccolta una tantum di documenti, e più il ripetere lo stesso test a intervalli regolari e il tenere traccia di quando è stato fatto l'ultima volta.
Questo ultimo aspetto — sapere quando qualcosa è stato testato l'ultima volta e quando deve essere testato di nuovo — è proprio dove molte aziende perdono la continuità. Non perché il primo test sia mancante, ma perché nessuno sa se il successivo è già programmato.
Da dove provengono questi documenti
L'inventario e il registro delle segnalazioni di solito li compilate voi stessi, con dati che già possedete: quali prodotti e canali gestite, e chi ha segnalato cosa. Il test stesso spesso proviene da una terza parte. In entrambi i casi vale: i documenti sono utilizzabili come fascicolo solo quando si trovano in un unico luogo insieme ai dati aziendali a cui appartengono — lo stesso numero di iscrizione al Registro del commercio, lo stesso elenco di prodotti, gli stessi dati di contatto che compilate anche per altri obblighi.
Questo è esattamente dove nasce la sovrapposizione con altri argomenti di compliance. I dati di base della vostra azienda e dei vostri prodotti ricompaiono anche in un fascicolo sulla sicurezza dei prodotti o sugli imballaggi, e spesso vengono inseriti separatamente su piattaforme che non sanno nulla l'una dell'altra. cosa accade e cosa non accade con i vostri dati spiega come tutto ciò avviene senza che i platform stessi assumano nulla l'uno dall'altro che non avete autorizzato.
Un dossier, più platform
Reglia non redige autonomamente una dichiarazione di accessibilità e non valuta se un sito web è conforme — è il platform predisposto a tale scopo a farlo. Quello che reglia fa invece è far inserire una sola volta i dati aziendali e di prodotto che ricorrono in quel dossier, così non dovrete fornirli di nuovo per ogni platform. quali piattaforme esistono e cosa fanno fornisce una panoramica di ciò che esattamente riguarda l'accessibilità e gli altri argomenti.
Volete vedere quali platform sono al momento collegati e quale parte dei vostri dati inserite con essi una sola volta? Consultate allora quali platform ci sono e quale dossier vi corrisponde.