Vad kostar det att manuellt överföra data mellan compliance-plattformar?
Dessa kostnader står inte på någon faktura som du får någonstans. Ingen plattform debiterar dig separat för att du skriver in ditt KvK-nummer på nytt eller laddar upp en produktlista igen. Kostnaderna ligger i den tid som någon på ditt företag lägger på det, och i konsekvenserna när omskrivningen går fel en gång: en adress som uppdaterades i ett system men inte i det andra, ett produktnamn som är stavat lite olika, en kontaktperson som slutade men fortfarande står som kontaktpunkt i tre av fyra portaler.
Vad det slutligen kostar beror på tre saker: hur många plattformar du använder, hur ofta dina data ändras, och hur många personer på ditt företag som behöver åtkomst. Ett företag med en produktlinje och en ansvarig person har lite besvär av detta. Ett företag som säljer i flera EU-länder, för in egna märkesprodukter och arbetar med ett par kolleger, matar redan snart in samma data på fyra ställen och underhåller dem på fyra ställen.
Var beloppet kommer ifrån
Det handlar om två typer av kostnader, och det är bra att hålla dem isär. Den första är direkt tid: någon som lägger en halvtimme på ett formulär som han fyllde i någon annanstans förra månaden. Det är mätbart, även om ingen kommer att hålla reda på det separat. Den andra kostnaden är mindre synlig men ofta större: den tid det tar att upptäcka en skillnad mellan två system och rätta till den, och risken att en föråldrad uppgift förblir obemärkt en stund. Det senare hör inte till ett böter eller sanktioner — om det säger reglia inget, och det är upp till tillsynsmyndigheten eller till dig själv att bedöma — men det är tid och uppmärksamhet som inte går åt något annat håll.
Vad detta belopp inte är, är en fast taxa. Det varierar från företag till företag och från situation till situation, och ingen kan ge dig ett tal i förväg utan att känna till din administration. Vad som är säkert: ju fler ställen samma data står skilt från varandra, desto större är risken att de någon gång inte längre säger samma sak.
Vad som bestämmer beloppet
Tre faktorer spelar den största rollen. För det första antalet plattformar du är ansluten till: varje plattform som du måste uppdatera separat räknas med. För det andra förändringstakten för dina data — ett företag som regelbundet lägger till nya produkter eller byter leverantör har mer att uppdatera än ett företag med ett stabilt sortiment. För det tredje antalet personer som har åtkomst: ju fler kolleger som matar in eller ändrar data, desto större är risken att inte alla använder samma version.
Ett företags- och produktdossier som står på ett ställe och läses av flera plattformar ändrar inte vad som innehållsmässigt krävs av dig — dessa skyldigheter kommer fortfarande från själva regelverket, inte från reglia. Det ändrar väl var omskrivningen slutar: du fyller i något en gång, och det står överallt där det ska stå. vad reglia gör och inte gör med dina uppgifter förklarar hur det fungerar, och vad som händer om du inte längre använder reglia: varje plattform fortsätter då att fungera separat, precis som tidigare.
Vad reglia inte kostar
Användningen av ett dossier på ett ställe är på den kostnadsfria sidan hos reglia: att skapa ett affärskonto kostar inget, och översikten över vilka plattformar som finns och vad de gör är tillgänglig för alla, även utan konto. Vad du däremot betalar för är abonnemanget för varje plattform som du faktiskt använder — det priset bestämmer plattformen själv, och står på priserna per plattform. Reglia tar inte betalt för datadelning mellan dessa plattformar, och inte heller för att se eller ändra ditt dossier.
Om du är osäker på om en viss skyldighet gäller för ditt företag, eller hur allvarlig en missad uppdatering väger i din situation, är det en fråga för en jurist eller för tillsynsmyndigheten som ansvarar för det — reglia gör ingen egen bedömning av detta. Vad reglia däremot gör är att se till att själva omkopieringen inte är orsaken till att något inte stämmer någonstans.
Nyfiken på hur det här ser ut i praktiken för ditt företag? Titta på vilka plattformar som finns och vad de gör och bilda dig själv en uppfattning om var ett delat dossier kan spara dig tid.