Welche Dokumente benötigen Sie für ein Barrierefreiheitsdossier?
Für die meisten Unternehmen besteht ein Barrierefreiheitsdossier aus vier Teilen: ein Überblick, welche Produkte, Websites oder Apps unter die Anforderungen fallen, eine Erklärung, in welchem Umfang diese erfüllt werden, die Begründung, auf der diese Erklärung basiert, und ein Register von Meldungen oder Beschwerden mit deren Bearbeitung. Das klingt übersichtlich, und das ist es auch in der Grundlage — das Detail, das dieses Dossier von beispielsweise einem Produktsicherheits- oder Verpackungsdossier unterscheidet, liegt nicht in der Liste selbst, sondern in dem, was dahinter steckt.
Bei Produktsicherheit oder Verpackungen beweisen Sie etwas mit einem Testbericht oder einer Materialspezifikation, die zu einem bestimmten Zeitpunkt festgelegt wurde und danach gültig bleibt, bis sich das Produkt ändert. Bei Barrierefreiheit funktioniert das anders: Die Erklärung, die Sie veröffentlichen, ist eine Momentaufnahme einer Situation, die sich ständig weiterentwickelt. Eine Aktualisierung Ihrer Website, eine neue Funktion in Ihrer App oder eine Anpassung, die jemand anderes für Sie vornimmt, kann die Begründung schnell überholt machen. Das Dossier ist daher nicht etwas, das Sie einmal zusammenstellen und beiseitelegen, sondern etwas, das Sie aktuell halten, solange das Produkt oder die Dienstleistung besteht.
Was normalerweise darin enthalten ist
Der Kern des Dossiers besteht üblicherweise aus den folgenden Dokumenten: eine Aufstellung der Produkte, Websites oder Dienstleistungen, die Sie anbieten und die unter die Barrierefreiheitsanforderungen fallen können, die Barrierefreiheitserklärung selbst, in der angegeben ist, welche Teile erfüllt und welche noch nicht erfüllt sind, der Bericht oder die Prüfung, auf der diese Erklärung basiert, oft durchgeführt von einem internen Tester oder einem spezialisierten Büro, und ein Überblick über Meldungen von Benutzern, die ein Problem erfahren haben, mit einer Angabe, was dagegen unternommen wurde.
Welche Dokumente für Ihr Unternehmen genau erforderlich sind und in welcher Form, hängt davon ab, was Sie anbieten und für wen. Diese Bewertung führen Sie nicht auf der Grundlage dieses Artikels durch; dafür ist der offizielle Text der Regelung und, wo Zweifel bestehen, ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde der richtige Ansprechpartner. Antwort auf häufig zurückkommende Fragen gibt eine erste Orientierung, ersetzt diesen Rat aber nicht.
Warum dieses Dossier sich ständig ändert
Während ein Verpackungsdossier größtenteils stillsteht, sobald sich die Verpackung nicht ändert, ist ein Barrierefreiheitsdossier an etwas gekoppelt, das sich bei den meisten Unternehmen ständig ändert: die Website, der Webshop, die App. Jede Anpassung daran kann die zuvor festgestellte Begründung beeinflussen. Das ist der Grund, warum dieses Dossier in der Praxis weniger vom einmaligen Sammeln von Dokumenten handelt und mehr vom wiederholten Durchführen desselben Tests in festen Intervallen und vom Nachhalten, wann dies zuletzt geschehen ist.
Das Letztere — zu wissen, wann etwas zuletzt geprüft wurde und wann es wieder geprüft werden muss — ist genau das, wo viele Unternehmen den Anschluss verlieren. Nicht weil die erste Prüfung fehlt, sondern weil niemand mehr weiß, ob die nächste bereits geplant ist.
Woher diese Dokumente kommen
Die Aufstellung und das Melderegister erstellen Sie meist selbst mit Daten, die Sie ohnehin haben: welche Produkte und Kanäle Sie betreiben und wer worüber gemeldet hat. Die Prüfung selbst kommt oft von einer externen Partei. In beiden Fällen gilt: Die Dokumente sind nur dann als Dossier nutzbar, wenn sie an einem Ort neben den Unternehmensdaten stehen, zu denen sie gehören — dieselbe Handelsregisternummer, dieselbe Produktliste, dieselben Kontaktdaten, die Sie auch für andere Verpflichtungen eingeben.
Das ist genau dort, wo die Überschneidung mit anderen Compliance-Themen entsteht. Die Basisdaten Ihres Unternehmens und Ihrer Produkte tauchen auch in einem Produktsicherheits- oder Verpackungsdossier auf und werden oft separat in Plattformen eingegeben, die nichts voneinander wissen. was mit Ihren Daten geschieht und was nicht erklärt, wie das zusammenhängt, ohne dass Plattformen untereinander etwas übernehmen, das Sie nicht autorisiert haben.
Eine Akte, mehrere Plattformen
reglia erstellt selbst keine Erklärung zur Barrierefreiheit und bewertet nicht, ob eine Website den Anforderungen entspricht — das macht die Plattform, die dafür eingerichtet ist. Was reglia aber tut, ist die Unternehmens- und Produktdaten, die in dieser Akte wiederkehren, nur einmal erfassen lassen, damit Sie sie nicht für jede Plattform erneut bereitstellen müssen. welche Plattformen es gibt und was sie leisten, zeigt eine Übersicht darüber, worum es genau bei Barrierefreiheit und den anderen Themen geht.
Möchten Sie sehen, welche Plattformen derzeit angeschlossen sind und welchen Teil Ihrer Daten Sie damit nur einmal erfassen? Schauen Sie sich dann an, welche Plattformen es gibt und welche Akte dazugehört.