Jakie dokumenty są potrzebne do utworzenia dossier dotyczącego dostępności?
W przypadku większości przedsiębiorstw dossier dotyczące dostępności składa się z czterech elementów: przeglądu tego, które produkty, witryny internetowe lub aplikacje podlegają wymogom, oświadczenia określającego stopień ich zgodności, dokumentacji stanowiącej podstawę tego oświadczenia oraz rejestru zgłoszeń lub reklamacji wraz z ich rozpatrywaniem. Brzmi to przejrzyście, a w zasadzie takie to jest — szczegół, który odróżnia to dossier od np. dossier bezpieczeństwa produktu lub opakowań, nie leży w samej liście, ale w tym, co się za nią kryje.
W przypadku bezpieczeństwa produktu lub opakowań udowodniasz coś poprzez raport z testów lub specyfikację materiału ustalone w danym momencie, które pozostają następnie ważne do czasu zmiany produktu. W przypadku dostępności działa to inaczej: oświadczenie, które publikujesz, to migawka sytuacji, która się zmienia. Aktualizacja witryny internetowej, nowa funkcja w aplikacji lub zmiana wprowadzona przez kogoś innego w Twoim imieniu może sprawić, że dokumentacja będzie nieaktualna. Dossier to zatem nie coś, co tworzysz raz i odkładasz na bok, ale coś, co utrzymujesz na bieżąco przez cały czas istnienia produktu lub usługi.
Co zwykle się w nim znajduje
Podstawę dossier zwykle stanowią następujące dokumenty: spis produktów, witryn internetowych lub usług, które oferujesz i które mogą podlegać wymogom dostępności, samo oświadczenie dotyczące dostępności określające, które elementy są zgodne, a które jeszcze nie są, raport lub przegląd stanowiące podstawę tego oświadczenia, często przeprowadzany przez wewnętrznego testera lub wyspecjalizowaną firmę, oraz przegląd zgłoszeń od użytkowników, którzy napotkali problem, z informacją na temat podjętych działań.
Które dokładnie stuki są obowiązkowe dla Twojej firmy i w jakiej formie, zależy od tego, co oferujesz i dla kogo. Tej oceny nie dokonujesz na podstawie tego artykułu; do tego celu właściwy tekst przepisów, a w przypadku wątpliwości, właściwą osobą do kontaktu jest prawnik lub właściwy organ nadzoru. odpowiedź na pytania, które pojawiają się częściej daje pierwsze wskazówki, ale nie zastępuje tej porady.
Dlaczego to dossier się zmienia
Gdy dossier opakowań pozostaje w znacznej mierze niezmienne, jeśli opakowanie się nie zmienia, dossier dotyczące dostępności jest powiązane z czymś, co w większości przedsiębiorstw zmienia się stale: witryna internetowa, sklep internetowy, aplikacja. Każda zmiana może wpłynąć na wcześniej ustaloną dokumentację. To jest powód, dla którego to dossier w praktyce mniej dotyczy jednorazowego zbierania dokumentów, a bardziej powtarzania tego samego przeglądu w określonych momentach i śledzenia, kiedy to ostatnio miało miejsce.
To ostatnie — wiedza o tym, kiedy coś było ostatnio przeglądate i kiedy należy to powtórzyć — to dokładnie to, gdzie wiele firm traci wątek. Nie dlatego, że brakuje pierwszego przeglądu, ale dlatego, że nikt nie wie, czy następny jest już zaplanowany.
Skąd pochodzą te dokumenty
Spis i rejestr zgłoszeń zwykle sporządzasz sam, posługując się danymi, które już posiadasz: które produkty i kanały prowadzisz oraz kto o czym zgłaszał. Sam przegląd często pochodzi od strony zewnętrznej. W obu przypadkach obowiązuje: dokumenty są przydatne jako dossier dopiero wtedy, gdy znajdują się w jednym miejscu obok danych firmy, do których należą — ten sam numer KvK, ta sama lista produktów, te same dane kontaktowe, które wypełniasz również dla innych obowiązków.
To jest dokładnie moment, w którym pojawia się zbieżność z innymi tematami zgodności. Podstawowe dane Twojej firmy i produktów pojawiają się również w dossier bezpieczeństwa produktu lub opakowań i są często wprowadzane niezależnie na platformach, które nic o sobie nie wiedzą. co z Twoimi danymi się dzieje, a co się nie dzieje wyjaśnia, jak to się łączy bez konieczności wymiany informacji między platformami bez Twojej zgody.
Jeden dossier, wiele platform
Reglia nie przygotowuje samodzielnie deklaracji dostępności i nie ocenia, czy witryna spełnia wymogi — zajmuje się tym platforma do tego przeznaczona. Reglia robi natomiast jedno: dane biznesowe i produktowe zawarte w tym dossierze wpisujesz tylko raz, dzięki czemu nie musisz ich ponownie dostarczać dla każdej platformy. które platformy są dostępne i co robią zawiera przegląd tego, na czym dokładnie polega dostępność i pozostałe zagadnienia.
Chcesz zobaczyć, które platformy są aktualnie podłączone i którą część swoich danych wpisujesz dzięki nim tylko raz? Sprawdź, które platformy są dostępne i jaki dossier ich towarzyszy.