Mitä asiakirjoja tarvitset saavutettavuuden dossieriin?
Useimmilla yrityksillä saavutettavuusdossierin muodostavat neljä osaa: yhteenveto siitä, mitkä tuotteet, verkkosivustot tai sovellukset kuuluvat vaatimusten piiriin, selitys siitä, missä määrin niihin noudatetaan, kyseisen selityksen perustelut sekä rekisteri ilmoituksista tai valituksista ja niiden käsittelystä. Tämä kuulostaa selkeältä, ja pohjimmiltaan sitä sekin on — yksityiskohta, joka erottaa tämän dossieron esimerkiksi tuoteturvallisuus- tai pakkausdossieista, ei ole itse listassa vaan siinä, mikä sen takana on.
Tuoteturvallisuudessa tai pakkauksissa todistet jonkin testiraportin tai materiaalikohtaisesti määritetyn materiaaliselosteen avulla, joka on dokumentoitu tietyllä hetkellä ja pysyy voimassa tämän jälkeen, kunnes tuote muuttuu. Saavutettavuudessa tämä toimii toisin: julkaisemasi selitys on yhden hetken tilannekuva tilanteesta, joka jatkaa muuttumista. Verkkosivustosi päivitys, uusi ominaisuus sovelluksessasi tai muutos, jonka joku toinen tekee sinulle, voi tehdä perustelusta jo vanhentuneeksi. Dossiero ei siis ole mitään, jonka kootaan kerran ja laitetaan sivuun, vaan mitään, jonka pidät ajantasaisena niin kauan kuin tuote tai palvelu on olemassa.
Mitä siinä yleensä on
Dossieron ydin koostuu tavallisesti seuraavista asiakirjoista: sellaisten tuotteiden, verkkosivustojen tai palvelujen luetteloiminen, joita tarjoat ja jotka voivat kuulua saavutettavuusvaatimuksiin, saavutettavuusselitys itsessään, jossa sanotaan, mitkä osat vastaavat vaatimuksia ja mitkä eivät vielä, raportti tai tarkastus, johon selitys perustuu ja jonka yleensä toteuttavat sisäinen tarkastaja tai erikoistunut toimisto, sekä yhteenveto käyttäjien ilmoituksista, jotka ovat havainneet ongelman, sekä mitä niille on tehty.
Mitkä asiakirjat yrityksellesi tarkasti ovat pakollisia ja missä muodossa, riippuu siitä, mitä tarjoat ja kenelle. Et tee arviointia tämän artikkelin perusteella; siihen oikea aanspreekpunt ovat säädösten virallinen teksti ja mahdollisten epäselvyyksien tapauksessa lakimies tai toimivaltainen valvontaviranomainen. vastaus usemmin palautuviin kysymyksiin antaa ensimmäisen suuntaviiivan, mutta ei korvaa kyseisen neuvonnan.
Miksi tämä dossiero jatkaa muuttumista
Siinä missä pakkausdossiero pysyy suurelta osin paikallaan, kun pakkaus ei muutu, saavutettavuusdossiero on sidoksissa johonkin, joka useimmilla yrityksillä muuttuu jatkuvasti: verkkosivusto, verkkokauppa, sovellus. Jokainen muutos voi vaikuttaa aiemmin määritettyihin perusteluihin. Tämä on syy siihen, miksi tämä dossiero käytännössä käsittelee vähemmän asiakirjojen kertaluonteista keräämistä ja enemmän samojen tarkastusten toistamista säännöllisin väliajoin sekä seurantaa siitä, milloin se viimeksi on tapahtunut.
Viimeksi mainittu — tietää, milloin jotain viimeksi tarkastettiin ja milloin se on jälleen tehtävä — on juuri sillä tavalla, jolla monet yritykset menettävät yhteyden. Ei siksi, että ensimmäinen tarkastus puuttuisi, vaan siksi, että kukaan ei enää tiedä, onko seuraava jo suunniteltu.
Mistä nämä asiakirjat tulevat
Luettelon ja ilmoitusten rekisterin laadin tavallisesti itse tiedoilla, jotka sinulla on jo valmiina: mitkä tuotteet ja kanavat pidät ja kuka on ilmoittanut mistä. Tarkastus itsessään tulee usein ulkopuoliselta osapuolelta. Molemmissa tapauksissa pätee: asiakirjat ovat kelvollisia dossierna vain, kun ne ovat yhdessä paikassa niiden yritystietojen rinnalla, joihin ne kuuluvat — sama KvK-numero, sama tuoteluettelo, samat yhteystiedot, jotka täytät myös muille velvoitteille.
Juuri tässä syntyy välittömästi päällekkäisyys muiden compliance-aiheiden kanssa. Yrityksesi ja tuotteidesi perustiedot tulevat takaisin myös tuoteturvallisuus- tai pakkausdossieriin, ja niitä syötetään usein toisistaan erillisenä eri alustoille, jotka eivät tiedä toisistaan mitään. mitä yrityksesi tiedoille tapahtuu selittää, kuinka se yhdistyy ilman, että alustat ottavat toisistaan jotakin, mitä et ole hyväksynyt.
Yksi dossier, useita alustoja
Reglia ei laadi saavutettavuusselosteita eikä arvioi, vastaako verkkosivusto vaatimuksia — sen tekee alusta, joka on siihen tarkoitettu. Mitä reglia tekee, on se, että se antaa yritys- ja tuotetiedot, jotka palautuvat kyseiseen dossieriiin, syötetään vain kerran, joten sinun ei tarvitse toimittaa niitä uudelleen jokaiselle alustalle. saatavilla oleviin platformiin ja siihen, mitä ne tekevät antaa yleiskatsauksen siitä, mistä saavutettavuudessa ja muissa aiheissa on tarkalleen kyse.
Haluatko nähdä, mitkä alustat ovat tällä hetkellä kytketty ja minkä osan tiedoistasi syötät niiden kanssa vain kerran? Katso sitten, mitkä alustat ovat olemassa ja mikä dossier niihin liittyy.