¿Qué documentos necesita para un expediente de accesibilidad?
Para la mayoría de las empresas, un expediente de accesibilidad consta de cuatro partes: un resumen de qué productos, sitios web o aplicaciones están sujetos a los requisitos, una declaración que indica en qué medida se cumplen, la justificación en la que se basa esa declaración, y un registro de notificaciones o quejas con su tramitación. Esto suena ordenado, y en realidad lo es en la base — el detalle que distingue este expediente de, por ejemplo, un expediente de seguridad de productos o envases no está en la lista en sí, sino en lo que hay detrás.
En seguridad de productos o envases, usted demuestra algo con un informe de pruebas o una especificación de materiales que se establecen en un momento dado y luego siguen siendo válidos, hasta que cambia el producto. Con la accesibilidad funciona de otra manera: la declaración que usted publica es una instantánea de una situación que sigue evolucionando. Una actualización de su sitio web, una nueva función en su aplicación, o un cambio que otra persona realiza para usted, puede dejar obsoleta la justificación. Por lo tanto, el expediente no es algo que usted elabore una sola vez y guarde, sino algo que mantiene actualizado mientras exista el producto o el servicio.
Lo que normalmente contiene
El núcleo del expediente suele consistir en los siguientes documentos: un inventario de los productos, sitios web o servicios que ofrece y que pueden estar sujetos a los requisitos de accesibilidad, la propia declaración de accesibilidad que indica qué partes cumplen y cuáles aún no, el informe o la evaluación en la que se basa esa declaración, a menudo realizada por un evaluador interno o una empresa especializada, y un resumen de notificaciones de usuarios que han experimentado un problema, con lo que se ha hecho al respecto.
Qué documentos son exactamente obligatorios para su empresa y en qué forma depende de qué ofrece y a quién. Usted no hace esa evaluación sobre la base de este artículo; para eso están el texto oficial de la regulación, y donde exista duda, un abogado o la autoridad de control competente son los interlocutores correctos. respuesta a preguntas que surgen con frecuencia proporciona una orientación inicial, pero no sustituye ese asesoramiento.
Por qué este expediente sigue cambiando
Mientras que un expediente de envases se queda en gran medida estático una vez que el envase no cambia, un expediente de accesibilidad está vinculado a algo que en la mayoría de las empresas cambia constantemente: el sitio web, la tienda en línea, la aplicación. Cualquier cambio en ellos puede afectar la justificación establecida anteriormente. Esta es la razón por la que en la práctica este expediente se centra menos en recopilar documentos una sola vez, y más en repetir la misma evaluación en momentos fijos, y en registrar cuándo se realizó por última vez.
Esto último — saber cuándo algo se evaluó por última vez y cuándo debe hacerlo nuevamente — es precisamente donde muchas empresas pierden el hilo. No porque falte la primera evaluación, sino porque nadie sabe ya si la siguiente ya está programada.
De dónde vienen estos documentos
El inventario y el registro de notificaciones normalmente los elabora usted mismo, con datos que ya tiene: qué productos y canales gestiona, y quién ha notificado qué. La evaluación en sí a menudo proviene de un tercero. En ambos casos se aplica lo siguiente: los documentos solo son útiles como expediente cuando están en un solo lugar junto a los datos empresariales a los que pertenecen — el mismo número de KvK, la misma lista de productos, los mismos datos de contacto que también introduce para otros requisitos.
Aquí es precisamente donde surge la superposición con otros temas de cumplimiento. Los datos básicos de su empresa y sus productos también aparecen en un expediente de seguridad de productos o envases, y a menudo se introducen de forma aislada en plataformas que no saben la una de la otra. qué sucede y qué no sucede con sus datos explica cómo se unen sin que las plataformas adopten entre sí nada que usted no haya autorizado.
Un dossier, múltiples plataformas
Reglia no elabora por sí misma ninguna declaración de accesibilidad ni evalúa si un sitio web cumple — eso lo hace la plataforma diseñada para ello. Lo que reglia sí hace es permitir que los datos empresariales y de productos que figuran en ese dossier se introduzcan una sola vez, para que no tenga que proporcionarlos nuevamente para cada plataforma. qué plataformas hay y qué hacen ofrece un resumen de en qué consiste exactamente la accesibilidad y los otros temas.
¿Desea ver qué plataformas están conectadas en este momento y qué parte de sus datos introduce una sola vez con ellas? Consulte entonces qué plataformas hay y qué dossier les corresponde.