Quels documents vous faut-il pour un dossier d'accessibilité ?
Pour la plupart des entreprises, un dossier d'accessibilité comprend quatre volets : un aperçu des produits, sites web ou applications qui relèvent des exigences, une déclaration indiquant dans quelle mesure ces exigences sont respectées, la justification sur laquelle repose cette déclaration, et un registre des signalements ou plaintes avec leur traitement. Cela semble clair, et ça l'est en substance — le détail qui distingue ce dossier d'un dossier de sécurité des produits ou d'emballage ne réside pas dans la liste elle-même, mais dans ce qu'il y a derrière.
En sécurité des produits ou pour les emballages, vous prouvez quelque chose avec un rapport d'essai ou une spécification de matériaux établis à un moment donné et restant valides ensuite, jusqu'à ce que le produit change. Pour l'accessibilité, cela fonctionne différemment : la déclaration que vous publiez est une photographie d'une situation qui continue d'évoluer. Une mise à jour de votre site web, une nouvelle fonction dans votre application, ou une modification apportée par quelqu'un d'autre pour vous, peut rapidement rendre la justification obsolète. Le dossier n'est donc pas quelque chose que vous constituez une seule fois et rangez, mais quelque chose que vous devez tenir à jour tant que le produit ou le service existe.
Ce qu'il contient généralement
Le cœur du dossier se compose généralement des pièces suivantes : un inventaire des produits, sites web ou services que vous proposez et qui peuvent être soumis aux exigences d'accessibilité, la déclaration d'accessibilité elle-même indiquant quels éléments sont conformes et lesquels ne le sont pas encore, le rapport ou l'évaluation sur laquelle repose cette déclaration, souvent effectuée par un testeur interne ou un bureau spécialisé, et un aperçu des signalements d'utilisateurs ayant signalé un problème, avec les mesures prises à cet égard.
Les pièces exactement obligatoires pour votre entreprise et la forme qu'elles doivent prendre dépendent de ce que vous proposez et à qui. Vous ne faites pas cette évaluation sur la base de cet article ; pour cela, le texte officiel de la réglementation et, en cas de doute, un juriste ou l'autorité de contrôle compétente sont les interlocuteurs appropriés. réponses aux questions qui reviennent souvent donne une première orientation, mais ne remplace pas ce conseil.
Pourquoi ce dossier continue de changer
Alors qu'un dossier d'emballage reste largement statique une fois que l'emballage ne change plus, un dossier d'accessibilité est lié à quelque chose qui, chez la plupart des entreprises, change continuellement : le site web, la boutique en ligne, l'application. Chaque modification peut affecter la justification établie précédemment. C'est la raison pour laquelle ce dossier porte en pratique moins sur la constitution unique de pièces, et davantage sur la répétition d'une même évaluation à intervalles réguliers, et le suivi du moment où cela s'est fait pour la dernière fois.
Ce dernier point — savoir quand quelque chose a été évalué pour la dernière fois et quand cela doit être refait — est précisément celui où beaucoup d'entreprises perdent le fil. Non pas parce que la première évaluation manque, mais parce que personne ne sait plus si la suivante est d'ores et déjà prévue.
D'où proviennent ces pièces
Vous établissez généralement vous-même l'inventaire et le registre des signalements, à partir de données que vous possédez déjà : quels produits et canaux vous proposez, et qui a signalé quoi. L'évaluation elle-même provient souvent d'un tiers. Dans les deux cas, ceci s'applique : les pièces ne deviennent utiles comme dossier que lorsqu'elles se trouvent au même endroit à côté des données d'entreprise auxquelles elles se rapportent — le même numéro KvK, la même liste de produits, les mêmes coordonnées que vous remplissez également pour d'autres obligations.
C'est précisément là que naît le chevauchement avec d'autres thèmes de conformité. Les données de base de votre entreprise et vos produits réapparaissent également dans un dossier de sécurité des produits ou d'emballage, et sont souvent saisies séparément sur des plateformes qui ne se connaissent pas. ce qui advient et ce qui n'advient pas de vos données explique comment cela s'articule sans que les plateformes n'adoptent entre elles quoi que ce soit que vous n'ayez autorisé.
Un dossier, plusieurs plateformes
Reglia n'établit pas elle-même de déclaration d'accessibilité et n'évalue pas si un site web est conforme — c'est la plateforme prévue à cet effet qui le fait. Ce que reglia fait en revanche, c'est faire saisir une seule fois les données d'entreprise et de produit qui figurent dans ce dossier, afin que vous n'ayez pas à les fournir à nouveau pour chaque plateforme. les plateformes disponibles et ce qu'elles font donne un aperçu de ce qui est exactement en jeu en matière d'accessibilité et d'autres sujets.
Voulez-vous voir quelles plateformes sont actuellement connectées et quelle partie de vos données vous n'entrez plus qu'une seule fois avec elles ? Consultez alors quelles sont les plateformes disponibles et quel dossier les accompagne.